Sur Microsoft 365, une adresse d’équipe comme info@votreentreprise.fr est en
général l’une de ces deux choses, et Trupeo ne les traite pas de la même façon.
Si vous vous êtes connecté à Microsoft avec votre propre compte professionnel
au moment de la relier à Trupeo, cette page est pour vous.
Dans quel cas êtes-vous
- Un alias de votre compte. L’adresse est une adresse supplémentaire de votre propre compte Microsoft 365. Les mails qui lui sont envoyés arrivent dans votre boîte de réception, mêlés à vos autres mails, et Outlook ne l’affiche pas comme une boîte mail à part.
- Une boîte mail partagée. L’adresse a sa propre boîte mail, qui apparaît comme une boîte mail séparée dans la liste des dossiers d’Outlook, sous la vôtre. Plusieurs personnes peuvent l’ouvrir. En général, elle n’a pas de mot de passe à elle.
Dans le doute, demandez à la personne qui gère votre abonnement Microsoft 365. Dans le centre d’administration Microsoft 365, une boîte mail partagée figure dans Équipes et groupes > Boîtes aux lettres partagées, et un alias apparaît sur la fiche du compte, dans Gérer le nom d’utilisateur et l’adresse mail.
Si l’adresse est un alias de votre compte
Connectez-la en étant connecté à Microsoft avec votre propre compte : Trupeo reconnaît l’alias et envoie depuis cette adresse.
Un réglage Microsoft décide de ce que voient vos correspondants. Par défaut,
Microsoft 365 remplace l’alias par l’adresse principale du compte, sur les
mails envoyés comme sur les mails reçus : une réponse envoyée depuis
Trupeo peut donc arriver depuis votre adresse principale au lieu de l’adresse de contact.
Votre administrateur peut changer ce comportement pour toute l’organisation :
c’est le réglage SendFromAliasEnabled d’Exchange Online, qui se modifie en
PowerShell avec Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true.
Comme un alias partage votre boîte mail, Trupeo affiche tout ce qui arrive dans cette boîte mail, pas seulement les mails envoyés à l’alias. Si votre équipe ne doit voir que les mails de l’adresse de contact, une boîte mail partagée convient mieux.
Si l’adresse est une boîte mail partagée
Connectez-la en étant connecté à Microsoft avec votre compte professionnel. Trupeo lit alors la boîte mail partagée elle-même et envoie depuis elle, et non depuis votre propre boîte mail.
Le compte Microsoft avec lequel vous vous êtes connecté a besoin de deux droits sur la boîte mail partagée. Sans Accès total, Trupeo ne peut pas l’ouvrir et refuse de la connecter, avec le message « Le compte Microsoft avec lequel vous vous êtes connecté ne peut pas ouvrir cette boîte mail partagée ». Sans Envoyer en tant que, la boîte mail se connecte, mais Trupeo affiche « Microsoft a refusé l’envoi depuis cette adresse » quand vous répondez.
- Connectez-vous au centre d’administration Microsoft 365 (admin.microsoft.com) avec un compte administrateur.
- Ouvrez Équipes et groupes > Boîtes aux lettres partagées, puis sélectionnez l’adresse partagée.
- Dans Autorisations de la boîte aux lettres, ajoutez le compte qui a connecté Trupeo à Lire et gérer (Accès total).
- Au même endroit, ajoutez-le à Envoyer en tant que.
- Laissez à Microsoft le temps d’appliquer le changement : quelques minutes en général, parfois jusqu’à une heure. Renvoyez ensuite votre réponse depuis Trupeo.
Si Trupeo avait refusé de connecter la boîte mail, relancez la connexion une fois les droits en place. Si seul l’envoi échouait, il n’y a rien à reconnecter.
Une boîte mail partagée déjà connectée peut aussi cesser de recevoir des mails, quand son compte perd (ou n’a jamais eu) l’Accès total. Trupeo l’écrit alors en haut de la boîte mail, par exemple « Trupeo ne peut pas ouvrir info@example.org. », avec la raison et le bouton « Reconnecter » : une fois l’accès en place, reconnectez la boîte mail avec le même compte Microsoft qu’avant. Les mails déjà reçus restent dans Trupeo.
