En anteckning för teamet är det du annars hade skrivit på en gul lapp som du klistrat på mejlet: har varit med oss i många år, vi har redan gjort en gest, pratade med honom i telefon, han ringer tillbaka på måndag. Skillnaden är att den sitter kvar på konversationen och hela teamet kan se den.
Vad en anteckning för teamet är
En anteckning sparas i Trupeo och skickas aldrig. Den har ingen mottagare, den går inte till din e-posttjänst, och den som skrev till dig kan inte se den: den lämnar aldrig er delade e-postlåda.
Varje medlem som kan se mejlet kan läsa den. Det är hela poängen: en anteckning ska hittas av den som öppnar mejlet efter dig.
Så lägger du till en
Öppna mejlet. Under det sista mejlet erbjuder fältet ”Anteckning” när du eller en annan medlem tar hand om mejlet. I andra fall, och på en telefon, finns ”Anteckning för teamet” i menyn ”⋯” (”Fler åtgärder”) längst ut i fältet. Skrivrutan öppnas direkt på fliken ”Anteckning för teamet”, med påminnelsen ”Anteckning för teamet: den som skrev till er ser den aldrig”.
Du kan också öppna ett svar och byta till fliken ”Anteckning för teamet”: ”Svar” och ”Anteckning för teamet” är två flikar i samma skrivruta, och var och en behåller sitt innehåll när du byter. Om du stänger skrivrutan med krysset eller Esc sparas anteckningen du har börjat på så länge mejlet är öppet. Den försvinner om du öppnar ett annat mejl eller stänger sidan.
Du kan skriva en anteckning även medan en medlem svarar: det är bara svaret som är låst i så fall, inte anteckningen.
Sedan:
- Skriv. Formateringsfältet har fet stil, kursiv, understruken text, punktlista och numrerad lista.
- Skriv
@för att nämna en medlem. Listan över e-postlådans medlemmar visas och smalnar av medan du skriver namnet eller adressen. Välj med piltangenterna och Enter, eller med ett klick. Den du nämner får aviseringen ”Alex nämnde dig i en anteckning”, på telefonen eller via mejl beroende på sina inställningar (se Ställ in dina aviseringar). - Avsluta med ”Lägg till anteckningen”. Kortkommandot Cmd + Enter (eller Ctrl + Enter) gör detsamma.
En anteckning får vara högst 5 000 tecken. När den väl är tillagd kan den ändras eller tas bort bara inom en viss tid, se längre ner: skriv den som en notering som ska stå kvar.
En anteckning ser inte ut som ett svar
Det är med avsikt, och det syns på tre ställen:
- I skrivrutan. Fliken ”Anteckning för teamet” har grå bakgrund, visar påminnelsen ”Anteckning för teamet: den som skrev till er ser den aldrig”, och dess knapp heter inte ”Skicka” utan ”Lägg till anteckningen”.
- I konversationen. Anteckningen ligger på grå bakgrund, med en linje längs vänstra kanten, och ett litet blad markerar den på den lodräta linjen som binder ihop mejlen. Första raden säger ”Anteckning för teamet”, sedan skribentens foto eller initialer, namn och tidpunkt. Mejlen har däremot ingen bakgrund. När en anteckning nämner dig står ditt namn ut på en tonad bakgrund. Andras omnämnanden är bara i fetstil.
- I listan. Raden för ett mejl med anteckningar visar hur många de är, bredvid ett litet blad, utan att du behöver öppna det.
Ingen anteckning syns någonsin i det som den som skrev till dig får: de får de mejl du skickar, och inget annat.
Svara på en viss anteckning
Tryck på ”Svara på anteckningen” under en anteckning. Anteckningen du skriver stannar i teamet och citerar anteckningen du svarar på, och ett klick på citatet går tillbaka till den. Dess skribent får besked, med samma inställning som för ett omnämnande. Det här skriver en anteckning: inget skickas till den som skrev till dig.
Reagera på en anteckning
Under en anteckning trycker du på det leende ansiktet, sedan på 👍 🙏 ✅ 👀 ❤️ eller 😂, eller på ”+” för alla andra emojis. Du kan lägga flera, och trycka på en igen för att ta bort den. En reaktion säger att du har sett anteckningen, eller tackar någon, utan att lägga till en anteckning: mejlet kommer inte upp igen för någon. Bara anteckningens skribent får besked, bland aviseringarna och på sina enheter, och kan stänga av det i sina inställningar för aviseringar.
Ändra eller ta bort en anteckning
Öppna menyn uppe till höger på din anteckning.
- Ändra finns kvar i 15 minuter efter att du skrev den. Anteckningen står sedan som ”Ändrad”. De som din ändring nämner för första gången får besked.
- Ta bort finns kvar i 2 dygn. ”Anteckningen har tagits bort” tar dess plats i konversationen, och anteckningens ord försvinner ur sökningen och ur aviseringarna. En som redan har skickats via mejl eller till en telefon går inte att kalla tillbaka.
En ägare av e-postlådan kan ta bort vilken anteckning som helst när som helst, till exempel när någon har klistrat in ett lösenord av misstag. Då står det ”Anteckningen har tagits bort av en ägare”.
Därför är det bättre än ett WhatsApp-meddelande
I ett litet team vandrar information dit det går fortast: WhatsApp-gruppen, ett sms, ett ord i förbifarten. Det fungerar ända tills den dag den som visste är på semester.
En anteckning för teamet löser just det: sammanhanget sitter kvar på mejlet. Tre veckor senare läser den som öppnar konversationen personens fråga, svaret som gick ut och anteckningen som förklarar varför. Ingen behöver gräva fram ett samtal ur en annan app, eller komma ihåg vem som satt på informationen.
Det är också det som får en överlämning att fungera: när du lämnar över ett mejl till en medlem ger en anteckning över sammanhanget tillsammans med mejlet. Se Säg vem som tar hand om ett mejl.
Anteckningar är en av tre vanor som avgör om en delad e-postlåda förblir läsbar, tillsammans med att säga vem som tar hand om vad och med etiketter. De tre tillsammans tas upp i Så får ett litet team ordning på en delad e-postlåda.