Ritrovare un’email

Una casella condivisa cresce in fretta. Dopo un anno, per ritrovare il preventivo mandato ai Martin non basta più scorrere la lista.

Aprire la ricerca

Sul computer, «Cerca» è in cima alla colonna di sinistra. La apre anche il tasto /, ovunque tranne che in un campo di testo. Si apre una finestra al centro dello schermo, con un campo: «Un nome, un indirizzo, una parola dell’email».

Sul telefono, tocca «Cerca» in cima allo schermo: la ricerca si apre in una pagina a sé, con «Annulla» per uscirne.

Scrivi qualche parola e premi Invio. Trupeo cerca nell’oggetto, nel testo di ogni email, nelle note, nell’indirizzo del mittente e negli indirizzi del campo A. In una risposta, le email precedenti che cita restano fuori: ognuna si trova per conto suo. Un inoltro conserva l’email che inoltra. Subito dopo aver collegato una casella, un’email più vecchia viene cercata solo nella parte iniziale, finché Trupeo non ne ha letto il testo, dalle più recenti alle più vecchie.

Accenti e maiuscole non contano: citta trova Città. Una parola si trova anche dentro una parola più lunga: fattura trova fatturato.

I suggerimenti

Prima che tu inizi a scrivere, la finestra propone le tue «Ricerche recenti», le ultime cinque in questa scheda, con «Cancella la cronologia», e le «Email aperte di recente», quelle che hai aperto tu.

Mentre scrivi, propone:

• una riga che cerca quello che hai scritto: è ciò che fa Invio;
• Persone: sceglierne una aggiunge il filtro «Da»;
• Etichette, o Cartelle su una casella che le ha, con il numero di email di ciascuna: sceglierne una aggiunge il filtro;
• Email: sceglierne una la apre subito.

I tasti ↑ e ↓ passano da un suggerimento all’altro, Invio sceglie, Esc chiude la finestra.

I filtri

Sotto il campo, sette filtri: «Da», «A», «Data», «Allegato», «Etichetta» («Cartella» su una casella IMAP o Outlook con cartelle proprie), «Chi se ne occupa» e «Stato». Ognuno apre un breve elenco; un clic sceglie e chiude l’elenco. «Data» propone «Ultimi 7 giorni», «Ultimi 30 giorni», «Ultimi 3 mesi», «Ultimi 12 mesi» e «Scegli le date…». Un filtro impostato mostra il suo valore, con una croce per toglierlo. Sul telefono, la riga mostra i filtri che ci stanno, a cominciare da quelli impostati; «Altro», in fondo alla riga, apre «Altri criteri», dove ci sono tutti gli altri.

«Altri criteri» apre tutti i campi insieme: «Da», «A», «Oggetto», «Contiene le parole», «Non contiene», «Nome dell’allegato», «Dopo il», «Prima del» (nel formato gg/mm/aaaa), «Stato», «Chi se ne occupa» («Me», un membro, o «Nessuno»), «Etichetta» e «Con un allegato». Concludi con «Cerca». «Torna ai suggerimenti» riporta alla prima finestra.

Dove cerca Trupeo

Lo dice una riga in fondo alla finestra: «Ricerca in tutta la casella, tranne Spam e Cestino». Anche le email fatte sono comprese: un’email segnata come fatta otto mesi fa compare come le altre. «Cambia» propone anche di cercare solo nella vista da cui arrivi, nel Cestino o in Spam.

I risultati

I risultati prendono il posto della lista, sotto un titolo che li conta, per esempio «4 risultati». Sotto, la tua ricerca è riepilogata pezzo per pezzo: la croce di un pezzo toglie quel pezzo e lascia il resto. «Modifica» riapre la finestra con i tuoi filtri, «Cancella» ti riporta alla vista di partenza. Nella colonna, «Cerca» mostra la ricerca in corso, e nessuna vista è selezionata. Apri un’email: la parola che hai cercato è evidenziata nel testo.

Quando niente corrisponde, Trupeo mostra «Nessuna email corrisponde», ricorda cosa hai cercato e dove, e propone, quando può, una ricerca più ampia: senza le date, senza i filtri, o nel Cestino, con quante email troverebbe.

