Manche E-Mails kommen jede Woche wieder: ein Angebot, eine Versandbestätigung, die Antwort auf eine Frage, die alle stellen. Eine Vorlage bewahrt diesen Text in Trupeo auf, damit niemand ihn neu tippt oder aus einer alten E-Mail kopiert. Auszufüllen sind nur die wenigen Werte, die sich ändern, etwa eine Referenz oder ein Datum.
Eine Vorlage einfügen
Wenn Sie antworten, weiterleiten oder eine neue E-Mail schreiben, steht die Schaltfläche „Vorlage“ im Schreibbereich, neben der Schaltfläche, mit der Sie eine Datei anhängen. Die Schaltfläche öffnet die Liste der Vorlagen, mit einem Suchfeld darüber. Wählen Sie eine mit den Pfeiltasten und der Eingabetaste aus oder klicken Sie sie an.
Der Text wird dort eingefügt, wo Ihr Cursor steht, und was Sie schon geschrieben hatten, bleibt. Ohne Cursor kommt er ans Ende Ihres Textes, über Ihre Signatur. In einer neuen E-Mail, deren Betreff noch leer ist, wird der Betreff der Vorlage übernommen.
Einmal eingefügt, gehört der Text zu Ihrer E-Mail: Sie können ihn wie jeden anderen Text ändern, und wenn Sie die Vorlage später ändern oder löschen, bleiben schon geschriebene oder gesendete E-Mails unberührt. Eine Notiz fürs Team hat keine Schaltfläche „Vorlage“.
Auszufüllende Felder
Eine Vorlage kann auszufüllende Felder enthalten, etwa Referenz oder Verladehafen. Wenn Sie eine solche Vorlage wählen, fragt ein kurzes Formular zuerst nach jedem Feld, mit einer Vorschau des Textes, die sich beim Tippen füllt. Dann klicken Sie auf „Einfügen“.
Sie dürfen ein Feld leer lassen. In der E-Mail steht dann sein Name in
doppelten eckigen Klammern, zum Beispiel [[Referenz]], und die E-Mail kann
erst gesendet werden, wenn Sie ihn überschreiben oder löschen: Trupeo meldet
„Auszufüllen: Referenz“. So geht nie eine E-Mail mit einem noch leeren Feld
hinaus.
Felder, die für Sie ausgefüllt werden
Manche Felder füllt Trupeo selbst aus, mit dem, was es bereits weiß: Name, Organisation und Position des Kontakts, der Betreff der Konversation, Ihr Name und der Absendername des Postfachs. Im Vorlageneditor listet „Feld hinzufügen“ diese Felder unter „Automatisch ausgefüllt“ auf, über „Anderes Feld…“, womit Sie ein Feld hinzufügen, das Sie selbst benennen. Das Etikett dieser Felder trägt einen Blitz statt Klammern.
Wenn Sie die Vorlage einfügen, zeigt das Formular diese Felder schon ausgefüllt, und Sie können sie trotzdem noch ändern. Der Kontakt ist der, an den die E-Mail geht: bei einer Antwort die Adresse, der Sie antworten; bei einer Weiterleitung deren Empfänger; bei einer neuen E-Mail der erste schon eingetragene Empfänger. Trupeo füllt die Felder des Kontakts nur mit einem Kontakt aus, den Sie im Adressbuch sehen können, und erfindet nie aus einer E-Mail-Adresse einen Namen.
Ohne Empfänger, bei mehreren Hauptempfängern, einer Kontaktgruppe oder einem Kontakt, den Sie nicht sehen können, bleiben die Felder des Kontakts leer, und das Formular zeigt „Unbekannt: bitte eingeben“.
Der „Vorname des Kontakts“ wird ausgefüllt, wenn die Kontaktkarte einen Vornamen hat, in Trupeo eingetragen oder aus Google oder Outlook übernommen. Aus dem vollständigen Namen wird er nie abgeleitet, das ist zu oft falsch: Hat die Karte nur einen Namen, wird dessen erstes Wort unter dem leeren Feld angeboten, und ein Tippen genügt, um es zu übernehmen.
Drei Arten von Vorlagen
Die Liste zeigt sie in drei Gruppen, immer in dieser Reihenfolge:
- „Dieses Postfach“: gemeinsam. Jedes Mitglied des Postfachs sieht und verwendet diese Vorlagen, und jedes Mitglied kann eine hinzufügen, ändern oder löschen. Bei jeder steht, wer sie zuletzt geändert hat, zum Beispiel Bearbeitet von Marie, vor 3 Tagen.
- „Für mich hier“: nur für Sie, und nur in diesem Postfach angeboten.
- „Für mich überall“: nur für Sie, in jedem Postfach angeboten, in dem Sie Mitglied sind.
Niemand sonst kann Ihre eigenen Vorlagen sehen, auch nicht die Inhaber des Postfachs.
Eine E-Mail als Vorlage speichern
Ganz unten in der Liste öffnet „Als Vorlage speichern“ den Vorlageneditor mit dem Text der E-Mail, die Sie gerade schreiben, und bei einer neuen E-Mail mit ihrem Betreff. Der zitierte Verlauf und Ihre Signatur werden nicht übernommen. Geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen Sie dann unter „Wer sie verwenden kann“: Zunächst ist „Für mich hier“ angekreuzt, also kommt nichts beim Team an, solange Sie nicht „Dieses Postfach“ wählen.
Wo Sie sie verwalten
„Vorlagen verwalten“, unter „Als Vorlage speichern“, öffnet die Seite der Gruppe, die Sie gerade ansehen:
- die Vorlagen des Postfachs: in den Einstellungen des Postfachs, Seite „Vorlagen“;
- Ihre Vorlagen in diesem Postfach: in den Einstellungen des Postfachs, „Ihre Einstellungen hier“, Abschnitt „Meine Vorlagen in diesem Postfach“;
- Ihre Vorlagen überall: unter „Ihr Konto“, Seite „Meine Vorlagen“.
Dort öffnet „Neue Vorlage“ den Editor: ein Name, ein optionaler Betreff und der Text. „Feld hinzufügen“ in seiner Werkzeugleiste fügt ein auszufüllendes Feld hinzu, das als Etikett mit seinem Namen erscheint. Bilder sind in einer Vorlage nicht möglich. Bevor eine Vorlage gelöscht wird, fragt Trupeo immer nach einer Bestätigung.
Wenn zwei Personen dieselbe gemeinsame Vorlage gleichzeitig ändern, gilt die Fassung, die zuletzt gespeichert wird. Solange ein Postfach pausiert ist, lassen sich seine Vorlagen weiter einfügen, aber erst wieder ändern, wenn es wieder offen ist.
Vorlagen gibt es nur in Trupeo
Vorlagen werden nicht in Gmail, Outlook oder bei Ihrem E-Mail-Anbieter gespeichert, und Trupeo liest deren Vorlagen nicht. Eine E-Mail, die in der eigenen App von Gmail oder Outlook geschrieben wird, hat keinen Zugriff auf Ihre Vorlagen in Trupeo. Um Ihre Vorlagen zu verwenden, schreiben Sie aus Trupeo. Siehe auch Antworten, weiterleiten, schreiben.