Trupeo ne fabrique pas une copie de votre boîte dans son coin : il travaille dedans. Vos gestes dans Trupeo sont répercutés chez votre fournisseur, et ce que vous faites depuis Gmail, Outlook ou l’application mail de votre téléphone remonte dans Trupeo.
Voici la liste exacte, dans les deux sens, puis ce qui change selon le fournisseur.
Ce que vos gestes dans Trupeo font dans votre boîte
| Dans Trupeo | Dans votre boîte mail |
|---|---|
| Vous ouvrez une conversation | Rien |
| Vous l’assignez à quelqu’un | Ses messages passent en « lu » |
| Vous retirez l’assignation | Ses messages repassent en « non lu » |
| Vous cliquez « Marquer comme traité » | Ses messages passent en « lu » et quittent la boîte de réception |
| Vous répondez à une conversation traitée | Ses messages reviennent dans la boîte de réception |
| Vous cliquez « Supprimer » | Ses messages partent à la corbeille |
| Vous cliquez « Restaurer » | Ses messages retournent là d’où ils venaient |
| Vous envoyez, répondez ou transférez | Le mail part réellement depuis l’adresse partagée |
Quatre précisions qui évitent les mauvaises surprises.
Ouvrir une conversation ne la marque pas lue dans votre boîte. C’est volontaire : une boîte partagée est lue par plusieurs personnes, et le fait que l’une d’elles ait ouvert un message ne veut pas dire que l’équipe s’en est occupée. Marquer lu chez votre fournisseur effacerait aussi le « non lu » de vos collègues qui consultent la boîte depuis leur propre logiciel de messagerie. Trupeo ne le fait donc qu’aux deux moments qui engagent l’équipe : quand la conversation est assignée à quelqu’un, et quand elle est marquée traitée. Dans Trupeo, en revanche, la conversation cesse d’apparaître en gras dès que vous l’ouvrez.
« Marquer comme traité » ne supprime rien. Le mail sort de la boîte de réception, exactement comme si vous l’aviez archivé vous-même. Il reste accessible dans Trupeo, dans la vue « Traités », et chez votre fournisseur, dans les archives.
« Restaurer » ne veut pas dire « remettre dans la boîte de réception ». Avant de déplacer un message, Trupeo note où il se trouvait, et l’y remet. Un mail déjà archivé puis supprimé revient donc dans les archives, pas dans la boîte de réception.
Une conversation supprimée dans Trupeo garde son contenu 30 jours. Passé ce délai, le texte et les pièces jointes sont effacés de nos serveurs. Le mail, lui, reste dans la corbeille de votre fournisseur selon les règles de ce dernier.
Ce que vos gestes dans la boîte font dans Trupeo
| Dans votre boîte mail | Dans Trupeo |
|---|---|
| Un mail arrive | Une conversation apparaît dans « À attribuer », ou le mail rejoint le fil existant |
| Un mail arrive sur une conversation traitée | La conversation se rouvre |
| Vous lisez un mail, ou vous le remettez en « non lu » | Trupeo affiche le même état |
| Vous classez un mail en courrier indésirable | La conversation passe dans « Courrier indésirable » |
| Vous sortez un mail des indésirables | La conversation revient |
| Vous supprimez un mail définitivement | Le message disparaît de Trupeo, et son contenu est effacé de nos serveurs sous 7 jours |
Le reste dépend de votre fournisseur.
Ce qui change selon votre fournisseur
La différence tient à un seul point : les dossiers que Trupeo surveille.
- Gmail : la boîte de réception, les spams, et les messages envoyés qui appartiennent à une conversation déjà suivie.
- Microsoft : la boîte de réception, le courrier indésirable, et les éléments envoyés qui appartiennent à une conversation déjà suivie.
- IMAP : tous les dossiers du serveur.
Ce qui se passe dans ces dossiers remonte dans Trupeo. Ce qui se passe ailleurs, non. Concrètement, depuis votre messagerie :
Vous répondez à un client. Chez les trois, la réponse apparaît dans le fil Trupeo, à sa place, à condition que la conversation soit déjà suivie. Vos collègues voient donc qu’une réponse est partie, même si elle n’a pas été écrite depuis Trupeo.
Vous archivez un mail. Gmail et Microsoft : rien ne change dans Trupeo, la conversation n’est pas marquée traitée. IMAP : elle passe en « Traités ».
Vous mettez un mail à la corbeille. Gmail et IMAP : la conversation part à la corbeille de Trupeo. Microsoft : rien ne change dans Trupeo.
Ce sont donc les rangements, et non les réponses, qui restent propres à chaque fournisseur.
Gmail et Google Workspace
Gmail range par libellés, pas par dossiers. « Marquer comme traité » retire donc simplement le libellé « Boîte de réception » : le mail reste dans « Tous les messages », rien n’est perdu.
Trupeo lit la boîte de réception, les spams, et les messages envoyés sur une conversation déjà suivie. Un mail que vous aviez archivé avant de connecter Trupeo n’est pas importé, et une conversation que vous archivez depuis Gmail n’est pas marquée traitée dans Trupeo.
