Trupeo doit accéder à la boîte mail partagée pour afficher les conversations, refléter leur état et envoyer les réponses de votre équipe. Le fonctionnement de cet accès dépend du service mail.
Google et Microsoft gardent le mot de passe de la boîte mail
Gmail, Google Workspace, Outlook et Microsoft 365 utilisent une autorisation du service mail, aussi appelée OAuth. Trupeo envoie la personne qui contrôle le compte vers la page de connexion de Google ou Microsoft. Elle saisit le mot de passe sur cette page, pas dans Trupeo, puis accepte les accès affichés par le service mail.
Ces accès permettent à Trupeo :
- de lire et ranger les mails, pour que la boîte mail partagée reste à jour dans Trupeo ;
- d’envoyer le courrier depuis l’adresse connectée ;
- d’identifier le compte Microsoft autorisé et de maintenir la connexion sans demander une nouvelle authentification chaque jour ;
- de lire et écrire les contacts du compte, pour que dès la connexion, les contacts que votre équipe a ajoutés ou gardés, et leurs groupes, soient les mêmes dans Trupeo et dans Google Contacts ou Outlook, dans les deux sens.
Pour une boîte mail connectée avant que Trupeo demande les contacts à la connexion, son propriétaire est invité à l’autoriser en haut du carnet d’adresses. Elle est aussi demandée à la prochaine reconnexion de la boîte mail, par son propriétaire ou par un membre, sauf si son propriétaire a arrêté la mise à jour des contacts ou choisi « Plus tard » sur cette invitation. Le propriétaire de la boîte mail peut arrêter la mise à jour des contacts à tout moment. L’arrêt met fin à toute lecture et toute écriture des contacts, les contacts restent des deux côtés, et reconnecter la boîte mail ne la relance pas. Voir Le carnet d’adresses partagé.
Chez Microsoft, les contacts passent par l’autorisation Contacts.ReadWrite,
avec les paramètres de la boîte mail (MailboxSettings.ReadWrite), où Outlook
range sa liste de catégories et leurs couleurs, puisqu’un groupe de contacts y
est une catégorie Outlook. Voir
Les catégories Outlook comme libellés. Une
adresse partagée avec vous ou qui vous est déléguée depuis un autre compte
Microsoft 365 affiche ces autorisations à sa première connexion, mais Trupeo ne
tient pas ses contacts à jour.
Chez Google, Trupeo demande deux autorisations à la connexion. La première permet de lire, ranger et envoyer le courrier. Elle ne permet pas de supprimer définitivement un mail : « Supprimer » dans Trupeo place le mail dans la corbeille de Gmail, que Gmail vide selon ses propres règles. La seconde permet de lire et modifier les contacts du compte. Elle peut rester décochée : la boîte mail se connecte quand même, les contacts ne sont pas mis à jour, et une reconnexion ne la redemande pas. Le propriétaire peut l’activer plus tard dans la section « Contacts » des paramètres de la boîte mail.
Le jeton de connexion obtenu est stocké sous forme chiffrée. Il peut être révoqué depuis le compte du service mail ou retiré en supprimant la boîte mail dans Trupeo.
Pour savoir où en est cette connexion, ouvrez la page « Général » des paramètres de la boîte mail : la partie « En bref » dit si elle est connectée et quand le dernier mail est arrivé, ou depuis quand elle est coupée, avec « Reconnecter ». Voir Reconnecter une boîte mail en pause.
Pour voir les écrans et contrôles Google exacts, consultez Connecter une boîte mail Gmail.
Une connexion IMAP demande un secret
Les services mail autres que Google et Microsoft se connectent en IMAP pour la réception et en SMTP pour l’envoi. Leur formulaire demande les serveurs, un identifiant et un mot de passe, car ces protocoles ne proposent pas la même page de connexion Google ou Microsoft.
Utilisez un mot de passe d’application lorsque votre service mail en propose un. Il est réservé à Trupeo et peut être révoqué sans changer le mot de passe normal de la boîte mail. Trupeo chiffre les identifiants et mots de passe IMAP et SMTP avant de les enregistrer, et ne réaffiche jamais un mot de passe enregistré, pas même dans le formulaire de reconnexion.
Le chiffrement de la connexion entre Trupeo et les serveurs de votre service mail dépend du service mail. Trupeo vous le dit : quand il vérifie la connexion, il vous prévient si un serveur ne chiffre pas la connexion, et la page « Général » des paramètres de la boîte mail affiche, sous « Chiffrement », l’état de la réception (IMAP) et de l’envoi (SMTP) : « Chiffré », « Non chiffré » ou « Pas encore vérifié ». Trupeo garde la boîte mail connectée dans tous les cas ; votre hébergeur peut vous dire s’il existe un port chiffré. Une boîte mail Google ou Microsoft passe toujours par HTTPS : il n’y a rien à vérifier.
Le parcours complet se trouve dans Connecter une boîte mail IMAP.
