Det finns ingen adressbok att bygga upp. Trupeo härleder den ur din e-post: alla som skriver till den delade e-postlådan, eller som e-postlådan skriver till, dyker upp där.
På en dator finns ”Kontakter” överst i kolumnen till vänster, strax under ”Aviseringar”. På en telefon kommer den först under ”Mer”, strax under e-postlådan.
Två nivåer, och regeln som skiljer dem åt
Kontakterna delas upp i två listor, och skillnaden handlar inte om deklarerad betydelse:
- Kontakter: de personer du har skrivit till.
- Andra kontakter: de personer som skrev till dig och aldrig fick ett svar.
Det är hela regeln. Att svara någon flyttar dem automatiskt till ”Kontakter”. Den här sorteringen gör jobbet som ingen vill göra för hand: någon du haft med att göra i två år skiljer sig själv från den som skickade ett nyhetsbrev.
Fliken ”Alla” visar båda listorna tillsammans. Tre sorteringar: Senaste, Vanligaste, A-Ö. Fältet ”Sök bland kontakter” filtrerar listan.
Den första ifyllnaden
När en e-postlåda ansluts går Trupeo igenom de äldre mejlen och visar en banderoll som räknar de mejl som analyserats hittills, till exempel ”Import pågår: 1 250 tidigare mejl har lästs.” Kontakter dyker upp allt eftersom, så det finns inget att vänta på.
Kortet
Ett kort innehåller det Trupeo kommit fram till och det du lägger till: namn, organisation, titel, ett eller flera telefonnummer, en anteckning och listan över deras konversationer (ämne, förhandsvisning, datum). När det är många hittar ”Visa alla konversationer” dem i e-postlådan.
Kortet läses som ett visitkort. Varje del (telefonnummer, e-postadresser, postadresser…) har sin egen knapp ”Redigera”, som öppnar just den delen: ”Spara” behåller dina ändringar, ”Avbryt” kastar dem. Det kortet ännu inte innehåller (för- och efternamn, födelsedag, postadress, webbplats) lägger du till med knappen ”Lägg till”, överst på kortet, bredvid ”Nytt mejl”.
Anteckningen är delad. Ring tillbaka efter 17, inga fler påminnelser, går alltid via hans revisor: en medlem ser den när hen öppnar kortet, och även överst i varje konversation med den personen. Samma idé som en anteckning för teamet, men för en person i stället för ett mejl.
En person kan ha flera adresser. ”Lägg till en e-postadress” samlar dem på ett kort, och ”Gör primär” väljer den som visas. En kontakt behåller alltid minst en adress.
”Nytt mejl”, överst på kortet, öppnar ett nytt mejl som redan är adresserat till den personen, på dennes primära adress. ”Skriv”, bredvid varje adress, öppnar ett nytt mejl adresserat till just den.
I en konversation
I ett öppet mejl öppnar namnet på den som skrev det, och varje adress under namnet, en förhandsvisning av kortet: titel och organisation när du fyllt i dem, adressen, hur många konversationer ni haft, kortets anteckning och ”Visa kontakten” för hela kortet. Varje mottagare står skriven under namnet och öppnar på samma sätt. En kontakts adress har en prickad understrykning: ett klick öppnar förhandsvisningen, att dra med musen markerar den för att kopiera den.
Med en mus kommer förhandsvisningen fram när pekaren vilar en stund på namnet, och försvinner när du flyttar bort den; ett klick håller den öppen, Esc stänger den. Med tangentbordet kommer den fram när namnet har fokus, och Retur går in i den. På en telefon öppnar ett tryck på ett namn samma förhandsvisning längst ned på skärmen.
Någon du hade tagit bort ur boken visas där med en knapp ”Lägg till i Kontakter”.
Lägga till någon för hand
”Ny kontakt” är för när du vill ha kortet före första mejlet: en person du mött på en mässa, en leverantör vars kort du fick i handen. E-postadress krävs, namn är valfritt. Om adressen redan finns i boken flyttas det kortet till ”Kontakter”.
Städa
Tre åtgärder på ett kort. Den första är en knapp, de andra två finns i menyn ”Fler åtgärder” (de tre prickarna):
- ”Lägg till i Kontakter” flyttar någon från ”Andra kontakter” utan att vänta på att du skriver till dem.
- ”Ta bort kontakten” tar bort dem ur den delade boken, när du bekräftat. De blir kvar i 30 dagar i ”Borttagna kontakter”, där ”Återställ” lägger tillbaka dem, och du kan också lägga tillbaka dem från vilken som helst av deras konversationer, med ”Lägg till i Kontakter”.
- ”Slå ihop…” förenar två kort som är samma person, vilket händer när någon byter adress. Börja från kortet som ska behållas och sök sedan efter det andra. Före allt skrivs visar Trupeo vad det sammanslagna kortet behåller, och där de två korten skiljer sig åt väljer du värdet som ska behållas. Den här är permanent, till skillnad från att ta bort.
Trupeo föreslår också de kort som ser ut som samma person, i ”Dubbletter att slå ihop”. Förslagen, sammanslagningen, de 30 dagarna för borttagna kontakter och att importera eller exportera boken som en fil finns i Städa adressboken.