Ce qui change pour une boîte mail partagée
- Les nouveaux mails arrivent en deux minutes environ. Microsoft ne prévient pas une application des changements dans une boîte mail qui n’est pas celle du compte connecté : Trupeo vérifie donc la boîte mail partagée toutes les deux minutes au lieu d’être averti tout de suite.
- Les catégories Outlook n’arrivent pas dans Trupeo. Microsoft range la liste des catégories dans des réglages que seul le compte de la boîte mail peut lire. Vos libellés restent dans Trupeo, visibles par toute l’équipe, comme pour une boîte mail IMAP.
- Un mail emporte au plus 3 Mo de pièces jointes. Un bug connu de Microsoft Graph, que Microsoft reconnaît publiquement, refuse qu’une application dépose de grosses pièces jointes dans une boîte mail partagée avec vous ou qui vous est déléguée. Trupeo ne peut donc pas envoyer plus de 3 Mo de pièces jointes par mail depuis la boîte mail partagée.
- Les contacts ne sont pas tenus à jour avec Outlook. Il faudrait à Trupeo un accès aux contacts d’autres comptes qu’il ne demande pas : une boîte mail partagée n’a donc pas de section « Contacts » dans ses paramètres, ni « Garder les contacts à jour avec Outlook ». Son carnet d’adresses partagé fonctionne toujours dans Trupeo, rempli à partir de ses mails : voir Le carnet d’adresses partagé.
Boîte mail partagée ou boîte mail classique ?
Une boîte mail Microsoft 365 classique a son propre compte, avec sa propre licence Microsoft 365, et vous la connectez en étant connecté à Microsoft avec ce compte. Trupeo y accède alors comme à la boîte mail du compte lui-même, et les limites d’une boîte mail partagée ne s’appliquent pas. Les mêmes limites valent pour une boîte mail qui vous est déléguée.
| Dans Trupeo | Boîte mail partagée | Boîte mail classique |
|---|---|---|
| Pièces jointes par mail | 3 Mo, à cause d’un bug connu de Microsoft | 25 Mo |
| Nouveaux mails | Vérifiés toutes les deux minutes | Arrivent dès que Microsoft prévient Trupeo |
| Catégories Outlook | Non disponibles : les libellés restent dans Trupeo | Utilisées comme libellés (Catégories Outlook) |
| Contacts tenus à jour avec Outlook | Non disponible | Disponible, dès la connexion |
| Droits à accorder | Accès total et Envoyer en tant que, par un administrateur | Aucun : le compte ouvre sa propre boîte mail |
Si votre équipe envoie de gros fichiers (devis, plans, scans), une boîte mail classique convient mieux. La personne qui gère votre abonnement Microsoft 365 peut donner à l’adresse sa propre boîte mail ; connectez-la ensuite dans Trupeo en étant connecté à Microsoft avec ce compte.
Si l’adresse a déjà son propre compte et a été connectée via l’accès d’un autre compte, elle garde ces mêmes limites tant qu’elle n’est pas connectée avec son propre compte. Le propriétaire de la boîte mail peut faire le changement dans Trupeo : ouvrez les réglages de la boîte mail, puis sur la ligne « Connexion à Outlook » choisissez « Changer de compte », et connectez-vous à Microsoft avec l’adresse elle-même, pas avec l’autre compte. Les mails déjà dans Trupeo restent tels quels.
Si l’envoi échoue encore
Vérifiez, dans cet ordre :
- que les droits ont été donnés au compte qui a connecté la boîte mail, qui n’est pas forcément celui que vous utilisez dans Trupeo : toute votre équipe peut utiliser Trupeo, mais un seul compte Microsoft est connecté ;
- qu’une heure s’est écoulée depuis le changement ;
- que l’adresse saisie dans Trupeo est exactement l’adresse partagée.
Si l’envoi échoue toujours, écrivez-nous depuis la page Contact en indiquant l’adresse concernée.
Voir aussi Connecter une boîte mail Outlook ou Microsoft 365.