Sortera konversationer med etiketter

En etikett säger vad en konversation handlar om: Fakturor, Offerter, Föräldrar. En konversation kan ha flera, och alla medlemmar i e-postlådan ser dem.

Vad en etikett är, beroende på e-postlådan

I Trupeo fungerar etiketter likadant i alla e-postlådor. Vad som ligger bakom dem beror på var e-postlådan finns:

• Gmail: det är dina Gmail-etiketter. En etikett som du sätter i Trupeo sätts också i Gmail, på varje mejl i konversationen, och tvärtom.
• Outlook och Microsoft 365: det är dina Outlook-kategorier. Se Outlook-kategorier som etiketter. Ett undantag: en Microsoft 365-låda som du når genom ditt eget konto (en delad e-postlåda, eller en som har delegerats till dig). Dess Outlook-kategorier når inte Trupeo, så dess etiketter finns bara i Trupeo, där hela teamet ser dem, och ingenting skrivs till e-postlådan i Outlook. Se Delad e-postlåda eller alias i Microsoft 365.
• IMAP: sådana servrar har varken etiketter eller kategorier, så Trupeo sköter etiketterna själv. Trupeo skriver dem också på dina mejl som taggar som Thunderbird kan visa: se Se dina Trupeo-etiketter i Thunderbird.

En etikett flyttar aldrig ett mejl. För att lägga mejl i en mapp, i IMAP och Outlook, se Lägg mejl i mappar.

Var du ser dem

• I kolumnen till vänster. Under vyerna visar avsnittet ”Etiketter” antalet etiketter i e-postlådan inom parentes. I en IMAP- eller Outlook-låda heter avsnittet ”Mappar”: dina mappar kommer först, sedan dina etiketter, och antalet räknar dem tillsammans. Det är ihopfällt från början: klicka på rubriken för att fälla ut det, så minns Trupeo ditt val. Utfällt visar det varje etikett med sin lilla färgruta och, när det är många, de första sju följda av ”Visa alla (14)”. En etikett med ett / i namnet ligger indragen under en annan (Fakturor/2026 under Fakturor), utom i Outlook, där kategorier inte läggs under varandra. Klicka på en etikett för att lista de mejl som ligger under exakt den etiketten (inte under dess underetiketter). Finns det inga visar Trupeo ”Inget mejl med den här etiketten.” På en telefon ligger avsnittet under ”Mer”.
• I listan. En rad visar en etikett, med sitt namn, och +1 (eller fler) när mejlet har andra. I Gmail ritas etiketten som Gmail ritar den, på sin färg, på andra ställen med sin färgruta.
• I det öppnade mejlet. Under ämnet, i slutet av raden som säger vem som tar hand om det, står varje etikett det har. På en telefon har de en egen rad, strax under.

Sätt en etikett på ett mejl, eller ta bort den

Öppna mejlet. I slutet av raden under ämnet klickar du på ”Etikett” (eller på dess etiketter när det redan har några). På en telefon finns samma val på raden strax under, och i menyn ”⋯” under ”Etiketter…”. En lista öppnas:

• kryssa i en etikett för att sätta den, kryssa ur den för att ta bort den
• skriv i ”Hitta eller skapa en etikett” för att smalna av listan
• om ingen etikett har namnet du skrev erbjuder listan att skapa den med just det namnet, och etiketten sätts på konversationen direkt. Ett snedstreck skapar en nästlad etikett: Fakturor/2026 ligger under Fakturor, och om det inte finns någon etikett Fakturor än skapas den också, liksom varje nivå som saknas i Fakturor/2026/Mars (i Outlook är snedstrecket helt enkelt en del av namnet)
• för att välja var den hamnar utan att skriva något snedstreck väljer du en etikett i ”Lägg under” innan du skapar den. En etiketts ”⋯”-meny i kolumnen erbjuder också ”Skapa en underetikett” (inte i Outlook).

Varje medlem kan sätta en etikett och ta bort den. Att skapa en är också varje medlems rätt, om inte ägaren har förbehållit det ägarna (se nedan). Valet erbjuds inte i Papperskorgen.

En etikett som läggs till eller tas bort i Gmail eller i Outlook syns i Trupeo när e-postlådans mejl har kommit in.

Sätt etiketter på flera mejl på en gång

Kryssa i mejl i listan: urvalets fält har en knapp ”Etikett” (på en telefon i dess ”⋯”-meny). Den öppnar listan med etiketter, med ”Sök etiketter” för att smalna av den. En etiketts ruta är ikryssad när alla valda mejl har den, och halvikryssad när bara några har den: kryssa i den för att sätta den på alla, kryssa ur den för att ta bort den från alla. När du har valt alla mejl i en vy, även de som inte visas, erbjuder varje etikett ”Lägg till” och ”Ta bort” i stället. Trupeo bekräftar sedan, till exempel att Fakturor har lagts till på 12 konversationer, med ”Ångra”.

