Trupeo braucht Zugriff auf das gemeinsame Postfach, um die Konversationen anzuzeigen, ihren Stand aktuell zu halten und die Antworten Ihres Teams zu senden. Wie dieser Zugriff funktioniert, hängt vom E-Mail-Anbieter des Postfachs ab.
Google und Microsoft behalten das Passwort des Postfachs
Gmail, Google Workspace, Outlook und Microsoft 365 nutzen die eigene Freigabe des E-Mail-Anbieters, auch OAuth genannt. Trupeo schickt die Person, der das Konto gehört, auf die eigene Anmeldeseite von Google oder Microsoft. Diese Person gibt das Passwort dort ein, nicht in Trupeo, und stimmt dem Zugriff zu, den der E-Mail-Anbieter anzeigt.
Mit diesem Zugriff kann Trupeo:
- E-Mails lesen und ordnen, damit das gemeinsame Postfach in Trupeo aktuell bleibt;
- E-Mails von der verbundenen Adresse senden;
- das freigegebene Microsoft-Konto erkennen und die Verbindung aktiv halten, ohne dass jeden Tag eine neue Anmeldung nötig ist;
- die Kontakte des Kontos lesen und schreiben, damit ab der Verbindung die Kontakte, die Ihr Team hinzugefügt oder behalten hat, und ihre Gruppen in Trupeo und in Google Kontakte oder Outlook gleich sind, in beide Richtungen.
Bei einem Postfach, das verbunden wurde, bevor Trupeo beim Verbinden nach den Kontakten fragte, wird der Inhaber oben im Adressbuch eingeladen, es zu erlauben. Außerdem wird danach gefragt, wenn der Inhaber oder ein Mitglied das Postfach das nächste Mal neu verbindet, es sei denn, der Inhaber hat aufgehört, die Kontakte aktuell zu halten, oder bei dieser Einladung „Nicht jetzt“ gewählt. Der Inhaber des Postfachs kann jederzeit aufhören, die Kontakte aktuell zu halten. Damit endet jedes Lesen und Schreiben der Kontakte, die Kontakte bleiben auf beiden Seiten, und ein neues Verbinden des Postfachs schaltet den Abgleich nicht wieder ein. Siehe Das gemeinsame Adressbuch.
Bei Microsoft kommen die Kontakte mit der Berechtigung Contacts.ReadWrite,
zusammen mit den Einstellungen des Postfachs (MailboxSettings.ReadWrite), in
denen Outlook seine Liste der Kategorien und ihrer Farben führt, denn eine
Kontaktgruppe ist eine Outlook-Kategorie. Siehe
Outlook-Kategorien als Labels. Bei einer
Adresse, die Ihnen von einem anderen Microsoft-365-Konto freigegeben oder
delegiert wurde, erscheinen diese Berechtigungen bei der ersten Verbindung,
aber Trupeo hält deren Kontakte nicht aktuell.
Bei Google fragt Trupeo beim Verbinden nach zwei Berechtigungen. Die erste liest, ordnet und sendet E-Mails. Endgültiges Löschen gehört nicht dazu: „Löschen“ in Trupeo verschiebt eine E-Mail in den Gmail-Papierkorb, und Gmail leert ihn nach seinem eigenen Zeitplan. Die zweite liest und ändert die Kontakte des Kontos. Diese Berechtigung muss nicht angehakt werden: Das Postfach wird trotzdem verbunden, die Kontakte werden nicht aktuell gehalten, und beim neuen Verbinden wird nicht noch einmal gefragt. Der Inhaber kann sie später im Abschnitt „Kontakte“ der Einstellungen des Postfachs einschalten.
Das daraus entstehende Verbindungstoken wird verschlüsselt gespeichert. Es kann im Konto beim E-Mail-Anbieter widerrufen oder durch das Löschen des Postfachs in Trupeo entfernt werden.
Wie es um diese Verbindung steht, sehen Sie auf der Seite „Allgemein“ der Einstellungen des Postfachs: Der Abschnitt „Auf einen Blick“ zeigt, ob das Postfach verbunden ist und wann die letzte E-Mail ankam, oder seit wann die Verbindung unterbrochen ist, mit „Neu verbinden“. Siehe Ein pausiertes Postfach neu verbinden.
