Trupeo deve accedere alla casella condivisa per mostrare le conversazioni, tenerne aggiornato lo stato e inviare le risposte del tuo team. Il modo in cui funziona questo accesso dipende dal servizio email della casella.
Google e Microsoft custodiscono la password della casella
Gmail, Google Workspace, Outlook e Microsoft 365 usano l’autorizzazione propria del servizio email, chiamata anche OAuth. Trupeo manda chi possiede l’account alla pagina di accesso di Google o di Microsoft. È lì che inserisce la password, non in Trupeo, e approva l’accesso mostrato dal servizio email.
Questo accesso permette a Trupeo di:
- leggere e organizzare le email, perché la casella condivisa resti aggiornata in Trupeo;
- inviare email dall’indirizzo collegato;
- identificare l’account Microsoft che è stato autorizzato e mantenere attivo il collegamento senza un nuovo accesso ogni giorno;
- leggere e scrivere i contatti dell’account, perché dal collegamento in poi i contatti che il tuo team ha aggiunto o conservato, e i loro gruppi, siano gli stessi in Trupeo e in Google Contatti o Outlook, in entrambe le direzioni.
Per una casella collegata prima che Trupeo chiedesse i contatti al collegamento, il suo proprietario è invitato ad autorizzare l’accesso ai contatti in cima alla rubrica. Viene chiesto anche al prossimo ricollegamento della casella, dal suo proprietario o da un membro, a meno che il proprietario non abbia smesso di tenere aggiornati i contatti o abbia scelto «Non ora» su quell’invito. Il proprietario della casella può smettere di tenere aggiornati i contatti in qualsiasi momento. Da quel momento Trupeo non legge né scrive più i contatti, i contatti restano da entrambe le parti e ricollegare la casella non riattiva l’aggiornamento. Vedi La rubrica condivisa.
Su Microsoft, i contatti arrivano con l’autorizzazione Contacts.ReadWrite,
insieme alle impostazioni della casella (MailboxSettings.ReadWrite), dove
Outlook tiene l’elenco delle sue categorie e dei loro colori, perché un gruppo
di contatti è una categoria di Outlook. Vedi
Le categorie di Outlook come etichette. Al
primo collegamento di un indirizzo condiviso con te o delegato a te da un altro
account Microsoft 365 compaiono anche queste autorizzazioni, ma Trupeo non ne
tiene aggiornati i contatti.
Su Google, Trupeo chiede due autorizzazioni al collegamento. La prima legge, organizza e invia le email. Non comprende l’eliminazione definitiva delle email: «Elimina» in Trupeo sposta un’email nel cestino di Gmail, e Gmail lo svuota secondo i suoi tempi. La seconda legge e modifica i contatti dell’account. Puoi lasciarla senza spunta: la casella si collega comunque, i contatti non vengono tenuti aggiornati, e un ricollegamento non la chiede di nuovo. Il proprietario può attivarla più tardi nella sezione «Contatti» delle impostazioni della casella.
Il token di collegamento che ne risulta è conservato in forma crittografata. Si può revocare dall’account del servizio email o rimuovere eliminando la casella da Trupeo.
Per vedere a che punto è questo collegamento, apri la pagina «Generale» delle impostazioni della casella: la sezione «In breve» dice se è collegata e quando è arrivata l’ultima email, oppure da quando è interrotta, con «Ricollega». Vedi Ricollegare una casella in pausa.
Per le schermate e i controlli esatti di Google, vedi Collegare una casella Gmail.
IMAP richiede una credenziale di collegamento
I servizi email diversi da Google e Microsoft si collegano tramite IMAP per la ricezione e SMTP per l’invio. Il loro modulo chiede i dati del server, un nome utente e una password, perché questi protocolli non offrono la stessa pagina di accesso di Google o di Microsoft.
Usa una password per le app quando il tuo servizio email la offre. È dedicata a Trupeo e si può revocare senza cambiare la password normale della casella. Trupeo crittografa il nome utente e la password IMAP e SMTP prima di salvarli, e non mostra mai più una password salvata, nemmeno nel modulo di ricollegamento.
Se il collegamento ai server del tuo servizio email sia a sua volta crittografato dipende dal servizio email. Trupeo te lo dice: quando verifica il collegamento, ti avvisa se un server non crittografa il collegamento, e la pagina «Generale» delle impostazioni della casella mostra, sotto «Crittografia», lo stato della posta in arrivo (IMAP) e della posta in uscita (SMTP): «Crittografata», «Non crittografata» o «Non ancora verificata». Trupeo mantiene la casella collegata in ogni caso; il tuo servizio email può dirti se è disponibile una porta crittografata. Una casella Google o Microsoft passa sempre da HTTPS, quindi non c’è niente da verificare.
