Algunos correos vuelven cada semana: un presupuesto, una confirmación de envío, la respuesta a una pregunta que todo el mundo hace. Una plantilla guarda ese texto en Trupeo, para que nadie lo vuelva a escribir ni lo copie de un correo antiguo. Solo quedan por rellenar los pocos valores que cambian, una referencia o una fecha.
Insertar una plantilla
Cuando respondes, reenvías o escribes un correo nuevo, el botón «Plantilla» está en la ventana de redacción, junto al botón que adjunta un archivo. Abre la lista de plantillas, con un campo de búsqueda arriba. Elige una con las flechas y Intro, o con un clic.
El texto se inserta donde está tu cursor, y lo que ya habías escrito se queda. Sin cursor, va al final de tu texto, encima de tu firma. En un correo nuevo con el asunto todavía vacío, la plantilla pone el suyo.
Una vez insertado, el texto forma parte de tu correo: puedes cambiarlo como cualquier otro texto, y cambiar o eliminar la plantilla más adelante no afecta a los correos ya escritos o enviados. Una nota para el equipo no tiene botón «Plantilla».
Los campos por rellenar
Una plantilla puede contener campos por rellenar, como Referencia o Puerto de carga. Cuando eliges una plantilla así, un pequeño formulario te los pide primero, con una vista previa del texto que se va rellenando a medida que escribes. Luego, «Insertar».
Puedes dejar un campo vacío. Entonces aparece en el correo con su nombre entre
dobles corchetes, por ejemplo [[Referencia]], y el correo no se puede enviar
hasta que escribas encima o lo borres: Trupeo responde «Por rellenar:
Referencia». Ningún correo sale nunca con un campo vacío.
Los campos que se rellenan solos
Trupeo rellena algunos campos por su cuenta, con lo que ya sabe: el nombre, la organización y el cargo del contacto, el asunto de la conversación, tu nombre y el nombre del remitente del buzón. En el editor de plantillas, «Añadir un campo» los muestra bajo «Se rellenan solos», encima de «Otro campo…», que añade un campo con el nombre que tú le des. Su pastilla lleva un rayo en lugar de corchetes.
Cuando insertas la plantilla, el formulario muestra estos campos ya rellenados, y puedes cambiarlos igualmente. El contacto es a quien va dirigido el correo: en una respuesta, la dirección a la que respondes; en un reenvío, su destinatario; en un correo nuevo, el primer destinatario ya escrito. Trupeo solo rellena los campos del contacto a partir de un contacto que puedes ver en la agenda, y nunca se inventa un nombre a partir de una dirección de correo.
Sin destinatario, con varios destinatarios principales, con un grupo de contactos o con un contacto que no puedes ver, los campos del contacto quedan vacíos y el formulario indica «Desconocido: escríbelo».
El «Nombre de pila del contacto» se rellena cuando la ficha del contacto tiene un nombre de pila, escrito en Trupeo o traído de Google u Outlook. Nunca se adivina a partir de un nombre completo, que falla demasiado a menudo: cuando la ficha solo tiene un nombre, su primera palabra aparece como sugerencia debajo del campo vacío, y basta un toque para usarla.
Tres tipos de plantillas
La lista las muestra en tres grupos, siempre en este orden:
- «Este buzón»: compartidas. Todos los miembros del buzón las ven y las usan, y cualquier miembro puede añadir, cambiar o eliminar una. Cada una indica quién la cambió por última vez, por ejemplo Editada por Marie, hace 3 días.
- «Mías aquí»: solo tuyas, y solo aparecen en este buzón.
- «Mías en todas partes»: solo tuyas, y aparecen en todos los buzones de los que eres miembro.
Nadie más puede ver tus propias plantillas, ni siquiera los propietarios del buzón.
Guardar un correo como plantilla
Al final de la lista, «Guardar como plantilla» abre el editor de plantillas con el texto del correo que estás escribiendo, y su asunto si es un correo nuevo. El historial citado y tu firma no se copian. Ponle un nombre y luego elige en «Quién puede usarla»: «Mías aquí» viene marcada de entrada, así que nada llega al equipo a menos que elijas «Este buzón».
Dónde gestionarlas
«Gestionar plantillas», debajo de «Guardar como plantilla», abre la página del grupo que estás mirando:
- las plantillas del buzón: en los ajustes del buzón, página «Plantillas»;
- las tuyas en este buzón: en los ajustes del buzón, «Tus ajustes aquí», sección «Mis plantillas en este buzón»;
- las tuyas en todas partes: en «Tu cuenta», página «Mis plantillas».
Allí, «Nueva plantilla» abre el editor: un nombre, un asunto opcional y el texto. «Añadir un campo», en su barra de herramientas, añade un campo por rellenar, que aparece como una pastilla con su nombre. Una plantilla no admite imágenes. Eliminar una plantilla siempre pide confirmación.
Cuando dos personas cambian la misma plantilla compartida a la vez, gana quien guarda en último lugar. Mientras un buzón está en pausa, sus plantillas se pueden seguir insertando, pero no se pueden cambiar hasta que vuelva a abrirse.
Las plantillas solo existen en Trupeo
Las plantillas no se guardan en Gmail, Outlook ni en tu servicio de correo, y Trupeo no lee las suyas. Un correo escrito en la propia aplicación de Gmail o de Outlook no tiene acceso a tus plantillas de Trupeo. Para escribir con ellas, escribe desde Trupeo. Consulta también Responder, reenviar, escribir.