Adressbuch aufräumen: Duplikate, entfernte Kontakte, Import, Export

Das gemeinsame Adressbuch füllt sich von selbst aus Ihren E-Mails, und auch Google Kontakte oder Outlook können es füllen. Deshalb taucht dieselbe Person oft zweimal auf: einmal unter einer beruflichen und einmal unter einer privaten Adresse, einmal als Marie Dupont und einmal als marie.dupont. Diese Seite stellt die Werkzeuge vor, die das Adressbuch sauber halten, alle in der Spalte der Kontaktliste.

Duplikate zum Zusammenführen

„Duplikate zum Zusammenführen“ listet die Kontakte, die nach derselben Person aussehen, die wahrscheinlichsten zuerst. Eine Zahl neben dem Eintrag sagt, wie viele es sind. Jeder Vorschlag zeigt beide Kontakte und den Grund in Worten:

• „Gleiche Telefonnummer“. Eine Nummer, die mehr als drei Kontakte haben, ist eine Zentrale, keine Person, und zählt nicht als Grund.
• „Gleiche E-Mail-Adresse, anders geschrieben“: zum Beispiel eine Gmail-Adresse mit und ohne Punkte oder mit einem +verein vor dem @. Trupeo liest eine Adresse nur bei den Diensten so, die beide Schreibweisen in dasselbe Postfach zustellen, etwa Gmail, Outlook.com, iCloud oder Fastmail.
• „Ähnlicher Name“, von Akzenten abgesehen, etwa Hélène Durand und Helene Durand.
• Wenn das Postfach seine Kontakte mit Google Kontakte oder Outlook aktuell hält: „Google Kontakte hat einen zweiten Eintrag mit dieser E-Mail-Adresse“ (oder Outlook). Einer Ihrer Einträge dort trägt dieselbe Adresse wie ein Kontakt in Trupeo, und Trupeo hatte ihn bisher beiseitegelassen.

Eine Kontaktkarte, zu der es einen Vorschlag gibt, weist in einer Zeile darauf hin: „Dieser Kontakt hat vielleicht ein Duplikat.“, mit einem Link zur Liste.

Jeder Vorschlag hat zwei Schaltflächen. „Zusammenführen…“ öffnet die Zusammenführung (siehe unten). „Nicht dieselbe Person“ legt den Vorschlag endgültig beiseite, für alle Mitglieder des Postfachs. Gibt es dieselbe Person dreimal, führen Sie jeweils zwei Kontakte zusammen.

Jedes Mitglied kann zusammenführen und auf einen Vorschlag antworten: Das ist Aufräumen im gemeinsamen Adressbuch, keine Einstellung des Postfachs. Ein Mitglied, das nur einige Bereiche sieht, bekommt nur Vorschläge zu Kontakten, die es in der Liste schon sieht.

Zwei Kontakte zusammenführen

„Zusammenführen…“ steht auch im Menü „Weitere Aktionen“ einer Kontaktkarte und in der Liste: Haken Sie zwei Kontakte an und wählen Sie „Zusammenführen“. Wählen Sie den Kontakt, der bleiben soll, und sehen Sie sich „Was bleibt“ an, bevor irgendetwas geschrieben wird:

• Wo sich die beiden Kontakte unterscheiden (Name, Organisation, Funktion, Geburtstag, der Wert eines Felds, eine Angabe, die Haupt-E-Mail-Adresse), wählen Sie den Wert, der bleibt. Bei jedem Wert steht, von welchem Kontakt er stammt.
• Für die Notiz ist „Beide behalten“ voreingestellt, wenn beide Kontakte eine haben: Beide Notizen bleiben, eine nach der anderen.
• „Bei beiden gleich“ listet zugeklappt, worin die beiden Kontakte schon übereinstimmen, und „Von einem der Kontakte übernommen“, was nur einer von beiden hat. Dort gibt es nichts zu wählen.
• E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Postanschriften, Websites und Kontaktgruppen bleiben alle erhalten. Eine Nummer, die in zwei Schreibweisen vorkommt, bleibt nur einmal.

„Das lässt sich nicht rückgängig machen.“: Der andere Kontakt wird gelöscht. Wurden beide mit Google Kontakte oder Outlook aktuell gehalten, weist die Zusammenführung darauf hin, dass der andere Eintrag auch dort gelöscht wird: Google Kontakte behält ihn 30 Tage im Papierkorb, Outlook unter Gelöschte Elemente.

Ändert jemand einen der beiden Kontakte, während die Zusammenführung offen ist, führt Trupeo keine Werte zusammen, die nicht mehr stimmen. Trupeo zeigt die Zusammenführung erneut, auf dem neuesten Stand, und Sie prüfen Ihre Auswahl, bevor Sie bestätigen.

Entfernte Kontakte

„Kontakt entfernen“, im Menü „Weitere Aktionen“ einer Kontaktkarte, nimmt den Kontakt aus dem gemeinsamen Adressbuch. Weg ist er nicht sofort: „Entfernte Kontakte“, in der Spalte der Kontaktliste, behält ihn 30 Tage, mit dem Datum des Entfernens und den verbleibenden Tagen.