Skriva till en kontaktgrupp
En kontaktgrupp samlar personer du skriver till tillsammans: en förenings styrelse, föräldrarna i ett lag, medlemmarna i en klubb. Alla medlemmar i e-postlådan delar den, som resten av adressboken. Om du kommer från Google Kontakter är det som Google kallar en ”etikett” en grupp här; i Outlook är det en kategori som sätts på kontakter.
Skapa en. I ”Kontakter” har avsnittet ”Grupper” i listan en knapp ”Ny grupp”. Ge den ett namn (”Gruppens namn”) och välj sedan ”Skapa grupp”. Två grupper kan inte ha samma namn.
Lägga kontakter i den. Inne i gruppen öppnar ”Lägg till kontakter” sökningen. Från listan kryssar du i flera kontakter och väljer sedan ”Lägg till i en grupp”. Ett kontaktkort visar också sina grupper, med samma åtgärd. Personer som läggs i en grupp går med i dina kontakter, även om du aldrig skrivit till dem. ”Ta bort från gruppen” tar någon ur gruppen utan att radera dem ur boken, och ”Ta bort gruppen” tar bort gruppen: dess kontakter blir kvar i din adressbok.
Skriva till den. I ”Nytt mejl” eller i ett svar skriver du gruppens namn i Till, Kopia eller Hemlig kopia och väljer den bland förslagen. Den visas som en mottagare, med sitt namn och sitt antal kontakter. Dess meny erbjuder ”Visa adresser” för att se varje adress, och ”Flytta till Till”, ”Flytta till Kopia” och ”Flytta till Hemlig kopia” för att flytta den. Du kan också ta bort gruppen från mejlets mottagare.
Varför Hemlig kopia som standard. En grupp som läggs i Till eller Kopia skulle visa allas adress för alla andra, vilket ingen vill lämna ut till tjugo eller trettio främlingar. Trupeo lägger den i Hemlig kopia och säger det: ”Gruppen lades i Hemlig kopia: ingen ser de andras adresser.” Valet förblir ditt, med ”Flytta till Till” eller ”Flytta till Kopia”.
Gränserna. Ett mejl tar högst 500 mottagare med Gmail och Microsoft, 100 med andra e-posttjänster, Till, Kopia och Hemlig kopia sammanräknade. När du närmar dig visas en räknare (”450 av 500 mottagare”); över gränsen nekar Trupeo att skicka. För en större grupp, skriv i flera mejl.
I konversationen behåller historiken ett spår av sändningen: ”skickat till gruppen Styrelsen (12)”, med det antal kontakter gruppen hade just då.
Hålla kontakterna uppdaterade med Google Kontakter eller Outlook
Om e-postlådan är en Gmail- eller Google Workspace-låda håller Trupeo sin adressbok lika med den i Google Kontakter, åt båda hållen, från anslutningen och framåt. För en Outlook- eller Microsoft 365-låda är det den i Outlook. När e-postlådan ansluts ber Google eller Microsoft om den behörighet som krävs: läsa och ändra kontots kontakter. Ägaren hittar inställningen i e-postlådans inställningar, på sidan ”Kontakter”: ”Håll kontakterna uppdaterade med Google Kontakter” (eller med Outlook). Medlemmar ser bara raden ”Uppdaterat med Google Kontakter” (eller med Outlook) under adressbokens rubrik.
En e-postlåda som anslöts tidigare. Om e-postlådan anslöts innan Trupeo bad om kontakterna vid anslutningen ser ägaren en inbjudan överst i adressboken: ”Håll de här kontakterna uppdaterade med Google Kontakter.” (eller med Outlook), med ”Tillåt” och ”Inte nu”. ”Tillåt” leder till Googles eller Microsofts sida för att ge behörigheten och sedan tillbaka till adressboken. Tills ägaren svarar ber nästa anslutning av e-postlådan igen, av ägaren eller av en medlem, också om kontakterna. ”Inte nu” lägger undan inbjudan för gott, och en ny anslutning ber då inte heller om kontakterna; reglaget i inställningarna finns kvar. Medlemmar ser inte inbjudan.
- Vad som förs över: de kontakter du lade till eller behöll med avsikt, inte alla som e-postlådan någonsin skrivit till. En kontakt som lagts till eller ändrats på ena sidan kommer fram på den andra.
- Grupper: en Trupeo-kontaktgrupp blir en etikett i Google Kontakter, eller en kategori på kontakterna i Outlook, och tvärtom.
- Ta bort en kontakt: att ta bort den i Trupeo raderar den också i Google Kontakter eller i Outlook, och tvärtom. Google Kontakter behåller en raderad kontakt i sin papperskorg i 30 dagar, Outlook i Borttaget: du kan få tillbaka den därifrån. Att ta bort en grupp tar bort gruppen på båda sidor, inte de kontakter den samlade.
- Sluta: samma reglage, med en bekräftelse. Trupeo slutar då helt att läsa och skriva kontakterna. Kontakterna blir kvar på båda sidor; de slutar bara hållas lika. Att sluta kommer ihåg: en ny anslutning av e-postlådan slår inte på det igen.