Ce qui est stocké pour la boîte mail partagée
Trupeo stocke l’adresse de la boîte mail, les informations techniques de connexion et les données de mails nécessaires au fonctionnement de la boîte mail partagée. Depuis le 10 juillet 2026, Trupeo chiffre le texte complet de vos mails et leurs pièces jointes avant de les stocker, avec une clé propre à chaque boîte mail. L’objet d’un mail, ses adresses et un court aperçu, ainsi que ce que votre équipe écrit dans Trupeo, comme les réponses, les transferts et les notes pour l’équipe, sont gardés dans la base de données, qu’Azure chiffre sur ses disques, sans cette couche supplémentaire. Les pièces jointes sont conservées dans un stockage protégé en France, comme l’explique la politique de confidentialité.
Trupeo ne recopie pas tout votre historique d’un coup. Pour les mails importés à la connexion de la boîte mail, le contenu complet d’un mail n’est récupéré chez votre service mail que la première fois que quelqu’un l’ouvre ; les nouveaux mails sont récupérés à leur arrivée.
Chaque membre utilise son propre compte Trupeo. L’accès à une boîte mail partagée dépend de l’appartenance à cette boîte mail et du rôle attribué. L’équipe n’a donc pas besoin de faire circuler un même mot de passe au quotidien.
Un propriétaire peut aussi limiter un membre à certains périmètres : ce membre ne voit alors que les conversations qui y sont rangées. Ce cloisonnement n’existe que dans Trupeo. Quelqu’un qui connaît le mot de passe de la boîte mail et l’ouvre directement chez Google, Microsoft ou votre hébergeur voit tout. Ne donnez donc pas ce mot de passe à une personne que vous limitez. Sur une boîte mail IMAP, Trupeo ne réutilise pas pour elle le mot de passe enregistré : si elle reconnecte la boîte mail vers d’autres serveurs, elle doit le saisir elle-même.
Retirer l’accès ou supprimer la boîte mail
Le propriétaire d’une boîte mail la supprime depuis la page « Général » de ses paramètres, section « Zone de danger », avec « Supprimer la boîte mail… ». La fenêtre « Supprimer la boîte mail ? » dit ce que Trupeo efface et ce qui reste, puis demande de taper l’adresse de la boîte mail pour confirmer. La boîte mail et ses données en base sont supprimées, l’abonnement est résilié, les notifications du service mail sont annulées lorsque c’est possible, et les corps de mails et pièces jointes stockés sont placés dans la file de purge, avec le justificatif éventuellement envoyé pour un tarif réduit. La politique de confidentialité explique séparément la durée de conservation des sauvegardes.
Pour garder une copie avant, la même page propose au propriétaire, dans sa section « Données », « Exporter les données de cette boîte mail », avec « Préparer l’export » : les conversations, les mails avec leur expéditeur, leurs destinataires, leur objet et leur date, les notes pour l’équipe, le carnet d’adresses, l’historique d’activité et, sur une boîte mail IMAP, les libellés que tient Trupeo et les conversations qui les portent. Le fichier est préparé en arrière-plan et reste disponible sept jours. Cochez « Inclure le contenu des mails et les pièces jointes que Trupeo conserve » pour y ajouter le texte des mails et les fichiers joints que Trupeo garde, ainsi que les brouillons : le fichier est alors bien plus lourd. Le texte d’un mail que personne n’a ouvert dans Trupeo n’y figure dans aucun cas, puisque votre service mail le conserve.
Une fois les fichiers de la boîte mail purgés, chacun de ses propriétaires reçoit un mail qui atteste la suppression, avec sa date et celle à laquelle les sauvegardes et les versions précédentes des fichiers qui en contiennent encore une partie auront disparu.
Supprimer la boîte mail dans Trupeo ne supprime pas la boîte mail d’origine chez Google, Microsoft ou le service mail IMAP.
Protéger votre propre compte
L’accès à la boîte mail partagée passe par le compte Trupeo de chaque personne : ce compte mérite donc lui aussi un peu d’attention. Dans les paramètres de votre compte, page « Sécurité », vous pouvez activer la vérification en deux étapes et voir les appareils connectés. Voir Votre compte. Si vous vous connectez avec Google ou Microsoft, la vérification en deux étapes se règle chez eux.
Ce qu’il ne faut pas envoyer à l’équipe Trupeo
Ne nous envoyez jamais un mot de passe de boîte mail, un mot de passe d’application ou un jeton du service mail. Nous n’avons pas besoin de ces secrets pour étudier un problème de connexion. Envoyez plutôt l’adresse de la boîte mail, le nom du service mail et le message d’erreur exact.
La page Sécurité détaille la façon dont Trupeo traite une boîte mail. Pour démarrer sereinement, suivez Connecter votre première boîte mail. Si quelque chose semble encore anormal, contactez-nous. Une personne lit chaque mail.