Trupeo ne fabrique pas une copie de votre boîte mail dans son coin : il travaille dedans. Vos gestes dans Trupeo sont répercutés chez votre service mail, et ce que vous faites depuis Gmail, Outlook ou l’application mail de votre téléphone remonte dans Trupeo.
Voici la liste exacte, dans les deux sens, puis ce qui change selon le service mail.
Ce que vos gestes dans Trupeo font dans votre boîte mail
| Dans Trupeo | Dans votre boîte mail |
|---|---|
| Vous ouvrez un mail | Rien |
| Quelqu’un s’en occupe | Ses mails passent en lu |
| Plus personne ne s’en occupe | Ses mails repassent en non lu |
| Vous choisissez « Marquer traité » | Ses mails passent en lu et quittent la boîte de réception : ils sont archivés |
| Vous choisissez « Annuler » juste après | Ses mails reviennent dans la boîte de réception, et ceux qui étaient non lus le redeviennent |
| Vous envoyez une réponse avec « Envoyer et marquer traité » | Le mail part ; rien n’est archivé |
| Vous répondez à une conversation traitée | Ses mails reviennent dans la boîte de réception |
| Vous choisissez « Supprimer » | Ses mails partent à la corbeille |
| Vous choisissez « Restaurer » | Ses mails retournent là d’où ils venaient |
| Vous le déplacez vers un dossier (IMAP, Outlook) | Ses mails reçus vont dans ce dossier |
| Vous lui posez un libellé | Gmail : le libellé va sur ses mails. Outlook : la catégorie (pas sur une boîte mail Microsoft 365 à laquelle vous accédez avec votre propre compte). IMAP : une étiquette |
| Vous envoyez, répondez ou transférez | Le mail part réellement depuis l’adresse partagée |
Quatre précisions qui évitent les mauvaises surprises.
Ouvrir un mail ne le marque pas lu dans votre boîte mail. C’est volontaire : une boîte mail partagée est lue par plusieurs personnes, et le fait que l’une d’elles ait ouvert un mail ne veut pas dire que l’équipe s’en est occupée. Marquer lu chez votre service mail effacerait aussi le non lu des membres qui consultent la boîte mail depuis leur propre logiciel de mail. Trupeo ne le fait donc qu’aux deux moments qui engagent l’équipe : quand quelqu’un s’occupe du mail, et quand il est marqué traité. Dans Trupeo, en revanche, le mail cesse d’apparaître en gras dès que vous l’ouvrez.
« Marquer traité » archive le mail, et ne supprime rien. Sur Gmail et sur Outlook, le mail sort de la boîte de réception, exactement comme si vous l’aviez archivé vous-même : c’est ce que dit le message qui suit, « Rangé dans Traités, archivé dans Gmail » (ou Outlook), et ce que rappelle « Aide sur ces actions », dans « Autres actions », le menu « ⋯ » au bout de la barre du mail. Sur IMAP, il part dans le dossier d’archives du serveur. Le mail reste accessible dans Trupeo, dans la vue « Traités », et chez votre service mail, dans les archives. « Annuler », tant que le message est à l’écran, le remet dans la boîte de réception, et repasse en non lu ceux de ses mails qui l’étaient. Un mail que vous avez rangé dans l’un de vos dossiers n’est pas dans la boîte de réception : il reste donc dans son dossier ; et quand le mail revient à faire, seuls les mails de l’archive reviennent dans la boîte de réception. Voir Ranger des mails dans vos dossiers.
« Restaurer » ne remet pas forcément dans la boîte de réception. Avant de déplacer un mail, Trupeo note où il se trouvait, et l’y remet. Un mail déjà archivé puis supprimé revient donc dans les archives, pas dans la boîte de réception.
Un mail supprimé dans Trupeo garde son contenu 30 jours. Passé ce délai, le texte et les pièces jointes sont effacés de nos serveurs. Le mail, lui, reste dans la corbeille de votre service mail selon les règles de ce dernier.
Ce que vos gestes dans la boîte mail font dans Trupeo
| Dans votre boîte mail | Dans Trupeo |
|---|---|
| Un mail arrive | Il apparaît dans « À attribuer », ou il rejoint sa conversation |
| Un mail arrive sur une conversation traitée | La conversation revient à faire |
| Vous lisez un mail, ou vous le remettez en non lu | Trupeo affiche le même état |
| Vous classez un mail en spam | Le mail passe dans « Spam » |
| Vous sortez un mail du Spam | Le mail revient |
| Vous supprimez un mail définitivement | Le mail disparaît de Trupeo, et son contenu est effacé de nos serveurs sous 7 jours |
Le reste dépend de votre service mail.
