En Microsoft 365, una dirección de equipo como info@yourcompany.com suele ser
una de estas dos cosas, y Trupeo no las trata igual. Si iniciaste sesión en
Microsoft con tu propia cuenta de trabajo al conectarla, esta página es para ti.
¿Cuál es tu caso?
- Un alias de tu cuenta. La dirección es una dirección más de tu propia cuenta de Microsoft 365. Los correos enviados a ella llegan a tu propio buzón, mezclados con tus otros correos, y en Outlook no tiene un buzón aparte.
- Un buzón compartido. La dirección tiene su propio buzón, que aparece como un buzón aparte en la lista de carpetas de Outlook, debajo del tuyo. Varias personas pueden abrirlo. Normalmente no tiene contraseña propia.
Si no lo tienes claro, pregunta a quien gestiona tu suscripción de Microsoft 365. En el centro de administración de Microsoft 365, un buzón compartido aparece en Equipos y grupos > Buzones compartidos, y un alias aparece en la página de la cuenta, en Administrar nombre de usuario y correo electrónico.
Si la dirección es un alias de tu cuenta
Conéctala iniciando sesión en Microsoft con tu propia cuenta: Trupeo reconoce el alias y envía desde él.
Un ajuste de Microsoft decide lo que ven tus destinatarios. De forma
predeterminada, Microsoft 365 cambia el alias por la dirección principal de la
cuenta, tanto en los correos que envías como en los que recibes, así que una
respuesta enviada desde Trupeo puede llegar desde tu dirección principal en lugar
de la dirección de contacto. Tu administrador puede desactivarlo para toda la
organización: es el ajuste SendFromAliasEnabled de Exchange Online, que se
cambia en PowerShell con Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true.
Como un alias comparte tu buzón, Trupeo muestra todo lo que llega a ese buzón, no solo los correos enviados al alias. Si quieres que el equipo vea solo los correos enviados a la dirección de contacto, te conviene más un buzón compartido.
Si la dirección es un buzón compartido
Conéctala iniciando sesión en Microsoft con tu propia cuenta de trabajo. Trupeo lee entonces el propio buzón compartido y envía desde él, no desde tu propio buzón.
La cuenta de Microsoft con la que iniciaste sesión necesita dos permisos sobre el buzón compartido. Sin Acceso total, Trupeo no puede abrirlo y se niega a conectarlo, con el mensaje «La cuenta de Microsoft con la que has iniciado sesión no puede abrir este buzón compartido». Sin Enviar como, el buzón se conecta, pero Trupeo muestra «Microsoft ha rechazado el envío desde esta dirección» cuando respondes.
- Inicia sesión en el centro de administración de Microsoft 365 (admin.microsoft.com) como administrador.
- Abre Equipos y grupos > Buzones compartidos y selecciona la dirección compartida.
- En Permisos de buzón, añade la cuenta que conectó Trupeo a Leer y administrar (acceso total).
- En el mismo sitio, añádela a Enviar como.
- Espera a que Microsoft aplique el cambio: normalmente unos minutos, a veces hasta una hora. Después vuelve a enviar tu respuesta desde Trupeo.
Si Trupeo se negó a conectar el buzón, vuelve a empezar la conexión una vez dados los permisos. Si solo falló el envío, no hay nada que reconectar.
Un buzón compartido ya conectado también puede dejar de recibir correos, cuando su cuenta pierde (o nunca tuvo) el Acceso total. Trupeo lo dice entonces en la parte superior del buzón, por ejemplo «Trupeo no puede abrir info@example.org.», con el motivo y el botón «Reconectar»: una vez dado el acceso, reconecta el buzón con la misma cuenta de Microsoft que antes. Los correos ya recibidos se quedan en Trupeo.
Qué cambia con un buzón compartido
- Los correos nuevos llegan en unos dos minutos. Microsoft no avisa a una aplicación de los cambios en un buzón que no es el de la cuenta con la sesión iniciada, así que Trupeo revisa el buzón compartido cada dos minutos en lugar de recibir el aviso al instante.
- Las categorías de Outlook no llegan a Trupeo. Microsoft guarda la lista de categorías de un buzón en unos ajustes que solo su propia cuenta puede leer. Tus etiquetas se quedan en Trupeo, donde todo el equipo las ve, igual que en un buzón IMAP.
- Un correo lleva como mucho 3 MB de archivos adjuntos. Un error conocido de Microsoft Graph, que Microsoft reconoce públicamente, impide que una aplicación suba archivos adjuntos grandes a un buzón compartido contigo o delegado en ti. Por eso Trupeo no puede enviar más de 3 MB de archivos adjuntos por correo desde el buzón compartido.
- Los contactos no se mantienen al día con Outlook. Trupeo necesitaría acceso a los contactos de otra cuenta, y no lo pide, así que un buzón compartido no tiene sección «Contactos» en sus ajustes, ni «Mantener los contactos al día con Outlook». Su agenda compartida sigue funcionando en Trupeo, rellenada a partir de sus correos: consulta La agenda compartida.
¿Buzón compartido o buzón normal?
Un buzón normal de Microsoft 365 tiene su propia cuenta, con su propia licencia de Microsoft 365, y lo conectas iniciando sesión en Microsoft con esa cuenta. Trupeo accede entonces a él como al buzón de la propia cuenta, y los límites de un buzón compartido no se aplican. Esos mismos límites se aplican también a un buzón delegado en ti.
| En Trupeo | Buzón compartido | Buzón normal |
|---|---|---|
| Archivos adjuntos por correo | 3 MB, por un error conocido de Microsoft | 25 MB |
| Correos nuevos | Se revisan cada dos minutos | Llegan en cuanto Microsoft avisa a Trupeo |
| Categorías de Outlook | No disponibles: las etiquetas se quedan en Trupeo | Se usan como etiquetas (Categorías de Outlook) |
| Contactos mantenidos al día con Outlook | No disponible | Disponible, desde la conexión |
| Permisos que dar | Acceso total y Enviar como, dados por un administrador | Ninguno: la cuenta abre su propio buzón |
Si tu equipo envía archivos grandes (presupuestos, planos, documentos escaneados), te conviene más un buzón normal. Quien gestiona tu suscripción de Microsoft 365 puede dar a la dirección su propio buzón; después conéctalo en Trupeo iniciando sesión en Microsoft con esa cuenta.
Si la dirección ya tiene su propia cuenta y se conectó a través del acceso de otra cuenta, mantiene los mismos límites hasta que se conecte con su propia cuenta. El propietario del buzón puede hacer el cambio en Trupeo: abre los ajustes del buzón, en la línea «Conexión con Outlook» elige «Cambiar de cuenta» e inicia sesión en Microsoft con la propia dirección, no con la otra cuenta. Los correos que ya están en Trupeo se quedan como están.
Si el envío sigue fallando
Comprueba, en este orden:
- que los permisos se dieron a la cuenta que conectó el buzón, que no siempre es la que usas en Trupeo: cualquiera de tu equipo puede usar Trupeo, pero solo hay una cuenta de Microsoft conectada;
- que ha pasado una hora desde el cambio;
- que la dirección que escribiste en Trupeo es exactamente la dirección compartida.
Si sigue fallando, escríbenos desde la página de contacto indicando la dirección afectada.
Consulta también Conectar un buzón de Outlook o Microsoft 365.