La configurazione completa è in Collegare una casella IMAP.
Cosa viene conservato per la casella condivisa
Trupeo conserva l’indirizzo della casella, le informazioni tecniche di collegamento e i dati dei messaggi necessari per fornire la casella condivisa. Dal 10 luglio 2026, Trupeo crittografa il testo completo e gli allegati dei tuoi messaggi prima di conservarli, con una chiave per ogni casella. L’oggetto di un messaggio, i suoi indirizzi e una breve anteprima, e ciò che il tuo team scrive in Trupeo, come risposte, inoltri e note per il team, sono conservati nel database, che Azure crittografa sui suoi dischi, senza quel livello in più. Gli allegati sono conservati in uno spazio di archiviazione protetto in Francia, come descritto nell’informativa sulla privacy.
Trupeo non copia tutto il tuo storico in anticipo. Per le email importate al collegamento della casella, il contenuto completo di un’email viene recuperato dal tuo servizio email solo la prima volta che qualcuno la apre; le nuove email vengono recuperate quando arrivano.
Ogni membro usa il proprio account Trupeo. L’accesso a una casella condivisa deriva dall’appartenenza alla casella e dal ruolo, quindi il team non ha bisogno di far circolare una password della casella per il lavoro di tutti i giorni.
Un proprietario può anche limitare un membro ad alcuni ambiti: quel membro vede allora solo le conversazioni inserite in quegli ambiti. Questa separazione esiste solo in Trupeo. Chi conosce la password della casella e la apre direttamente da Google, da Microsoft o dal tuo hosting vede tutto, quindi non dare quella password a chi hai limitato. Su una casella IMAP, Trupeo non riusa la password salvata per un membro limitato: se ricollega la casella ad altri server, deve inserirla di persona.
Rimuovere l’accesso o eliminare la casella
Un proprietario elimina la casella dalla pagina «Generale» delle sue impostazioni, sezione «Zona pericolosa», con «Elimina la casella…». La finestra «Eliminare la casella?» dice cosa cancella Trupeo e cosa resta, poi chiede l’indirizzo della casella per confermare. La casella e i suoi dati nel database vengono rimossi, l’abbonamento viene annullato, le notifiche del servizio email vengono annullate quando possibile, e i corpi dei messaggi e gli allegati conservati vengono messi in coda per l’eliminazione, insieme a ogni documento giustificativo inviato per una tariffa ridotta. L’informativa sulla privacy spiega il periodo di conservazione separato dei backup.
Se prima vuoi una copia, la stessa pagina offre al proprietario, nella sua sezione «Dati», «Esporta i dati di questa casella», con «Prepara l’esportazione»: conversazioni, email con mittente, destinatari, oggetto e data, note per il team, la rubrica, lo storico delle attività e, su una casella IMAP, le etichette che Trupeo conserva e le conversazioni a cui sono applicate. Il file viene preparato in background e resta disponibile per sette giorni. Seleziona «Includi il contenuto delle email e gli allegati che Trupeo conserva» per aggiungere il testo delle email e i file allegati che Trupeo tiene, oltre alle bozze: il file diventa allora molto più pesante. Il testo di un’email che nessuno ha aperto in Trupeo non è incluso in nessun caso, perché resta presso il tuo servizio email.
Una volta eliminati i file della casella, ciascuno dei suoi proprietari riceve un’email che attesta la cancellazione, con la sua data e quella entro cui i backup e le versioni precedenti dei file che ne contengono ancora una parte saranno scomparsi.
Eliminare la casella in Trupeo non elimina la casella originale presso Google, Microsoft o il servizio email IMAP.
Proteggi il tuo account
L’accesso alla casella condivisa passa dall’account Trupeo di ogni persona, quindi anche quell’account merita attenzione. Nelle impostazioni del tuo account, pagina «Sicurezza», puoi attivare la verifica in due passaggi e vedere i dispositivi su cui hai effettuato l’accesso. Vedi Il tuo account. Se accedi con Google o Microsoft, la verifica in due passaggi si imposta presso di loro.
Cosa non inviare al team di Trupeo
Non inviarci mai una password della casella, una password per le app o un token del servizio email. Non ci servono questi segreti per capire un problema di collegamento. Inviaci invece l’indirizzo della casella, il nome del servizio email e il messaggio di errore esatto.
La pagina sulla sicurezza spiega più nel dettaglio come Trupeo gestisce una casella. Per partire in sicurezza, segui Collegare la tua prima casella. Se qualcosa non ti sembra ancora a posto, scrivici. Una persona legge ogni messaggio.