Trier les conversations avec les libellés

Un libellé dit de quoi parle une conversation : Factures, Devis, Parents. Une conversation peut en porter plusieurs, et tous les membres de la boîte mail les voient.

Ce qu’est un libellé, selon la boîte mail

Dans Trupeo, les libellés fonctionnent de la même façon sur toutes les boîtes mail. Ce qu’il y a derrière dépend de l’endroit où vit la boîte mail :

• Gmail : ce sont vos libellés Gmail. Un libellé posé dans Trupeo est posé dans Gmail, sur chaque mail de la conversation, et inversement.
• Outlook et Microsoft 365 : ce sont vos catégories Outlook. Voir Les catégories Outlook comme libellés. Une exception : une boîte mail Microsoft 365 à laquelle vous accédez avec votre propre compte (boîte mail partagée ou déléguée). Ses catégories Outlook n’arrivent pas dans Trupeo, alors ses libellés vivent seulement dans Trupeo, où toute l’équipe les voit, et rien n’est écrit dans la boîte mail côté Outlook. Voir Boîte mail partagée Microsoft 365 ou alias.
• IMAP : ni libellés ni catégories n’existent sur ces serveurs, alors Trupeo tient lui-même les libellés. Il les écrit aussi sur vos mails sous forme d’étiquettes que Thunderbird peut afficher : voir Voir vos libellés Trupeo dans Thunderbird.

Un libellé ne déplace jamais un mail. Pour ranger des mails dans un dossier, sur IMAP et Outlook, voir Ranger des mails dans vos dossiers.

Où vous les voyez

• Dans la colonne de gauche. Sous les vues, la section « Libellés » porte entre parenthèses le nombre de libellés de la boîte mail. Sur une boîte mail IMAP ou Outlook, la section s’appelle « Dossiers » : vos dossiers d’abord, puis vos libellés, et le nombre les compte ensemble. Elle est repliée au départ : cliquez sur son titre pour la déplier, Trupeo retient votre choix. Dépliée, elle montre chaque libellé avec son petit carré de couleur et, quand il y en a beaucoup, les sept premiers suivis de « Tout afficher (14) ». Un libellé qui a une / dans son nom se range, en retrait, sous un autre (Factures/2026 sous Factures), sauf sur Outlook, où les catégories ne s’imbriquent pas. Cliquez sur un libellé pour lister les mails rangés sous celui-là exactement (pas sous ses sous-libellés). S’il n’y en a aucun, Trupeo affiche « Aucun mail sous ce libellé. » Sur téléphone, la section est dans « Plus ».
• Dans la liste. Une ligne montre un libellé, avec son nom, et +1 (ou plus) quand le mail en porte d’autres. Sur Gmail, le libellé est dessiné comme dans Gmail, sur le fond de sa couleur ; ailleurs, avec son carré de couleur.
• Dans le mail ouvert. Sous l’objet, au bout de la ligne qui dit qui s’en occupe, tous les libellés qu’il porte. Sur téléphone, ils ont leur propre ligne, juste en dessous.

Poser un libellé sur un mail, ou le retirer

Ouvrez le mail. Au bout de la ligne sous l’objet, cliquez sur « Libellé » (ou sur ses libellés quand il en a déjà). Sur téléphone, le même choix est sur la ligne juste en dessous, et dans le menu « ⋯ » sous « Libellés… ». Une liste s’ouvre :

• cochez un libellé pour le poser, décochez-le pour le retirer ;
• tapez dans « Chercher ou créer un libellé » pour réduire la liste ;
• si aucun libellé ne porte le nom tapé, « Créer « Devis » » (avec le nom tapé) crée le libellé et le pose aussitôt sur la conversation. Une barre oblique crée un sous-libellé : Factures/2026 se range sous Factures, et s’il n’y a pas encore de libellé Factures, il est créé lui aussi, comme chaque niveau qui manque dans Factures/2026/Mars (sur Outlook, la barre oblique fait simplement partie du nom).
• pour choisir où le ranger sans taper de barre oblique, choisissez un libellé dans « Ranger sous » avant de le créer. Le menu « ⋯ » d’un libellé, dans la colonne, propose aussi « Créer un sous-libellé » (pas sur Outlook).

Tous les membres peuvent poser un libellé et le retirer. En créer un est aussi ouvert à tous les membres, sauf si le propriétaire le garde pour les propriétaires (voir plus bas). Le choix n’est pas proposé dans la Corbeille.

Un libellé ajouté ou retiré dans Gmail ou dans Outlook apparaît dans Trupeo une fois les mails de la boîte mail arrivés.

Libeller plusieurs mails d’un coup

Cochez des mails dans la liste : la barre de la sélection a un bouton « Libellé » (sur téléphone, dans son menu « ⋯ »). Il ouvre la liste des libellés, avec « Chercher un libellé » pour la réduire. La case d’un libellé est cochée quand tous les mails sélectionnés le portent, et à moitié cochée quand seuls certains le portent : cochez-la pour le poser sur tous, décochez-la pour le retirer. Quand vous avez sélectionné tous les mails d’une vue, au-delà de ceux affichés, chaque libellé propose « Ajouter » et « Retirer » à la place. Trupeo confirme ensuite, par exemple « Libellé « Factures » ajouté à 12 conversations », avec « Annuler ».