Une réponse écrite directement depuis Gmail apparaît bien dans le fil Trupeo, à condition que la conversation soit déjà suivie. Vos collègues voient donc qu’une réponse est partie, même si elle n’a pas été écrite depuis Trupeo. Un mail envoyé depuis Gmail sur un sujet que Trupeo ne connaît pas reste en dehors : la boîte partagée n’aspire pas tout votre courrier sortant.
Dans l’autre sens, les mails envoyés depuis Trupeo apparaissent normalement dans les « Messages envoyés » de Gmail.
Microsoft 365 et Outlook
Microsoft range par dossiers. « Marquer comme traité » déplace donc réellement le mail dans le dossier Archive, et « Supprimer » dans Éléments supprimés.
Trupeo suit la boîte de réception, le courrier indésirable, et les éléments envoyés sur une conversation déjà suivie. Un mail que vous déplacez vers un autre dossier depuis Outlook sort du champ de Trupeo : la conversation reste dans Trupeo, mais elle cesse de refléter ce que devient ce mail. Faites vos rangements depuis Trupeo plutôt que depuis Outlook.
Une réponse écrite directement depuis Outlook apparaît bien dans le fil Trupeo, à condition que la conversation soit déjà suivie. Vos collègues voient donc qu’une réponse est partie, même si elle n’a pas été écrite depuis Trupeo. Un mail envoyé depuis Outlook sur un sujet que Trupeo ne connaît pas reste en dehors : la boîte partagée n’aspire pas tout votre courrier sortant.
Les mails envoyés depuis Trupeo, eux, apparaissent bien dans vos « Éléments envoyés ».
IMAP
Une boîte IMAP fonctionne à l’inverse : Trupeo lit tous les dossiers du serveur, pas seulement la boîte de réception.
C’est une bonne nouvelle sur un point. Une réponse écrite depuis votre logiciel de messagerie apparaît bien dans le fil Trupeo, puisqu’elle est déposée dans le dossier « Envoyés » du serveur, que Trupeo lit aussi. De même, déplacer un mail vers le dossier Archive le fait passer en « Traités » dans Trupeo.
Les mails envoyés depuis Trupeo sont eux aussi déposés dans le dossier « Envoyés » du serveur, donc votre logiciel de messagerie en garde la trace comme si vous les aviez écrits depuis lui.
Deux points à connaître quand même.
- Trupeo crée le dossier d’archives, la corbeille ou le dossier des indésirables si votre serveur n’en a pas. « Marquer comme traité », « Supprimer » et le classement en indésirable ont chacun besoin de leur dossier. S’il manque, Trupeo le crée la première fois qu’il en a besoin, comme le ferait votre logiciel de messagerie. Si le serveur refuse, le mail reste où il est, et un bandeau au-dessus de la liste des conversations vous indique quel dossier créer.
- Vos dossiers de classement remontent aussi, puisque Trupeo lit tout. Une boîte IMAP très rangée peut donc afficher dans Trupeo des conversations que vous pensiez classées. Le dossier Brouillons fait exception : un message inachevé n’est pas un échange et n’arrive jamais dans la boîte partagée.
Ce qui ne sort jamais de Trupeo
Tout ce qui relève du travail d’équipe reste dans Trupeo et n’apparaît nulle part chez votre fournisseur :
- les notes internes ;
- l’assignation elle-même, dont seul l’effet sur le « lu » est visible dans la boîte ;
- le carnet de contacts partagés ;
- l’historique d’activité d’une conversation.
Personne qui ouvre la boîte depuis Gmail ou Outlook ne verra vos notes ni qui s’occupe de quoi.
En combien de temps
Gmail et Microsoft préviennent Trupeo. Un nouveau mail arrive donc quasiment tout de suite, sans que Trupeo ait à interroger le serveur.
Une boîte IMAP est relevée. Trupeo garde une connexion ouverte au serveur quand celui-ci le permet, et sinon relève toutes les 5 minutes si la boîte est active, toutes les 15 minutes si le dernier mail date de plus d’une heure, et toutes les 45 minutes si elle est calme depuis plus d’un jour.
Dans tous les cas, une vérification complète toutes les 3 heures rattrape ce qui aurait pu être manqué. Et dans l’autre sens, vos gestes dans Trupeo sont transmis à votre fournisseur en arrière-plan, en général en quelques secondes.
Si quelque chose ne remonte plus
Une synchronisation qui s’arrête net vient presque toujours d’un accès perdu : mot de passe changé, autorisation retirée, mot de passe d’application révoqué. Trupeo affiche alors un bandeau au-dessus de la liste des conversations. La marche à suivre est dans Reconnecter une boîte mail en pause.
Si la boîte n’est pas en pause et qu’un mail manque quand même, attendez la vérification complète, puis vérifiez dans quel dossier il se trouve chez votre fournisseur : la réponse est presque toujours là.