Ce qui change selon votre service mail
La différence tient à un seul point : les dossiers que Trupeo surveille.
- Gmail : la boîte de réception, les spams, et les mails envoyés qui appartiennent à une conversation déjà suivie ou vont à quelqu’un que la boîte mail connaît.
- Microsoft : la boîte de réception, le Courrier indésirable, vos propres dossiers, et les éléments envoyés qui appartiennent à une conversation déjà suivie ou vont à quelqu’un que la boîte mail connaît. Dans Archive et Éléments supprimés, Trupeo ne lit que les catégories des mails qu’il a déjà.
- IMAP : tous les dossiers du serveur.
Ce qui se passe dans ces dossiers remonte dans Trupeo. Ce qui se passe ailleurs, non. Concrètement, depuis votre service mail :
Vous répondez à quelqu’un. Chez les trois, la réponse apparaît dans la conversation, à sa place, à condition qu’elle soit déjà suivie. Elle y porte « Envoyé depuis Gmail », « Envoyé depuis Outlook » ou « Envoyé hors de Trupeo », et, dans « Pour moi », la ligne du mail le dit aussi. Les membres voient donc qu’une réponse est partie, même si elle n’a pas été écrite depuis Trupeo.
Vous archivez un mail. Gmail : rien ne change dans Trupeo, le mail n’est pas marqué traité. Microsoft et IMAP : il passe dans « Traités ».
Vous mettez un mail à la corbeille. Chez les trois, le mail part dans la Corbeille de Trupeo.
Vous rangez un mail dans l’un de vos dossiers. Microsoft et IMAP : Trupeo l’y retrouve, dans la section « Dossiers », et le mail garde son état. Gmail n’a pas de dossiers.
Vous posez un libellé ou une catégorie sur un mail. Gmail : la conversation reçoit le libellé dans Trupeo. Microsoft : elle reçoit la catégorie, sauf sur une boîte mail Microsoft 365 à laquelle vous accédez avec votre propre compte (voir plus bas). IMAP : elle reçoit le libellé dont vous avez posé l’étiquette Thunderbird, voir Voir vos libellés Trupeo dans Thunderbird.
Ce sont donc les rangements, et non les réponses, qui restent propres à chaque service mail.
Gmail et Google Workspace
Gmail range par libellés, pas par dossiers. Archiver un mail, pour Gmail, c’est lui retirer le libellé Boîte de réception : le mail reste dans Tous les messages, rien n’est perdu.
Trupeo lit la boîte de réception, les spams, et les mails envoyés sur une conversation déjà suivie ou à quelqu’un que la boîte mail connaît. Un mail que vous aviez archivé avant de connecter Trupeo n’est pas copié, et un mail que vous archivez depuis Gmail n’est pas marqué traité dans Trupeo.
Une réponse écrite directement depuis Gmail apparaît bien dans la conversation, à condition qu’elle soit déjà suivie. Un nouveau mail écrit depuis Gmail arrive aussi dans Trupeo, dans « Traités », s’il est adressé à quelqu’un avec qui la boîte mail a déjà échangé ou qui est dans ses contacts. Le reste ne vient pas : la boîte mail partagée n’aspire pas tout votre courrier sortant. Si la personne répond, son mail et le vôtre arrivent ensemble.
Dans l’autre sens, les mails envoyés depuis Trupeo apparaissent normalement dans les Messages envoyés de Gmail.
Vos libellés Gmail remontent aussi dans Trupeo. Ils sont listés dans la
colonne de gauche, sous « Libellés », sur les conversations que Trupeo suit, et
vous pouvez filtrer par libellé ou chercher avec label:. Un libellé que vous
posez ou retirez dans Trupeo est posé ou retiré dans Gmail, et inversement.
Tout membre peut appliquer, créer ou supprimer un libellé ; en supprimer un le
retire de tous les mails dans Gmail.
Un mail qu’un filtre Gmail libelle et archive directement n’entre jamais dans la
boîte de réception, donc jamais dans Trupeo non plus. Les boîtes mail Outlook et
IMAP ont aussi des libellés : voir
Trier les conversations avec les libellés.
Microsoft 365 et Outlook
Microsoft range par dossiers. « Marquer traité » déplace donc réellement le mail de la boîte de réception vers le dossier Archive, et « Supprimer » vers Éléments supprimés.
Trupeo suit la boîte de réception, le Courrier indésirable, vos propres dossiers, et les éléments envoyés sur une conversation déjà suivie ou à quelqu’un que la boîte mail connaît. Vos propres dossiers s’affichent dans Trupeo, dans la section « Dossiers », avec tout ce qu’ils contiennent : un mail que vous y rangez depuis Outlook y est retrouvé, et vous pouvez ranger depuis Trupeo avec « Déplacer vers… ». Les mails qui étaient déjà dans vos dossiers quand vous avez connecté la boîte mail arrivent dans « Traités ». Voir Ranger des mails dans vos dossiers.
