Certains mails reviennent chaque semaine : un devis, une confirmation d’envoi, la réponse à une question que tout le monde pose. Un modèle garde ce texte dans Trupeo, pour que personne ne le retape ni ne le copie depuis un ancien mail. Il ne reste à remplir que les quelques valeurs qui changent, une référence ou une date.
Insérer un modèle
Quand vous répondez, transférez ou écrivez un nouveau mail, le bouton « Modèle » est dans le rédacteur, à côté du bouton qui joint un fichier. Il ouvre la liste des modèles, avec un champ de recherche en haut. Choisissez-en un avec les flèches et Entrée, ou d’un clic.
Le texte s’insère là où se trouve votre curseur, et ce que vous aviez déjà écrit reste. Sans curseur, il va à la fin de votre texte, au-dessus de votre signature. Dans un nouveau mail dont l’objet est encore vide, l’objet du modèle le remplit.
Une fois inséré, le texte appartient à votre mail : vous le modifiez comme n’importe quel texte, et modifier ou supprimer le modèle ensuite ne touche pas les mails déjà écrits ou envoyés. Une note pour l’équipe n’a pas de bouton « Modèle ».
Les champs à remplir
Un modèle peut contenir des champs à remplir, comme Référence ou Port de chargement. Quand vous choisissez un tel modèle, un petit formulaire vous les demande d’abord, avec un aperçu du texte qui se remplit à mesure que vous tapez. Puis « Insérer ».
Vous pouvez laisser un champ vide. Il entre alors dans le mail sous la forme de son nom entre doubles crochets, par exemple [[Référence]], et le mail ne peut pas partir tant que vous ne l’avez pas remplacé ou effacé : Trupeo répond « À remplir : Référence ». Aucun mail ne part avec un champ encore vide.
Les champs remplis pour vous
Certains champs, Trupeo les remplit lui-même à partir de ce qu’il connaît déjà : le nom, la structure et le poste du contact, l’objet de la conversation, votre nom et le nom d’expéditeur de la boîte mail. Dans l’éditeur de modèle, « Ajouter un champ » les propose sous « Remplis pour vous », au-dessus de « Autre champ… », qui ajoute un champ que vous nommez vous-même. Leur pastille porte un éclair au lieu des crochets.
Quand vous insérez le modèle, le formulaire montre ces champs déjà remplis, et vous pouvez encore les changer. Le contact est celui à qui part le mail : dans une réponse, l’adresse à laquelle vous répondez ; dans un transfert, son destinataire ; dans un nouveau mail, le premier destinataire déjà saisi. Trupeo ne remplit les champs du contact qu’à partir d’un contact que vous voyez dans le carnet d’adresses, et n’invente jamais un nom à partir d’une adresse mail.
Sans destinataire, avec plusieurs destinataires principaux, un groupe de contacts ou un contact que vous ne voyez pas, les champs du contact restent vides et le formulaire indique « Inconnu : à saisir ».
Le « Prénom du contact » est rempli quand la fiche du contact a un prénom, saisi dans Trupeo ou venu de Google ou d’Outlook. Il n’est jamais deviné à partir d’un nom complet, qui se trompe trop souvent : quand la fiche n’a qu’un nom, son premier mot vous est proposé sous le champ vide, et il suffit de le toucher pour l’utiliser.
Trois sortes de modèles
La liste les range en trois groupes, toujours dans cet ordre :
- « Cette boîte mail » : partagés. Tous les membres de la boîte mail les voient et s’en servent, et chacun peut en ajouter, en modifier ou en supprimer. Chacun indique qui l’a modifié en dernier, par exemple Modifié par Marie, il y a 3 jours.
- « Pour moi ici » : rien qu’à vous, et proposés seulement dans cette boîte mail.
- « Pour moi partout » : rien qu’à vous, proposés dans chaque boîte mail dont vous êtes membre.
Personne d’autre ne voit vos modèles à vous, pas même les propriétaires de la boîte mail.
Enregistrer un mail comme modèle
En bas de la liste, « Enregistrer comme modèle » ouvre l’éditeur de modèle avec le texte du mail que vous écrivez, et son objet pour un nouveau mail. L’historique cité et votre signature ne sont pas repris. Donnez-lui un nom, puis choisissez sous « Qui peut s’en servir » : « Pour moi ici » est coché d’abord, pour que rien n’arrive à l’équipe sans que vous choisissiez « Cette boîte mail ».
Où les gérer
« Gérer les modèles », sous « Enregistrer comme modèle », ouvre la page du groupe que vous regardez :
- les modèles de la boîte mail : dans les réglages de la boîte mail, page « Modèles » ;
- les vôtres dans cette boîte mail : dans les réglages de la boîte mail, « Vos réglages ici », section « Mes modèles dans cette boîte mail » ;
- les vôtres partout : dans « Votre compte », page « Mes modèles ».
Là, « Nouveau modèle » ouvre l’éditeur : un nom, un objet facultatif et le texte. « Ajouter un champ », dans sa barre d’outils, ajoute un champ à remplir, qui s’affiche comme une pastille portant son nom. Un modèle n’accepte pas d’image. Supprimer un modèle demande toujours de confirmer.
Quand deux personnes modifient le même modèle partagé en même temps, c’est le dernier enregistrement qui l’emporte. Tant qu’une boîte mail est en pause, ses modèles s’insèrent toujours, mais ne se modifient plus jusqu’à sa réouverture.
Les modèles n’existent que dans Trupeo
Les modèles ne sont pas écrits dans Gmail, Outlook ou votre service mail, et Trupeo ne lit pas les leurs. Un mail écrit dans l’application de Gmail ou d’Outlook n’a pas accès à vos modèles Trupeo : pour vous en servir, écrivez depuis Trupeo. Voir aussi Répondre, transférer, écrire.