In Trupeo, una conversazione è un’email e tutte le risposte che le appartengono. Niente di più: due email che non rispondono l’una all’altra restano due conversazioni, anche quando hanno lo stesso oggetto o arrivano dallo stesso indirizzo.
Cosa mostra una conversazione
Apri un’email: occupa lo spazio a destra della lista, o tutto lo schermo sul telefono. In alto c’è il suo oggetto, e sotto una riga che dice a che punto è: chi se ne occupa («Te ne occupi tu», «Se ne occupa Alex» o «Da assegnare»), chi aspetta una risposta («Élodie aspetta una risposta»), poi le sue etichette e il suo ambito, se ne ha uno. Sul telefono, le etichette e l’ambito stanno sotto l’ultima email.
Più sotto, la conversazione mostra le email, le note per il team e quello che è successo all’email, ogni cosa nel momento in cui è avvenuta, dalla più vecchia alla più recente.
- Una linea verticale a sinistra collega tutto nell’ordine in cui è successo: ogni email mostra il volto della persona che l’ha scritta, con una piccola freccia, ↙ se è stata ricevuta o ↗ se è stata inviata, e ogni nota e ogni evento ha il suo pallino sulla linea. La conversazione si legge come una cronologia, dall’alto in basso.
- In cima, una riga le conta, per esempio 12 email e 2 note.
- L’ultima email è aperta, le precedenti sono ridotte a una riga: la persona, l’inizio dell’email, una graffetta con il nome del primo allegato («+2» quando ne ha altri), e la data. Clicca su una riga per aprirla o chiuderla. Quando sono tante, quelle in mezzo si raccolgono dietro «Mostra 8 email meno recenti».
- Ogni email dice chi l’ha scritta. Un’email ricevuta mostra il nome della persona e, sotto, il suo indirizzo e quello a cui è arrivata. Un’email del team dice «Inviata da te» per le tue, o «Inviata da Claire»; se è stata scritta in Gmail o in Outlook invece che in Trupeo, «Inviata da Gmail» o «Inviata da Outlook».
- Tutti gli allegati in un solo posto. Quando la conversazione ha dei file, l’intestazione mostra una graffetta e quanti sono, per esempio 7 allegati. Cliccaci sopra: la lista mostra tutti i file di tutte le email, a partire dall’email più recente, con chi li ha inviati e quando. Apri un file (le immagini e i PDF si aprono in Trupeo), scaricalo, o scegli «Mostra l’email» per aprire l’email da cui viene. Sul telefono la lista si apre dal basso dello schermo.
- Le note per il team stanno su sfondo grigio: vedi Lasciare una nota per il team.
- Quello che è successo all’email occupa una riga discreta, al suo posto tra le email: chi se ne occupa, chi l’ha affidata a chi, chi l’ha segnata come fatta, un inoltro, una separazione, con l’ora a destra. Così puoi ripercorrere quello che è successo, per esempio Paul l’ha affidata a Marie, poi la risposta di Marie, poi Marie l’ha segnata come fatta. Solo un errore compare sopra la conversazione, così non passa inosservato.
- Il nome o l’indirizzo di una persona apre la sua scheda. Sul computer, tieni il puntatore sopra per un attimo, o clicca; sul telefono, toccalo. La scheda mostra la sua organizzazione, il suo indirizzo, quante conversazioni il team ha avuto con lei e la nota del team su di lei, poi «Vedi il contatto», che apre la sua scheda nella rubrica.
Sotto l’ultima email, una barra raccoglie quello che puoi fare con l’email: il pulsante principale, che cambia secondo lo stato dell’email («Me ne occupo io», «Rispondi a Élodie» o «Segna come fatto»), gli altri pulsanti, poi «⋯» («Altre azioni») per il resto. In una conversazione lunga, resta in fondo allo schermo mentre leggi. Vedi Dire chi si occupa di un’email.
Come fa Trupeo a sapere che un’email è una risposta
Quando qualcuno clicca su Rispondi, il suo programma di posta inserisce nella risposta un riferimento invisibile all’email originale. Lo fanno tutti i programmi più diffusi: Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird, e Trupeo stesso.
