Un giorno Trupeo mostra in cima alla casella una riga come «Trupeo non ha più accesso a contact@example.org.», seguita da «Le nuove email non arrivano più.». Non si è rotto niente e non si è perso niente: basta dare di nuovo l’accesso.
Cosa vuol dire una casella in pausa
Trupeo legge la tua casella con un’autorizzazione che hai dato quando l’hai collegata. Quando quell’autorizzazione smette di funzionare, le nuove email smettono di arrivare: Trupeo non riprova all’infinito con un accesso che non funziona più.
Non viene cancellato niente. Le tue conversazioni, le tue note per il team, chi si occupa di cosa e tutto quello che è già stato copiato restano al loro posto. Le email che arrivano durante la pausa restano in attesa sul tuo servizio email.
Come te ne accorgi
- In cima alla casella, a destra della colonna (sotto la barra in alto sul telefono), quella riga, con il pulsante «Ricollega». Se è la connessione stessa a non passare più, la riga dice invece, per esempio, «Trupeo non riesce più a collegarsi a contact@example.org.». L’elenco sotto resta completo.
- Nelle impostazioni della casella, pagina «Generale»: la connessione è indicata come «Interrotto», con «Ricollega».
- Nel menu delle caselle, quando ne hai più di una: la casella è segnata «Da ricollegare».
- Con una notifica e con un’email, per ogni membro della casella, anche per chi ha impostato le notifiche in un altro modo: in questo caso l’avviso arriva sempre. L’email ha un pulsante Ricollega la mia casella, e parte una sola volta per ogni interruzione. Vedi Impostare le notifiche.
Le cause più comuni
- La password della casella è cambiata. È la causa più frequente per le caselle collegate con IMAP, anche quando una password per le app è stata rigenerata o revocata.
- L’accesso è stato rimosso. Qualcuno ha tolto l’autorizzazione di Trupeo nelle impostazioni di sicurezza dell’account Google o Microsoft, oppure un amministratore l’ha fatto per tutta l’organizzazione.
- L’autorizzazione è scaduta. I servizi email fanno scadere le autorizzazioni rimaste inutilizzate, o dopo un cambio della password dell’account.
Cosa continua a funzionare e cosa si ferma
Continua a funzionare: tutto quello che è già in Trupeo. Leggi le email, fai ricerche, affidi le email, aggiungi note per il team, segni le email come fatte.
Si ferma: l’arrivo delle nuove email. Restano sul tuo servizio email e non arrivano più in Trupeo.
Si ferma anche l’invio. Su una casella Google o Microsoft, Trupeo rifiuta l’invio e te lo dice: «Questa casella non è più collegata, quindi l’email non è stata inviata. Ricollegala e inviala di nuovo.», con un pulsante «Ricollega la casella». Il tuo testo non va perso, ma non è partito niente. Su una casella IMAP, l’invio non riesce appena il server di posta in uscita rifiuta la vecchia password.
Per questo conviene ricollegare subito: più aspetti, più c’è da recuperare.
Come ricollegare
Qualsiasi membro della casella può farlo. Ogni pulsante «Ricollega» porta alla stessa pagina, «Ricollega la tua casella». La pagina dice cosa è successo, ricorda cosa non si perde («Cosa non si perde»), poi cosa fare. «Più tardi» ti riporta alle tue email.
Casella Google. La pagina spiega cosa succederà su Google: scegliere l’account della casella condivisa, non il tuo account personale, poi spuntare la voce che consente di leggere e inviare le email. Clicca su «Continua con Google». Trupeo controlla l’account: se ne scegli un altro, lo rifiuta e mostra «Non è stato possibile ricollegare questa casella. Controlla di aver scelto lo stesso account, poi riprova.» Se la voce non è stata spuntata, la pagina lo dice («Manca un’autorizzazione») e mostra com’è fatta la voce su Google.
Casella Microsoft. La pagina spiega cosa succederà su Microsoft: scegliere l’account che ha collegato questa casella, poi accettare l’accesso che Trupeo chiede. Clicca su «Continua con Microsoft». Prima di approvare, controlla con quale account sei connesso nella pagina di Microsoft: se in quel browser è già connesso un altro account, Microsoft procede direttamente con quello. Nel dubbio, esci prima dall’account Microsoft, oppure usa una finestra privata. Se Microsoft dice che un amministratore deve approvare Trupeo, chiedilo all’amministratore della tua organizzazione Microsoft 365.
Casella IMAP. La pagina dice per esempio «Il server di posta rifiuta la password.». Sotto «La nuova password», la password salvata viene conservata e non viene mostrata: spunta «La password IMAP è cambiata» e scrivi quella nuova (o la nuova password per le app). Se la casella usa credenziali separate per l’invio, la voce «La password SMTP è cambiata» fa la stessa cosa. Le impostazioni del server vengono riutilizzate così come sono: di solito non c’è niente da cambiare; «Modifica» le apre se il tuo servizio email le ha cambiate (vedi Collegare una casella IMAP per sapere dove trovarle). Finisci con «Prova la connessione», poi «Collega e continua».
Dopo il ricollegamento
Trupeo torna a prendere le email e recupera quello che è arrivato durante la pausa. Non c’è niente da reimportare a mano. Torni dove eri nelle tue email.
Se il ricollegamento continua a non riuscire con l’account giusto, controlla prima che la casella sia ancora raggiungibile dalla webmail del tuo servizio email.