Un mail que vous archivez ou supprimez depuis Outlook passe dans « Traités » ou dans la Corbeille de Trupeo, à condition que Trupeo l’ait déjà.
Vos catégories Outlook sont les libellés de Trupeo. Une catégorie posée ou retirée dans Trupeo l’est aussi dans Outlook, et inversement. Voir Les catégories Outlook comme libellés.
Une boîte mail Microsoft 365 à laquelle vous accédez avec votre propre compte (boîte mail partagée ou déléguée) fait exception : ses libellés vivent seulement dans Trupeo, sans rien écrire dans la boîte mail côté Outlook, et ses catégories Outlook n’arrivent pas dans Trupeo. Voir Boîte mail partagée Microsoft 365 ou alias.
Une réponse écrite directement depuis Outlook apparaît bien dans la conversation, à condition qu’elle soit déjà suivie. Un nouveau mail écrit depuis Outlook arrive aussi dans Trupeo, dans « Traités », s’il est adressé à quelqu’un avec qui la boîte mail a déjà échangé ou qui est dans ses contacts. Le reste ne vient pas : la boîte mail partagée n’aspire pas tout votre courrier sortant. Si la personne répond, son mail et le vôtre arrivent ensemble.
Les mails envoyés depuis Trupeo, eux, apparaissent bien dans vos Éléments envoyés.
IMAP
Une boîte mail IMAP fonctionne à l’inverse : Trupeo lit tous les dossiers du serveur, pas seulement la boîte de réception.
C’est une bonne nouvelle sur un point. Une réponse écrite depuis votre logiciel de mail apparaît bien dans la conversation, puisqu’elle est déposée dans le dossier Envoyés du serveur, que Trupeo lit aussi. De même, déplacer un mail vers le dossier Archive le fait passer dans « Traités » dans Trupeo.
Les mails envoyés depuis Trupeo sont eux aussi déposés dans le dossier Envoyés du serveur, donc votre logiciel de mail en garde la trace comme si vous les aviez écrits depuis lui.
Deux points à connaître quand même.
- Trupeo crée le dossier d’archives, la corbeille ou le dossier Spam si votre serveur n’en a pas. « Marquer traité », « Supprimer » et le classement en Spam ont chacun besoin de leur dossier. S’il manque, Trupeo le crée la première fois qu’il en a besoin, comme le ferait votre logiciel de mail. Si le serveur refuse, le mail reste où il est, et une ligne au-dessus de la liste, « Certaines conversations n’ont pas bougé dans votre boîte mail », vous indique quel dossier créer.
- Vos dossiers de classement remontent aussi, puisque Trupeo lit tout. Une boîte mail IMAP très rangée peut donc afficher dans Trupeo des mails que vous pensiez classés. Le dossier Brouillons fait exception : un mail inachevé n’est pas un échange et n’arrive jamais dans la boîte mail partagée. Vos dossiers sont listés dans la section « Dossiers », et « Marquer traité » laisse les mails qui y sont rangés là où ils sont : voir Ranger des mails dans vos dossiers.
Les serveurs IMAP n’ont pas de libellés à eux, alors Trupeo les tient lui-même et les écrit sur vos mails sous forme d’étiquettes : voir Trier les conversations avec les libellés.
Ce qui ne sort jamais de Trupeo
Tout ce qui relève du travail d’équipe reste dans Trupeo et n’apparaît nulle part chez votre service mail :
- les notes pour l’équipe ;
- qui s’occupe de quel mail, dont seul l’effet sur le lu est visible dans la boîte mail ;
- l’historique d’un mail.
Personne qui ouvre la boîte mail depuis Gmail ou Outlook ne verra vos notes ni qui s’occupe de quoi.
Sur une boîte mail Gmail ou Outlook, le carnet de contacts partagés est tenu à jour avec le compte dès la connexion : les contacts que vous avez ajoutés ou gardés, et leurs groupes, sont les mêmes chez Google ou dans Outlook, dans les deux sens. Si le propriétaire de la boîte mail arrête « Garder les contacts à jour avec Google Contacts » (ou « avec Outlook »), ou si l’autorisation n’a pas été donnée, le carnet reste dans Trupeo seulement.
Mettre un vieil historique dans Traités, sans rien archiver
À la connexion, le propriétaire choisit quelles conversations déjà présentes dans la boîte mail arrivent dans « À attribuer » : voir l’étape 3 de Connecter votre première boîte mail. Si « À attribuer » reste plein de vieux mails, il peut en mettre une plus grande partie dans « Traités » plus tard, sans que rien ne bouge chez votre service mail. « Marquer traité » sur une sélection, lui, y archiverait chacun de ces mails.