Si une conversation n’a pas pu être modifiée, le message dit combien et pourquoi, par exemple parce qu’elle n’est pas encore arrivée dans Gmail ou dans Outlook : réessayez dans un instant.

Changer la couleur d’un libellé, ou son nom

Dans la liste des libellés d’un mail, un bouton à côté de chaque libellé ouvre ses réglages. Dans la colonne, le menu « … » de chaque libellé propose aussi « Changer la couleur », « Renommer » et « Supprimer », selon ce que la boîte mail permet. Tous les membres peuvent s’en servir, sauf si le propriétaire le garde pour les propriétaires.

• Couleur. Choisissez une couleur et appuyez sur « Appliquer ». Sur Gmail, Trupeo propose les 24 couleurs que Gmail propose pour un libellé, et le libellé prend exactement la même dans Gmail. Une couleur personnalisée choisie dans Gmail s’affiche telle quelle, et reste tant que vous n’en choisissez pas une autre. Sur Outlook, Trupeo propose les 25 couleurs des catégories d’Outlook, avec leur nom, et « Sans couleur » ; la catégorie prend la même dans Outlook. Sur IMAP, Trupeo propose huit couleurs : « Vert », « Ambre », « Orange », « Rose », « Bleu canard », « Bleu », « Gris » et « Marron ». La couleur reste alors dans Trupeo : votre logiciel de mail ne l’affiche pas.
• Nom. Tapez le nouveau nom et appuyez sur « Renommer ». Sur Gmail et sur IMAP, une / le range sous un autre libellé, et les libellés rangés dessous le suivent : sur Gmail, ils sont renommés dans Gmail aussi. Sur Outlook, tous les membres peuvent aussi renommer une catégorie, et les mails que Trupeo n’a pas récupérés gardent l’ancien nom.

Supprimer un libellé

Tous les membres de la boîte mail le peuvent, sauf si le propriétaire le garde pour les propriétaires. La fenêtre qu’ouvre le bouton à côté du libellé propose « Supprimer ce libellé ». Trupeo demande d’abord confirmation, et dit ce qui va se passer :

• Gmail retire le libellé de tous les mails où il est posé.
• Outlook retire la catégorie de sa liste, et Trupeo la retire de tous les mails où il sait qu’elle est posée.
• IMAP : le libellé est retiré de toutes les conversations dans Trupeo. Les mails restent où ils sont.

Cela ne s’annule pas. Un libellé qui a encore des sous-libellés ne peut pas être supprimé : supprimez-les d’abord.

Quand seul le propriétaire modifie les libellés

Par défaut, tous les membres créent, renomment, changent de couleur et suppriment les libellés. Le propriétaire peut le garder pour les propriétaires, pour que les libellés avec lesquels toute l’équipe range restent ceux qui ont été décidés : dans les paramètres de la boîte mail, page « Membres », section « Autorisations des membres », désactivez « Créer, renommer et supprimer des libellés ». Le réglage vaut pour tous les membres de la boîte mail à la fois.

Les membres posent et retirent toujours les libellés qui existent, sur un mail ou sur une sélection. Trupeo ne leur propose plus « Créer », « Changer la couleur », « Renommer » ni « Supprimer ». Un propriétaire peut toujours tout faire.

Sur IMAP, les libellés vivent dans Trupeo

Sur une boîte mail IMAP, les libellés et leurs couleurs sont tenus par Trupeo : ils ne dépendent donc pas du serveur.

• si notre équipe doit un jour récupérer de nouveau tous les mails de la boîte mail, Trupeo repose les libellés sur les conversations à mesure que leurs mails reviennent ;
• l’export des données de la boîte mail, que fait le propriétaire, les contient, avec les conversations qui les portent (voir Comment Trupeo accède à votre boîte mail et la protège).

Retrouver un libellé par la recherche

Dans la recherche, le filtre « Libellé » propose les libellés de la boîte mail, et « Plus de critères » a un champ « Libellé ». Pour qui préfère taper, label: suivi du nom du libellé trouve les conversations qui le portent, en majuscules ou non. Pour un sous-libellé, écrivez le chemin complet entre guillemets droits : label:"Factures/2026". Voir Retrouver un mail.

Quand une modification ne passe pas

Trupeo dit pourquoi à côté du bouton, en clair. Ceux que vous pouvez croiser :

• « La boîte mail est déconnectée. Reconnectez-la pour modifier ses libellés. » : voir Reconnecter une boîte mail en pause. Sur IMAP, les libellés continuent de fonctionner pendant que la boîte mail est déconnectée, puisqu’ils vivent dans Trupeo.
• « Gmail est occupé. Réessayez dans une minute. » (ou « Outlook est occupé. Réessayez dans une minute. »).
• « Un libellé porte déjà ce nom. »
• « Le nom d’une catégorie ne peut contenir ni virgule ni point-virgule. », sur Outlook.