Die genauen Bildschirme und Prüfungen bei Google finden Sie unter Ein Gmail-Postfach verbinden.
IMAP braucht Zugangsdaten
E-Mail-Anbieter außerhalb von Google und Microsoft werden über IMAP zum Empfangen und SMTP zum Senden verbunden. Das Formular dafür fragt nach den Serverangaben, einem Benutzernamen und einem Passwort, weil diese Protokolle keine Anmeldeseite wie die von Google oder Microsoft bieten.
Verwenden Sie ein App-Passwort, wenn Ihr E-Mail-Anbieter eines anbietet. Es ist nur für Trupeo bestimmt und kann widerrufen werden, ohne das normale Passwort des Postfachs zu ändern. Trupeo verschlüsselt die IMAP- und SMTP-Benutzernamen und -Passwörter, bevor sie gespeichert werden, und zeigt ein gespeichertes Passwort nie wieder an, auch nicht im Formular zum neuen Verbinden.
Ob die Verbindung zu den Servern Ihres E-Mail-Anbieters selbst verschlüsselt ist, hängt vom E-Mail-Anbieter ab. Trupeo sagt es Ihnen: Beim Prüfen der Verbindung warnt Trupeo, wenn ein Server die Verbindung nicht verschlüsselt, und die Seite „Allgemein“ der Einstellungen des Postfachs zeigt unter „Verschlüsselung“ den Stand für eingehende E-Mails (IMAP) und ausgehende E-Mails (SMTP): „Verschlüsselt“, „Nicht verschlüsselt“ oder „Noch nicht geprüft“. Trupeo hält das Postfach in jedem Fall verbunden; Ihr E-Mail-Anbieter kann Ihnen sagen, ob ein verschlüsselter Port verfügbar ist. Ein Postfach bei Google oder Microsoft läuft immer über HTTPS, dort gibt es also nichts zu prüfen.
Die vollständige Einrichtung steht unter Ein IMAP-Postfach verbinden.
Was für das gemeinsame Postfach gespeichert wird
Trupeo speichert die Adresse des Postfachs, die technischen Verbindungsinformationen und die Daten der E-Mails, die für das gemeinsame Postfach nötig sind. Seit dem 10. Juli 2026 verschlüsselt Trupeo den vollständigen Text und die Anhänge Ihrer E-Mails vor dem Speichern, mit einem Schlüssel für jedes Postfach. Der Betreff einer E-Mail, ihre Adressen und eine kurze Vorschau sowie das, was Ihr Team in Trupeo schreibt, etwa Antworten, Weiterleitungen und Notizen fürs Team, liegen in der Datenbank, die Azure auf seinen Festplatten verschlüsselt, ohne diese zusätzliche Schicht. Anhänge liegen in geschütztem Speicher in Frankreich, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.
Trupeo kopiert nicht vorab Ihren ganzen Verlauf. Bei den E-Mails, die beim Verbinden des Postfachs übernommen werden, wird der vollständige Inhalt einer E-Mail erst beim E-Mail-Anbieter abgerufen, wenn jemand die E-Mail zum ersten Mal öffnet; neue E-Mails werden abgerufen, sobald sie ankommen.
Jedes Mitglied nutzt sein eigenes Trupeo-Konto. Der Zugriff auf ein gemeinsames Postfach ergibt sich aus der Mitgliedschaft im Postfach und der Rolle, sodass das Team für die tägliche Arbeit kein gemeinsames Passwort des Postfachs herumreichen muss.
Ein Inhaber kann ein Mitglied außerdem auf einige Bereiche beschränken: Dieses Mitglied sieht dann nur die Konversationen, die darin abgelegt sind. Diese Trennung gibt es nur in Trupeo. Wer das Passwort des Postfachs kennt und das Postfach direkt bei Google, Microsoft oder Ihrem Anbieter öffnet, sieht alles. Geben Sie dieses Passwort also niemandem, den Sie beschränken. Bei einem IMAP-Postfach verwendet Trupeo das gespeicherte Passwort für solche Mitglieder nicht erneut: Wenn sie das Postfach mit anderen Servern neu verbinden, müssen sie das Passwort selbst eingeben.
