La agenda compartida se rellena sola a partir de tus correos, y Contactos de Google u Outlook también pueden rellenarla. Por eso la misma persona aparece a menudo dos veces: una con una dirección del trabajo y otra con una personal, una como Marie Dupont y otra como marie.dupont. Esta página presenta las herramientas que mantienen la agenda limpia, todas en la columna de la lista de contactos.
Duplicados por combinar
«Duplicados por combinar» muestra los contactos que parecen la misma persona, los más probables primero. Un número junto a la entrada dice cuántos hay. Cada sugerencia muestra los dos contactos y el motivo, explicado con palabras:
- «Mismo número de teléfono». Un número que comparten más de tres contactos es una centralita, no una persona, y no cuenta como motivo.
- «Misma dirección de correo, escrita de otra forma»: por ejemplo una dirección de Gmail con y sin sus puntos, o con un +asociacion añadido antes de la @. Trupeo solo lee una dirección de esta forma en los servicios que entregan las dos en el mismo buzón, como Gmail, Outlook.com, iCloud o Fastmail.
- «Nombre parecido», sin contar los acentos, como Hélène Durand y Helene Durand.
- Cuando el buzón mantiene sus contactos al día con Contactos de Google u Outlook: «Contactos de Google tiene una segunda ficha con esta dirección de correo» (u Outlook). Una de tus fichas allí lleva la misma dirección que un contacto de Trupeo, y Trupeo la había dejado aparte hasta ahora.
Una ficha que tiene una sugerencia lo dice en una línea: «Puede que este contacto tenga un duplicado.», con un enlace a la lista.
Cada sugerencia tiene dos botones. «Combinar…» abre la combinación, más abajo. «No es la misma persona» descarta la sugerencia para siempre, para todos los miembros del buzón. Tres copias de una misma persona se combinan de dos en dos.
Cualquier miembro puede combinar y responder a una sugerencia: es ordenar la agenda compartida, no un ajuste del buzón. Un miembro que solo ve algunos ámbitos solo recibe sugerencias sobre contactos que ya puede ver en la lista.
Combinar dos contactos
«Combinar…» también está en el menú «Más acciones» de una ficha, y en la lista: marca dos contactos y luego «Combinar». Elige el contacto que se queda y mira «Qué conservar» antes de que se escriba nada:
- Donde los dos contactos no coinciden (nombre, organización, cargo, cumpleaños, el valor de un campo, un dato, la dirección de correo principal), eliges el valor que se conserva. Cada valor dice en qué contacto está.
- Para la nota, «Conservar ambos» es la opción por defecto cuando los dos contactos tienen una: se conservan las dos notas, una detrás de otra.
- «Igual en los dos» muestra, plegado, lo que los dos contactos ya tienen en común, y «Conservado de un contacto» lo que solo tiene uno de ellos. Ahí no hay nada que elegir.
- Las direcciones de correo, los teléfonos, las direcciones postales, las webs y los grupos de contactos se conservan todos. Un número escrito dos veces de dos formas se conserva una sola vez.
«No se puede deshacer.»: el otro contacto se elimina. Cuando los dos se mantenían al día con Contactos de Google u Outlook, la combinación avisa de que la otra ficha también se elimina allí: Contactos de Google la guarda 30 días en su papelera, Outlook en Elementos eliminados.
Si alguien cambia uno de los dos contactos mientras la combinación está abierta, Trupeo no combina valores que ya no son los correctos. Vuelve a mostrar la combinación actualizada y revisas tus elecciones antes de confirmar.
Contactos retirados
«Retirar contacto», en el menú «Más acciones» de una ficha, saca el contacto de la agenda compartida. No desaparece enseguida: «Contactos retirados», en la columna de la lista de contactos, lo guarda 30 días, con la fecha en que se retiró y los días que quedan.
«Restaurar» lo devuelve a la agenda, sin los grupos de contactos en los que estaba. Si el buzón mantiene sus contactos al día con Contactos de Google u Outlook y el contacto se eliminó allí, se vuelve a añadir allí como una ficha nueva.
Pasados 30 días, se borra todo lo que tiene el contacto: nombre, nota, organización, teléfonos, direcciones postales, webs, campos, datos y grupos. Solo quedan sus direcciones de correo, para que su próximo correo no lo vuelva a meter en la agenda por sí solo. Entonces sale de «Contactos retirados» y ya no se puede restaurar. Aun así, puedes volver a añadirlo desde una de sus conversaciones, con «Añadir a Contactos»: vuelve solo con sus direcciones de correo.
Importar contactos
«Importar contactos…» trae un archivo: un CSV, o un vCard (.vcf) de Contactos de Google, de Outlook o de un móvil. Hasta 5 MB y 5000 contactos; divide un archivo más grande en varios. Cualquier miembro del buzón puede importar.
- El archivo. Elígelo y luego «Continuar».
- Las columnas (solo CSV). Una exportación de Contactos de Google o de Outlook se reconoce y sus columnas ya están asociadas. Para cualquier otro archivo, indica qué contiene cada columna: un valor del contacto, un campo del buzón, un dato con el nombre de la columna, los grupos de contactos, o «Ignorar». Una importación nunca crea un campo del buzón.
- «Antes de importar». Todavía no se escribe nada. Trupeo cuenta los contactos nuevos, los contactos que reciben valores nuevos, las filas sin una dirección de correo válida (se dejan fuera: un contacto necesita una) y muestra los valores que no ha podido colocar. Un valor que no encaja con el tipo de su campo se conserva como un dato del contacto. Cuando el buzón mantiene sus contactos al día con Contactos de Google u Outlook, lo dice: «Estos contactos también se añadirán a Contactos de Google.» (u Outlook).
- «Importar». La lista muestra por dónde va, por ejemplo «Importando tu archivo: 1200 de 3000 contactos.»
Dos reglas evitan que un archivo antiguo deshaga el trabajo de la agenda. Un valor importado nunca sustituye un valor que un contacto ya tiene: solo rellena lo que está vacío y completa las listas. Y una fila que corresponde a un contacto retirado se deja fuera, salvo si marcas «Restaurar los contactos retirados que coinciden».
Exportar contactos
«Exportar contactos» guarda en un archivo los contactos de la lista que tienes en pantalla («Todos los contactos», «Contactos», «Otros contactos» o un grupo). Para exportar solo algunos, márcalos en la lista y luego «Exportar». Elige el formato:
- «vCard (.vcf)», para Contactos de Google, Outlook o un móvil;
- «CSV (.csv)», para una hoja de cálculo, con una columna por cada campo del buzón y por cada dato.
El archivo contiene lo que muestran las fichas de contacto, y ninguna de tus conversaciones. Volver a importarlo en el mismo buzón no cambia nada: cada contacto lleva su identificador de Trupeo, una columna propia en el CSV, que permite encontrarlo de nuevo. Conserva esa columna si editas el archivo en una hoja de cálculo.
Solo un propietario del buzón puede exportar sus contactos: es la única acción que saca toda la agenda compartida de Trupeo en un solo archivo. Los miembros no ven la entrada.
Con un asistente
Si usas Trupeo desde Claude o ChatGPT, el asistente puede mostrar los duplicados, enseñarte una combinación antes de hacerla, combinar con los valores que hayas elegido, responder que dos contactos no son la misma persona y restaurar un contacto retirado. Te pregunta antes de cada combinación. La importación y la exportación de archivos se siguen haciendo en Trupeo.