Certe email tornano ogni settimana: un preventivo, una conferma di spedizione, la risposta a una domanda che fanno tutti. Un modello conserva quel testo in Trupeo, così nessuno lo riscrive né lo copia da una vecchia email. Restano da compilare solo i pochi valori che cambiano, un riferimento o una data.
Inserire un modello
Quando rispondi, inoltri o scrivi una nuova email, il pulsante «Modello» è nella finestra di scrittura, accanto al pulsante che allega un file. Apre l’elenco dei modelli, con un campo di ricerca in alto. Scegline uno con le frecce e Invio, oppure con un clic.
Il testo viene inserito dove si trova il cursore, e ciò che avevi già scritto resta. Senza cursore, va alla fine del tuo testo, sopra la firma. In una nuova email con l’oggetto ancora vuoto, l’oggetto del modello lo riempie.
Una volta inserito, il testo appartiene alla tua email: puoi modificarlo come qualsiasi altro testo, e modificare o eliminare il modello in seguito non tocca le email già scritte o inviate. Una nota per il team non ha il pulsante «Modello».
I campi da compilare
Un modello può contenere campi da compilare, come Riferimento o Porto di carico. Quando scegli un modello così, prima un breve modulo te li chiede uno per uno, con un’anteprima del testo che si compila man mano che scrivi. Poi «Inserisci».
Puoi lasciare un campo vuoto. In quel caso entra nell’email con il suo nome tra
doppie parentesi quadre, per esempio [[Riferimento]], e l’email non può
essere inviata finché non ci scrivi sopra o non lo cancelli: Trupeo risponde
«Da compilare: Riferimento». Nessuna email parte mai con un campo ancora vuoto.
I campi compilati per te
Alcuni campi li compila Trupeo da solo, con ciò che sa già: il nome, l’organizzazione e il ruolo del contatto, l’oggetto della conversazione, il tuo nome e il nome del mittente della casella. Nell’editor del modello, «Aggiungi un campo» li elenca sotto «Compilati per te», sopra «Altro campo…», che aggiunge un campo a cui dai tu il nome. Il loro bollino porta un fulmine al posto delle parentesi.
Quando inserisci il modello, il modulo mostra questi campi già compilati, e puoi comunque modificarli. Il contatto è quello a cui va l’email: in una risposta, l’indirizzo a cui rispondi; in un inoltro, il suo destinatario; in una nuova email, il primo destinatario già inserito. Trupeo compila i campi del contatto solo con un contatto che puoi vedere nella rubrica, e non ricava mai un nome da un indirizzo email.
Senza destinatario, con più destinatari principali, con un gruppo di contatti o con un contatto che non puoi vedere, i campi del contatto restano vuoti e il modulo dice «Non noto: scrivilo tu».
Il «Nome proprio del contatto» viene compilato quando la scheda del contatto ha un nome proprio, scritto in Trupeo o arrivato da Google o Outlook. Non viene mai dedotto da un nome completo, che è sbagliato troppo spesso: quando la scheda ha solo un nome, la sua prima parola viene proposta sotto il campo vuoto, e basta un tocco per usarla.
Tre tipi di modelli
L’elenco li mostra in tre gruppi, sempre in quest’ordine:
- «Questa casella»: condivisi. Ogni membro della casella li vede e li usa, e qualsiasi membro può aggiungerne, modificarne o eliminarne uno. Ognuno mostra chi l’ha modificato per ultimo, per esempio Modificato da Marie, 3 giorni fa.
- «Per me qui»: solo tuoi, e proposti solo in questa casella.
- «Per me ovunque»: solo tuoi, proposti in ogni casella di cui sei membro.
Nessun altro può vedere i tuoi modelli personali, nemmeno i proprietari della casella.
Salvare un’email come modello
In fondo all’elenco, «Salva come modello» apre l’editor del modello con il testo dell’email che stai scrivendo, e il suo oggetto se è una nuova email. La cronologia citata e la tua firma non vengono copiate. Dagli un nome, poi scegli sotto «Chi può usarlo»: all’inizio è selezionato «Per me qui», così nulla arriva al team a meno che tu non scelga «Questa casella».
Dove gestirli
«Gestisci i modelli», sotto «Salva come modello», apre la pagina del gruppo che stai guardando:
- i modelli della casella: nelle impostazioni della casella, pagina «Modelli»;
- i tuoi in questa casella: nelle impostazioni della casella, «Le tue impostazioni qui», sezione «I miei modelli in questa casella»;
- i tuoi ovunque: in «Il tuo account», pagina «I miei modelli».
Lì, «Nuovo modello» apre l’editor: un nome, un oggetto facoltativo e il testo. «Aggiungi un campo» nella sua barra degli strumenti aggiunge un campo da compilare, che appare come un bollino con il suo nome. Le immagini non sono accettate in un modello. Eliminare un modello chiede sempre una conferma.
Quando due persone modificano lo stesso modello condiviso nello stesso momento, vince l’ultima che salva. Mentre una casella è in pausa, i suoi modelli si possono ancora inserire, ma non si possono modificare finché non è di nuovo aperta.
I modelli esistono solo in Trupeo
I modelli non vengono scritti in Gmail, Outlook o nel tuo servizio email, e Trupeo non legge i loro. Un’email scritta nell’app di Gmail o di Outlook non ha accesso ai tuoi modelli Trupeo. Per scrivere con i modelli, scrivi da Trupeo. Vedi anche Rispondere, inoltrare, scrivere.