Un jour, Trupeo affiche en haut de la boîte mail une ligne comme « Trupeo n’a plus accès à contact@example.org. », suivie de « Les nouveaux mails n’arrivent plus. ». Ce n’est pas une panne et ce n’est pas grave : il faut simplement redonner l’accès.
Ce que veut dire en pause
Trupeo lit votre boîte mail avec une autorisation que vous lui avez donnée à la connexion. Quand cette autorisation ne fonctionne plus, l’arrivée des mails se met en pause au lieu de réessayer indéfiniment avec un accès mort.
Rien n’est supprimé. Vos conversations, vos notes pour l’équipe, qui s’occupe de quoi et tout ce qui a déjà été copié restent en place. Les mails arrivés pendant la pause attendent chez votre service mail.
Comment vous le savez
- En haut de la boîte mail, à droite de la colonne (sous la barre du haut sur téléphone), cette ligne, avec le bouton « Reconnecter ». Si c’est la connexion elle-même qui ne passe plus, elle dit plutôt par exemple « Trupeo n’arrive plus à se connecter à contact@example.org. ». La liste reste entière en dessous.
- Dans les paramètres de la boîte mail, page « Général » : la connexion est dite « Coupée », avec « Reconnecter ».
- Dans le menu des boîtes mail, quand vous en avez plusieurs : la boîte mail est marquée « À reconnecter ».
- Par une notification et par mail, pour chaque membre de la boîte mail, même s’il a réglé ses notifications autrement : ce cas prévient toujours. Le mail a un bouton Reconnecter ma boîte mail, et ne part qu’une fois par coupure. Voir Régler vos notifications.
Les causes habituelles
- Le mot de passe de la boîte mail a changé. C’est la cause la plus fréquente pour les boîtes mail connectées en IMAP, y compris quand c’est un mot de passe d’application qui a été régénéré ou révoqué.
- L’accès a été retiré. Quelqu’un a supprimé l’autorisation de Trupeo dans les réglages de sécurité du compte Google ou Microsoft, ou un administrateur l’a fait pour toute l’organisation.
- L’autorisation a expiré. Les services mail font expirer les autorisations restées inutilisées, ou après un changement de mot de passe du compte.
Ce qui continue et ce qui s’arrête
Continue : tout ce qui est déjà dans Trupeo. Vous lisez les mails, faites des recherches, confiez des mails, ajoutez des notes pour l’équipe, marquez traité.
S’arrête : l’arrivée des nouveaux mails. Ils restent chez votre service mail et n’entrent plus dans Trupeo.
L’envoi s’arrête aussi. Sur une boîte mail Google ou Microsoft, Trupeo refuse l’envoi et vous le dit : « Cette boîte mail n’est plus connectée : le mail n’a pas été envoyé. Reconnectez-la, puis renvoyez-le. », avec un bouton « Reconnecter la boîte mail ». Votre texte n’est pas perdu, mais rien n’est parti. Sur une boîte mail IMAP, l’envoi échoue dès que le serveur d’envoi refuse l’ancien mot de passe.
C’est pour cela qu’il vaut mieux reconnecter tout de suite : plus l’attente est longue, plus le rattrapage est gros.
Comment reconnecter
N’importe quel membre de la boîte mail peut le faire. Tous les boutons « Reconnecter » mènent à la même page, « Reconnecter la boîte mail ». Elle dit ce qui s’est passé, rappelle ce qui n’est pas perdu (« Ce qui n’est pas perdu »), puis ce qu’il faut faire. « Plus tard » vous ramène à vos mails.
Boîte mail Google. La page explique ce qui va se passer chez Google : choisir le compte de la boîte mail partagée, pas votre compte personnel, puis cocher la case qui autorise la lecture et l’envoi des mails. Cliquez sur « Continuer avec Google ». Trupeo vérifie le compte : si vous en choisissez un autre, il refuse et affiche « Impossible de reconnecter cette boîte mail. Vérifiez que vous avez choisi le même compte, puis réessayez. » Si la case n’a pas été cochée, la page le dit (« Il manque une autorisation ») et montre à quoi ressemble la case chez Google.
Boîte mail Microsoft. La page explique ce qui va se passer chez Microsoft : choisir le compte qui a connecté cette boîte mail, puis accepter l’accès que Trupeo demande. Cliquez sur « Continuer avec Microsoft ». Regardez avec quel compte la page Microsoft est connectée avant de valider : si un autre compte est déjà connecté dans ce navigateur, Microsoft enchaîne avec celui-là. Dans le doute, déconnectez-vous de Microsoft d’abord, ou utilisez une fenêtre de navigation privée. Si Microsoft indique qu’un administrateur doit approuver Trupeo, demandez-le à l’administrateur de votre organisation Microsoft 365.
Boîte mail IMAP. La page dit par exemple « Le serveur mail refuse le mot de passe. ». Dans « Le nouveau mot de passe », le mot de passe enregistré est conservé et n’est pas affiché : cochez « Le mot de passe IMAP a changé » et saisissez le nouveau (ou le nouveau mot de passe d’application). Si la boîte mail utilise un identifiant à part pour l’envoi, une case « Le mot de passe SMTP a changé » fait la même chose. Les « Réglages du serveur » sont repris tels quels : en général, rien à changer ; « Modifier » les ouvre si votre service mail les a changés (voir Connecter une boîte mail IMAP pour savoir où les trouver). Terminez par « Tester la connexion », puis « Connecter et continuer ».
Après la reconnexion
Trupeo récupère de nouveau les mails et rattrape ce qui est arrivé pendant la pause. Vous n’avez rien à réimporter à la main. Vous revenez là où vous étiez dans vos mails.
Si la reconnexion échoue plusieurs fois de suite avec le bon compte, vérifiez d’abord que la boîte mail est toujours accessible depuis le webmail de votre service mail.