Trupeo legge quei riferimenti, e solo quelli:
- un’email che risponde a un’altra entra nella conversazione di quell’email;
- un’email che non risponde a nessun’altra apre una nuova conversazione, che arriva in «Da assegnare».
Le tue risposte seguono la stessa regola, che partano da Trupeo, da Gmail o da Outlook: compaiono nella conversazione dell’email a cui rispondono.
Perché non è sempre lo stesso raggruppamento di Gmail
Gmail e Outlook raggruppano anche email che non rispondono l’una all’altra, per esempio quando hanno lo stesso oggetto e lo stesso mittente. Trupeo no, ed è una scelta.
Prendi il modulo di contatto del tuo sito. Ogni messaggio parte dallo stesso
indirizzo, spesso qualcosa come noreply@your-site.com, con lo stesso
oggetto, per esempio Nuovo messaggio dal sito. Gmail li mette tutti insieme. In
Trupeo ogni messaggio è una conversazione a sé: puoi affidare il primo a Sam e
il secondo a Priya, e segnare ciascuno come fatto quando lo è.
Nella tua casella Gmail o Outlook non cambia niente: solo quello che mostra Trupeo segue questa regola.
Allo stesso modo, due persone che scrivono ciascuna Richiesta di preventivo finiscono in due conversazioni. E una risposta il cui oggetto è stato modificato resta nella sua conversazione, perché conta il riferimento, non l’oggetto.
Separa un’email che non ha niente a che vedere con la conversazione
A volte qualcuno risponde a una vecchia email per parlare di tutt’altro: un genitore che risponde alla newsletter della scuola per segnalare un’assenza, qualcuno che risponde a un vecchio ordine per farne uno nuovo. Per il suo programma di posta è una risposta; per te è un argomento nuovo.
Per toglierla dalla conversazione:
- Apri la conversazione e clicca sull’email per aprirla.
- Clicca su «⋯» a destra del suo nome («Azioni sull’email»).
- Scegli «Separa questa email».
L’email passa in una nuova conversazione, insieme alle risposte che ha ricevuto. La nuova conversazione mantiene lo stato di quella originale, e chi se ne occupava. Tu resti nella conversazione in cui eri, e il messaggio «Email separata: ora ha una conversazione tutta sua.» propone «Apri» per andare a vedere l’altra. Entrambe le conversazioni registrano la separazione in una riga tra le loro email, con il nome della persona che l’ha fatta.
Le risposte che arrivano dopo entrano nella conversazione giusta: quelle che rispondono all’email separata vanno nella nuova, le altre restano in quella originale. Trupeo non riunisce mai da solo queste due conversazioni.
Quando «Separa questa email» non viene proposto
La scelta compare solo dove ha senso:
- Solo su un’email ricevuta. Un’email inviata dal tuo team, da Trupeo o dalla tua casella, resta nella conversazione a cui risponde.
- Mai sulla prima email della conversazione. È quella che l’ha aperta: per staccarla dal resto, separa invece le risposte che non hanno niente a che vedere con lei.
- Non quando una delle due conversazioni resterebbe senza un’email ricevuta. Una risposta si invia sempre a un’email ricevuta: senza, non potresti più rispondere.
- Non nel Cestino.
Una risposta arrivata prima dell’email originale
Quando colleghi una casella, Trupeo recupera le email esistenti partendo dalle più recenti. Una risposta può quindi arrivare prima dell’email a cui risponde e comparire da sola per un momento. Appena arriva l’email originale, le due finiscono nella stessa conversazione, senza che tu debba fare niente.
Il caso raro di una risposta senza riferimento
Alcuni programmi di posta, e certi moduli, inviano una risposta senza quel riferimento invisibile. Per Trupeo allora non è una risposta: apre una nuova conversazione. La trovi in «Da assegnare», e con la ricerca ritrovi la conversazione originale dall’indirizzo o dall’oggetto.