Den Zugriff entfernen oder das Postfach löschen
Ein Inhaber löscht das Postfach auf der Seite „Allgemein“ der Einstellungen des Postfachs, im Abschnitt „Gefahrenbereich“, mit „Postfach löschen…“. Das Fenster „Postfach löschen?“ zeigt, was Trupeo löscht und was bleibt, und fragt dann zur Bestätigung nach der Adresse des Postfachs. Der Eintrag des Postfachs und seine Daten in der Datenbank werden entfernt, das Abonnement wird gekündigt, die Benachrichtigungen des E-Mail-Anbieters werden wenn möglich abbestellt, und gespeicherte Inhalte von E-Mails und Anhänge werden zum Löschen vorgemerkt, zusammen mit einem etwaigen Nachweis, der für einen ermäßigten Preis eingereicht wurde. Die Datenschutzerklärung erklärt die gesonderte Aufbewahrungsfrist der Sicherungskopien.
Wenn Sie vorher eine Kopie möchten: Auf derselben Seite findet der Inhaber im Abschnitt „Daten“ den Punkt „Daten dieses Postfachs exportieren“ mit „Export vorbereiten“. Der Export enthält die Konversationen, die E-Mails mit Absender, Empfängern, Betreff und Datum, die Notizen fürs Team, das Adressbuch, den Aktivitätsverlauf und, bei einem IMAP-Postfach, die Labels, die Trupeo führt, und die Konversationen, an denen sie hängen. Die Datei wird im Hintergrund vorbereitet und bleibt sieben Tage verfügbar. Kreuzen Sie „Inhalt der E-Mails und Anhänge, die Trupeo speichert, einschließen“ an, um auch den Text der E-Mails, die Anhangsdateien, die Trupeo aufbewahrt, und die Entwürfe zu erhalten: Die Datei wird dann deutlich größer. Der Text einer E-Mail, die niemand in Trupeo geöffnet hat, ist in keinem Fall enthalten, denn sie liegt weiterhin bei Ihrem E-Mail-Anbieter.
Sobald die Dateien des Postfachs gelöscht sind, erhält jeder seiner Inhaber eine E-Mail, die die Löschung bestätigt, mit ihrem Datum und dem Datum, bis zu dem die Sicherungen und die früheren Dateiversionen, die noch einen Teil davon enthalten, verschwunden sind.
Das Löschen des Postfachs in Trupeo löscht nicht das ursprüngliche Postfach bei Google, Microsoft oder dem IMAP-E-Mail-Anbieter.
Ihr eigenes Konto schützen
Der Zugriff auf das gemeinsame Postfach läuft über das Trupeo-Konto jeder Person, deshalb sollten Sie auch dieses Konto gut schützen. In den Einstellungen Ihres Kontos, auf der Seite „Sicherheit“, können Sie die Bestätigung in zwei Schritten einschalten und Ihre angemeldeten Geräte sehen. Siehe Ihr Konto. Wenn Sie sich mit Google oder Microsoft anmelden, richten Sie die Bestätigung in zwei Schritten dort ein.
Was Sie dem Trupeo-Team nicht schicken sollten
Schicken Sie uns nie das Passwort eines Postfachs, ein App-Passwort oder ein Token Ihres E-Mail-Anbieters. Nichts davon brauchen wir, um einem Verbindungsproblem nachzugehen. Schicken Sie stattdessen die Adresse des Postfachs, den Namen des E-Mail-Anbieters und die genaue Fehlermeldung.
Die Seite zur Sicherheit erklärt genauer, wie Trupeo mit einem Postfach umgeht. Für einen sicheren Start folgen Sie Ihr erstes Postfach verbinden. Wenn noch etwas nicht stimmt, schreiben Sie uns. Jede Nachricht wird von einem Menschen gelesen.