„Wiederherstellen“ holt ihn zurück ins Adressbuch, ohne die Kontaktgruppen, in denen er war. Hält das Postfach seine Kontakte mit Google Kontakte oder Outlook aktuell und wurde der Kontakt dort gelöscht, wird er dort als neuer Eintrag wieder angelegt.

Nach 30 Tagen wird alles am Kontakt gelöscht: Name, Notiz, Organisation, Telefonnummern, Postanschriften, Websites, Felder, Angaben und Gruppen. Nur seine E-Mail-Adressen bleiben, damit seine nächste E-Mail ihn nicht von selbst zurück ins Adressbuch bringt. Er verlässt dann „Entfernte Kontakte“ und kann nicht mehr wiederhergestellt werden. Sie können ihn trotzdem aus einer seiner Konversationen wieder hinzufügen, mit „Zu den Kontakten“: Er kommt nur mit seinen E-Mail-Adressen zurück.

Kontakte importieren

„Kontakte importieren…“ liest eine Datei ein: eine CSV-Datei oder eine vCard (.vcf) aus Google Kontakte, Outlook oder einem Handy. Bis zu 5 MB und 5.000 Kontakte; teilen Sie eine größere Datei in mehrere auf. Jedes Mitglied des Postfachs kann importieren.

1. Die Datei. Wählen Sie sie aus und dann „Weiter“.
2. Die Spalten (nur bei CSV). Ein Export aus Google Kontakte oder Outlook wird erkannt, und seine Spalten sind schon zugeordnet. Bei jeder anderen Datei geben Sie an, was jede Spalte enthält: einen Wert des Kontakts, ein Feld des Postfachs, eine Angabe mit dem Namen der Spalte, die Kontaktgruppen oder „Ignorieren“. Ein Import legt nie ein Feld des Postfachs an.
3. „Vor dem Import“. Noch ist nichts geschrieben. Trupeo zählt die neuen Kontakte, die Kontakte, die Werte dazubekommen, die Zeilen ohne gültige E-Mail-Adresse (diese bleiben außen vor: Ein Kontakt braucht eine) und listet die Werte, die sich nicht zuordnen ließen. Ein Wert, der nicht zum Typ seines Felds passt, bleibt als Angabe des Kontakts erhalten. Wenn das Postfach seine Kontakte mit Google Kontakte oder Outlook aktuell hält, steht das dort: „Diese Kontakte werden auch in Google Kontakte angelegt.“ (oder Outlook).
4. „Importieren“. Die Liste zeigt, wie weit der Import ist, zum Beispiel „Ihre Datei wird importiert: 1.200 von 3.000 Kontakten.“

Zwei Regeln verhindern, dass eine alte Datei die Arbeit am Adressbuch rückgängig macht. Ein importierter Wert ersetzt nie einen Wert, den ein Kontakt schon hat: Er füllt nur, was leer ist, und ergänzt die Listen. Und eine Zeile, die zu einem entfernten Kontakt passt, bleibt außen vor, es sei denn, Sie haken „Entfernte Kontakte aus dieser Datei wiederherstellen“ an.

Kontakte exportieren

„Kontakte exportieren“ speichert die Kontakte der angezeigten Liste („Alle Kontakte“, „Kontakte“, „Weitere Kontakte“ oder eine Gruppe) in einer Datei. Um nur einige zu exportieren, haken Sie sie in der Liste an und wählen Sie „Exportieren“. Wählen Sie das Format:

• „vCard (.vcf)“, für Google Kontakte, Outlook oder ein Handy;
• „CSV (.csv)“, für eine Tabellenkalkulation, mit einer Spalte pro Feld des Postfachs und pro Angabe.

Die Datei enthält, was die Kontaktkarten zeigen, und keine Ihrer Konversationen. Ein erneuter Import ins selbe Postfach ändert nichts: Jeder Kontakt trägt seine Trupeo-ID, eine eigene Spalte in der CSV-Datei, über die er wiedergefunden wird. Behalten Sie diese Spalte, wenn Sie die Datei in einer Tabellenkalkulation bearbeiten.

Nur ein Inhaber des Postfachs kann seine Kontakte exportieren: Das ist die einzige Aktion, die das ganze gemeinsame Adressbuch in einer Datei aus Trupeo herausbringt. Mitglieder sehen den Eintrag nicht.

Mit einem Assistenten

Wenn Sie Trupeo aus Claude oder ChatGPT heraus nutzen, kann der Assistent die Duplikate auflisten, Ihnen eine Zusammenführung zeigen, bevor er sie ausführt, mit den von Ihnen gewählten Werten zusammenführen, antworten, dass zwei Kontakte nicht dieselbe Person sind, und einen entfernten Kontakt wiederherstellen. Vor jedem Zusammenführen fragt er Sie. Import und Export von Dateien bleiben in Trupeo.