Trupeo doit accéder à la boîte partagée pour afficher les conversations, refléter leur état et envoyer les réponses de votre équipe. Le fonctionnement de cet accès dépend du fournisseur de messagerie.
Google et Microsoft gardent le mot de passe de la boîte
Gmail, Google Workspace, Outlook et Microsoft 365 utilisent une autorisation du fournisseur, aussi appelée OAuth. Trupeo envoie la personne qui contrôle le compte vers la page de connexion de Google ou Microsoft. Elle saisit le mot de passe sur cette page, pas dans Trupeo, puis accepte les accès affichés par le fournisseur.
Ces accès permettent à Trupeo :
- de lire et organiser le courrier afin de synchroniser la boîte partagée ;
- d’envoyer le courrier depuis l’adresse connectée ;
- d’identifier le compte Microsoft autorisé et de maintenir la connexion sans demander une nouvelle authentification chaque jour.
Le jeton de connexion obtenu est stocké sous forme chiffrée. Il peut être révoqué depuis le compte du fournisseur ou retiré en supprimant la boîte dans Trupeo.
Pour voir les écrans et contrôles Google exacts, consultez Connecter une boîte Gmail.
Une connexion IMAP demande un secret
Les fournisseurs autres que Google et Microsoft se connectent en IMAP pour la réception et en SMTP pour l’envoi. Leur formulaire demande les serveurs, un identifiant et un mot de passe, car ces protocoles ne proposent pas la même page de connexion Google ou Microsoft.
Utilisez un mot de passe d’application lorsque votre fournisseur en propose un. Il est réservé à Trupeo et peut être révoqué sans changer le mot de passe normal de la boîte. Trupeo chiffre les identifiants et mots de passe IMAP et SMTP avant de les enregistrer.
Le parcours complet se trouve dans Connecter une boîte IMAP.
Ce qui est stocké pour la boîte partagée
Trupeo stocke l’adresse de la boîte, les informations techniques de connexion et les données de messages nécessaires au fonctionnement de la boîte partagée. Le corps des messages est chiffré avant son stockage. Les pièces jointes sont conservées dans un stockage protégé au sein de l’Union européenne, comme l’explique la politique de confidentialité.
Chaque membre utilise son propre compte Trupeo. L’accès à une boîte partagée dépend de l’appartenance à cette boîte et du rôle attribué. L’équipe n’a donc pas besoin de faire circuler un même mot de passe au quotidien.
Retirer l’accès ou supprimer la boîte
Le propriétaire d’une boîte peut la supprimer depuis les réglages Trupeo. La boîte et ses données en base sont supprimées, les notifications du fournisseur sont annulées lorsque c’est possible, et les corps de messages et pièces jointes stockés sont placés dans la file de purge. La politique de confidentialité explique séparément la durée de conservation des sauvegardes.
Supprimer la boîte dans Trupeo ne supprime pas la boîte d’origine chez Google, Microsoft ou le fournisseur IMAP.
Ce qu’il ne faut pas envoyer au support
Ne nous envoyez jamais un mot de passe de boîte, un mot de passe d’application ou un jeton du fournisseur. Nous n’avons pas besoin de ces secrets pour étudier un problème de connexion. Envoyez plutôt l’adresse de la boîte, le nom du fournisseur et le message d’erreur exact.
Pour démarrer sereinement, suivez Connecter votre première boîte mail. Si quelque chose semble encore anormal, contactez-nous. Une personne lit chaque message.