Le scorciatoie, per chi preferisce scrivere

Il campo riconosce anche delle scorciatoie. Si combinano tra loro e con parole libere: ogni parte deve corrispondere. I filtri scrivono le stesse scorciatoie al posto tuo.

Scorciatoia	Cosa fa
from:	l’indirizzo del mittente
to:	un indirizzo del campo A
subject:	solo l’oggetto
filename:	il nome di un file allegato
has:attachment	le conversazioni con un allegato
after:	ultima email in quella data o dopo
before:	ultima email prima di quella data
status:	to_assign, to_handle o done
assignee:	me, unassigned, o l’indirizzo di un membro
label:	un’etichetta (su Outlook, una categoria), per nome

Così from:martin preventivo after:2026-01-01 trova le conversazioni con i Martin che contengono preventivo da gennaio.

Qualche dettaglio che fa risparmiare tempo:

• from: legge l’indirizzo, non il nome visualizzato. from:martin trova martin@example.org, non Claire Martin che scrive da claire@example.org.
• Le date si scrivono 2026-01-15 e si leggono nel fuso orario del tuo dispositivo. Per una conversazione conta la data della sua ultima email, quella mostrata nella lista: una conversazione di luglio che ha ricevuto una risposta a novembre è una conversazione di novembre.
• OR, in maiuscolo, trova l’uno o l’altro. martin fattura OR preventivo trova le fatture e i preventivi dei Martin. In minuscolo, or è una parola come un’altra.
• Un trattino esclude. preventivo -martin trova i preventivi che non riguardano i Martin.
• Le virgolette dritte tengono insieme le parole. "preventivo caldaia" cerca quelle parole in quell’ordine.
• Le parentesi raggruppano. (status:to_assign OR status:to_handle) martin trova quello che resta da fare con i Martin.
• label: prende il nome dell’etichetta, senza badare alle maiuscole, oppure il suo percorso completo tra virgolette per un’etichetta annidata: label:"Fatture/2026".

Se scrivi una scorciatoia senza niente dopo, Trupeo te lo segnala invece di cercare la parola from: in sé. Se un valore non è accettato (uno stato diverso dai tre, una persona che non è né me, né unassigned, né un indirizzo, una data che non esiste) o una parentesi resta aperta, la lista mostra «Trupeo non è riuscito a leggere questa ricerca. Controlla le parentesi e il valore di ogni scorciatoia (status:, assignee:, after:, before:).» invece di una lista vuota che sembrerebbe nessun risultato.

Spam e Cestino

Nella colonna di sinistra, sotto «Fatti» e «Tutte», vengono «Spam» e «Cestino». Su telefono, sono sotto «Altro». Le tue cartelle, su una casella IMAP o Outlook, sono più in basso, nella sezione «Cartelle»: vedi Mettere le email nelle cartelle.

Spam mostra quello che il tuo servizio email ha classificato come spam. Trupeo non decide al suo posto: è Gmail, Outlook o il tuo server a smistare, Trupeo mostra il risultato. Per tirarne fuori un’email, segnalala come non spam nella tua solita app di posta: Trupeo si adegua.

Cestino contiene quello che è stato eliminato. «Elimina» è nel menu «⋯» in fondo alla barra di un’email aperta, nel menu di una riga (clic destro) e nel menu «⋯» della barra di una selezione. Subito dopo, un messaggio propone «Annulla». «Sposta nel cestino», nel menu di una singola email della conversazione, elimina solo quell’email. Nel Cestino, «Ripristina» rimette a posto una conversazione, e «Ripristina questa email» fa lo stesso per una singola email.

Anche qui niente è specifico di Trupeo: è il cestino della casella stessa, ed è il tuo servizio email a decidere quanto tempo un’email ci resta prima di essere cancellata per sempre.

Le due viste restano separate dalle altre: un’email nel Cestino non compare più in «Da assegnare», ed è proprio questo lo scopo.

Cosa cambia per il team

Eliminare o ripristinare un’email agisce sulla casella condivisa, quindi per tutti e anche in Gmail o Outlook. Non è un riordino personale. Il vantaggio è reale: un membro che fa pulizia nello Spam la fa per tutto il team, una volta sola.

E poi

Per capire le viste in sé, vedi Capire la vista Da assegnare.