Ouvrez la page « Général » des paramètres de la boîte mail, section « Historique ». Choisissez un jour dans « Conversations d’avant le » : Trupeo compte aussitôt les conversations concernées, par exemple « 120 conversations dans À attribuer d’avant cette date. ». « Mettre dans Traités… » ouvre une confirmation, « Mettre 120 conversations dans Traités ? », qui rappelle que rien ne bouge chez votre service mail. « Mettre dans Traités » lance le rangement.
Vont dans « Traités » les conversations encore dans « À attribuer », dont personne ne s’occupe, et dont le dernier mail date d’avant ce jour. Une conversation dont quelqu’un s’occupe, ou plus récente, ne bouge pas. Chez votre service mail, aucun mail n’est archivé, déplacé ni supprimé.
Le rangement se fait en arrière-plan, et la section le dit : « Trupeo met ces conversations dans Traités. » Sur une grande boîte mail, cela prend quelques minutes. Chaque conversation rangée porte la ligne « Mis dans Traités avec l’historique de la boîte mail ». Les mails d’avant ce jour que la première copie apporte encore vont eux aussi dans « Traités », et la section rappelle jusqu’à quand l’historique y va déjà.
Cela ne s’annule pas d’un coup : une nouvelle réponse ramène sa conversation dans « À attribuer », et chacun peut remettre une conversation à faire.
Seul le propriétaire voit cette section, et pas tant que la boîte mail est en pause ou n’a jamais été connectée.
En combien de temps
La première copie se fait en arrière-plan, les mails les plus récents d’abord. Les premiers mails apparaissent très vite, et une ligne « Copie en cours », en haut de la liste, dit où elle en est : combien de mails sur combien, et le temps qu’il reste environ. Une grosse boîte mail Gmail peut demander plusieurs heures, parce que Gmail limite la vitesse à laquelle une boîte mail peut être lue ; si Gmail demande une pause, la ligne donne l’heure à laquelle la copie reprend toute seule. Les nouveaux mails continuent d’arriver pendant ce temps.
Gmail et Microsoft préviennent Trupeo. Un nouveau mail arrive donc quasiment tout de suite, sans que Trupeo ait à interroger le serveur. En plus, une vérification complète toutes les 3 heures rattrape ce qu’une notification aurait pu manquer.
Une boîte mail IMAP est relevée. Trupeo garde une connexion ouverte au serveur quand celui-ci le permet, et sinon relève toutes les 5 minutes si la boîte mail est active, toutes les 15 minutes si le dernier mail date de plus d’une heure, et toutes les 45 minutes si elle est calme depuis plus d’un jour. Chaque relève lit tous les dossiers : c’est aussi elle qui rattrape ce qui aurait été manqué.
Dans l’autre sens, vos gestes dans Trupeo sont transmis à votre service mail en arrière-plan, en général en quelques secondes.
Si quelque chose ne remonte plus
Des mails qui n’arrivent plus du tout viennent presque toujours d’un accès perdu : mot de passe changé, autorisation retirée, mot de passe d’application révoqué. Trupeo affiche alors, en haut de la boîte mail, une ligne qui dit que Trupeo n’a plus accès à la boîte mail et que les nouveaux mails n’arrivent plus, avec « Reconnecter ». La marche à suivre est dans Reconnecter une boîte mail en pause.
Trupeo surveille aussi une boîte mail qui se tait sans avoir perdu son accès. Quand rien n’est arrivé depuis environ trois cycles normaux (à peu près 9 heures pour Gmail et Microsoft, un peu plus de 2 heures pour l’IMAP), il affiche « Les nouveaux mails n’arrivent plus » au-dessus de la liste, avec la date du dernier mail arrivé. Trupeo continue d’essayer tout seul ; si rien n’arrive dans les heures qui suivent, écrivez-nous.
Si aucun de ces deux messages n’est affiché et qu’un mail manque quand même, laissez passer quelques heures (la vérification de Gmail et Microsoft toutes les 3 heures, ou la prochaine relève IMAP), puis vérifiez dans quel dossier il se trouve chez votre service mail : la réponse est presque toujours là.
« Trop d’actions en peu de temps. » en haut de l’écran, avec « Réessayez dans 42 s. » qui se décompte, ne concerne pas votre boîte mail. Trupeo limite le nombre d’actions qu’une personne envoie en quelques minutes, et une longue suite de clics (supprimer des notifications une à une, ouvrir beaucoup de mails à la suite) peut l’atteindre. Attendez la fin du décompte : les mails reviennent d’eux-mêmes.