Om en konversation inte kunde ändras säger meddelandet hur många och varför, till exempel för att den inte har nått Gmail eller Outlook än: försök igen om en stund.

Ändra en etiketts färg eller namn

I ett mejls lista med etiketter öppnar en knapp bredvid varje etikett dess inställningar. I kolumnen erbjuder varje etiketts ”…”-meny också ”Ändra färg”, ”Byt namn” och ”Ta bort”, så långt e-postlådan tillåter. Varje medlem kan använda dem, om inte ägaren har förbehållit dem ägarna.

• Färg. Välj en färg och tryck på ”Använd”. I Gmail erbjuder Trupeo de 24 färger som Gmail erbjuder för en etikett, och etiketten får exakt samma färg i Gmail. En egen färg som är vald i Gmail visas som den är och blir kvar tills du väljer en annan. I Outlook erbjuder Trupeo de 25 färgerna för Outlooks kategorier, med deras namn, och ”Ingen färg”. Kategorin får samma färg i Outlook. I IMAP erbjuder Trupeo åtta färger: ”Grön”, ”Bärnsten”, ”Orange”, ”Rosa”, ”Blågrön”, ”Blå”, ”Grå” och ”Brun”. Färgen blir då kvar i Trupeo: din e-postapp visar den inte.
• Namn. Skriv det nya namnet och tryck på ”Byt namn”. I Gmail och i IMAP lägger ett / den under en annan etikett, och etiketterna under den följer med: i Gmail byter de namn i Gmail också. I Outlook kan varje medlem byta namn på en kategori, och de mejl som Trupeo inte har hämtat behåller det gamla namnet.

Ta bort en etikett

Varje medlem i e-postlådan kan det, om inte ägaren har förbehållit det ägarna. Fönstret som knappen bredvid etiketten öppnar erbjuder ”Ta bort den här etiketten”. Trupeo ber om bekräftelse först och säger vad som kommer att hända:

• Gmail tar bort etiketten från varje mejl den sitter på.
• Outlook tar bort kategorin från sin lista, och Trupeo tar bort den från varje mejl som det vet har den.
• IMAP: etiketten tas bort från varje konversation i Trupeo. Mejlen ligger kvar där de ligger.

Det går inte att ångra. En etikett som fortfarande har underetiketter kan inte tas bort: ta först bort dem.

När bara ägaren ändrar etiketterna

Som förval skapar, byter namn på, färgsätter och tar varje medlem bort etiketter. Ägaren kan förbehålla det ägarna, så att de etiketter som alla sorterar med förblir som de bestämdes: i e-postlådans inställningar, på sidan ”Medlemmar”, under ”Medlemmarnas behörigheter”, stänger du av ”Skapa, byta namn på och radera etiketter”. Det gäller alla medlemmar i e-postlådan på en gång.

Medlemmarna sätter då fortfarande befintliga etiketter på mejl och tar bort dem, ett mejl i taget eller ett helt urval. De erbjuds inte längre ”Skapa”, ”Ändra färg”, ”Byt namn” eller ”Ta bort”. En ägare kan alltid göra allt.

I IMAP finns etiketterna i Trupeo

I en IMAP-låda sparar Trupeo etiketterna och deras färger, så de beror inte på servern.

• Om vi någon gång måste hämta alla e-postlådans mejl på nytt sätter Trupeo tillbaka etiketterna på konversationerna allt eftersom mejlen kommer tillbaka.
• Dataexporten för e-postlådan, som ägaren gör, innehåller dem, med de konversationer som har dem (se Så når och skyddar Trupeo din e-postlåda).

Hitta en etikett med sökningen

I sökningen erbjuder filtret ”Etikett” e-postlådans etiketter, och ”Fler villkor” har ett fält ”Etikett”. För dig som hellre skriver hittar label: följt av etikettens namn de konversationer som har den, oavsett stor eller liten bokstav. För en nästlad etikett skriver du hela sökvägen inom raka citattecken: label:"Fakturor/2026". Se Hitta ett mejl igen.

När en ändring inte går igenom

Trupeo säger varför bredvid knappen, med vanliga ord. De du kan stöta på:

• ”E-postlådan är frånkopplad. Anslut den igen för att ändra dess etiketter.”: se Anslut en pausad e-postlåda igen. I IMAP fortsätter etiketterna att fungera medan e-postlådan är frånkopplad, eftersom de finns i Trupeo.
• ”Gmail är upptaget. Försök igen om en minut.” (eller ”Outlook är upptaget. Försök igen om en minut.”).
• ”En etikett har redan det här namnet.”
• ”Ett kategorinamn får inte innehålla kommatecken eller semikolon.”, i Outlook.