Om ägaren lämnar kontaktrutan okryssad på Googles sida när e-postlådan ansluts tolkar Trupeo det som ett nej: inställningen förblir avstängd, och en ny anslutning av e-postlådan frågar inte igen. Om ägaren slog på den här och Google eller Microsoft sedan inte gav åtkomst till kontakterna säger avsnittet det och erbjuder att försöka igen. Om e-postlådan behöver anslutas igen tar uppdateringarna vid igen så fort den är det. Om e-postlådan inte längre kan göra det säger avsnittet varför och erbjuder bara ”Sluta”.
Tre saker till att veta, alla om Outlook:
- Delade adresser och adresser med delegerad åtkomst täcks inte. En adress som ett annat Microsoft 365-konto öppnar åt dig har inget avsnitt ”Kontakter”: Trupeo kan inte hålla dess kontakter uppdaterade, även om Microsoft visade kontaktbehörigheten när den ansluts.
- Outlook har mindre plats än Trupeo. Det behåller tre e-postadresser utan typ, ett mobilnummer, två jobbnummer och två hemnummer, en hem-, en jobb- och en annan postadress, en webbplats, och en födelsedag bara med året. Ett nummer av en annan typ tar en ledig plats som jobb eller hem, och Outlook lägger det under den typen. Fält och andra uppgifter går också till Outlook, som behåller dem åt Trupeo utan att visa dem. Det som inte ryms blir kvar i Trupeo, utan att raderas, och kortet säger det: ”Outlook behåller bara en del av den här kontakten.” överst, sedan en rad under varje värde det gäller, till exempel ”Sparas i Outlook som jobbnummer.” eller ”Sparas inte i Outlook: det finns inte plats kvar.” Trupeo läser bara huvudmappen för kontakter.
- En kategori kan också vara en mejlkategori. Om mejl bär en grupps kategori tar radering eller namnbyte av gruppen i Trupeo bort den från kontakterna men lämnar den på de mejlen och i Outlooks kategorilista.
Fält och andra uppgifter
En förening vill veta vem som har betalat för året, vem som sitter i styrelsen, vilket licensnummer var och en har. I stället för att skriva det i anteckningen, som ingen kan filtrera på, har kortet två ställen för det.
Fält, för hela e-postlådan. Ägaren definierar dem en gång, och varje kontakt har dem. De finns i e-postlådans inställningar, på sidan ”Kontakter”, i avsnittet ”Kontaktfält”, och ”Nytt fält” skapar ett: ett namn och sedan en typ, som inte kan ändras efteråt. Typerna är ”Text”, ”Tal”, ”Datum”, ”Ett val”, ”Flera val”, ”Länk” och ”Ja / nej”. En e-postlåda rymmer upp till 50 fält, och avsnittet säger hur många som är kvar innan du når dit.
Varje fält har sina knappar: ”Flytta upp” och ”Flytta ned” ändrar dess plats på kortet, ”Byt namn” ändrar dess namn, ”Ändra valen” lägger till eller tar bort val (fönstret säger hur många kontakter som har ett val innan det tas bort) och ”Ta bort” tar bort det. Att ta bort ett fält innebär ingen förlust: varje värde blir en uppgift på sin kontakt, under fältets namn, och bekräftelsen säger hur många.
På kortet finns fälten i avsnittet ”Fält”, och varje medlem fyller i dem, inte bara ägaren. Ett tomt fält är en stillsam rad som öppnas med ett klick; efter sex tomma fält väntar de andra bakom ”4 fält till” (till exempel).
Övriga uppgifter, för en kontakt. I kortets avsnitt ”Övriga uppgifter” lägger vilken medlem som helst till ett namn och ett värde, utan att något behöver ställas in. Ett namn som redan används för ett fält nekas, och kortet leder till fältet.
Gör det till ett fält. När flera kontakter har samma uppgift kan ägaren göra den till ett fält. Under listan över fält visar ”Uppgifter som används på kontakter” de mest använda namnen; ”Gör till fält” öppnar ett fönster som föreslår en typ, säger hur många värden som passar och flyttar dem sedan in i fältet. Ett värde som inte passar typen går inte förlorat: det blir kvar som en uppgift på kontakten, märkt ”Passar inte fältets typ” på dess kort, och rapporten länkar till vart och ett av de korten.
Filtrera listan. Om e-postlådan har ett valfält eller ett fält ”Ja / nej” har kontaktlistan ”Filtrera på fält”: ett svar, till exempel Kassör för rollen, eller ”Inte ifyllt”. Filtret ligger kvar i sidans adress, och ”Rensa filtret” tar bort det. När ingen matchar säger listan ”Ingen kontakt matchar filtret”.
Vad som delas, och vad som inte delas
Adressboken tillhör e-postlådan, inte dig. Alla medlemmar ser samma kontakter, samma anteckningar, samma nummer. Om du har två e-postlådor anslutna har var och en sin egen bok: kontakterna på kontaktadressen blandas inte med dem på rekryteringsadressen.
Nästa steg
För att skriva till en kontakt från deras kort, se Svara, vidarebefordra, skriva.