Den delade adressboken fylls automatiskt på från din e-post, och Google Kontakter eller Outlook kan fylla den också. Därför dyker samma person ofta upp två gånger: en gång med en jobbadress och en gång med en privat, en gång som Marie Dupont och en gång som marie.dupont. Den här sidan tar upp verktygen som håller boken ren, alla i kolumnen i kontaktlistan.
Dubbletter att slå ihop
”Dubbletter att slå ihop” listar de kontakter som ser ut som samma person, de mest sannolika först. En siffra bredvid posten säger hur många det finns. Varje förslag visar båda kontakterna och skälet i ord:
- ”Samma telefonnummer”. Ett nummer som fler än tre kontakter har är en växel, inte en person, och är inget skäl.
- ”Samma e-postadress, skriven på olika sätt”: till exempel en Gmail-adress med och utan punkter, eller med ett +forening före @. Trupeo läser en adress på det här sättet bara för tjänster som levererar båda till samma e-postlåda, som Gmail, Outlook.com, iCloud eller Fastmail.
- ”Liknande namn”, accenter oavsett, som Hélène Durand och Helene Durand.
- När e-postlådan håller sina kontakter uppdaterade med Google Kontakter eller Outlook: ”Google Kontakter har en andra post med den här e-postadressen” (eller Outlook). En av dina poster där har samma adress som en Trupeo-kontakt, och Trupeo hade lämnat den därhän tills nu.
Ett kort som har ett förslag säger det på en rad: ”Den här kontakten kan ha en dubblett.”, med en länk till listan.
Varje förslag har två knappar. ”Slå ihop…” öppnar sammanslagningen, nedan. ”Inte samma person” lägger undan förslaget för gott, för alla medlemmar i e-postlådan. Tre kopior av en person slås ihop två åt gången.
Varje medlem kan slå ihop och svara på ett förslag: det är att städa den delade boken, inte en inställning för e-postlådan. En medlem som bara ser vissa områden får bara förslag om kontakter hen redan kan se i listan.
Slå ihop två kontakter
”Slå ihop…” finns också i menyn ”Fler åtgärder” på ett kort, och i listan: kryssa i två kontakter och välj sedan ”Slå ihop”. Välj kontakten som ska behållas och titta sedan på ”Vad ska behållas” innan något skrivs:
- Där de två kontakterna skiljer sig åt (namn, organisation, titel, födelsedag, ett fälts värde, en uppgift, den primära e-postadressen) väljer du värdet som ska behållas. Varje värde säger vilken kontakt det finns på.
- För anteckningen är ”Behåll båda” standard när båda kontakterna har en: de två anteckningarna behålls, den ena efter den andra.
- ”Samma på båda” listar, hopfällt, det som redan är lika i de två kontakterna, och ”Behålls från en kontakt” det som bara en av dem har. Där finns inget att välja.
- E-postadresser, telefonnummer, postadresser, webbplatser och kontaktgrupper behålls alla. Ett nummer som skrivits två gånger på två sätt behålls en gång.
”Det går inte att ångra.”: den andra kontakten raderas. När båda hölls uppdaterade med Google Kontakter eller Outlook säger sammanslagningen att den andra posten raderas där också: Google Kontakter behåller den i 30 dagar i sin papperskorg, Outlook i Borttaget.
Om någon ändrar en av de två kontakterna medan sammanslagningen är öppen slår Trupeo inte ihop värden som inte längre är de rätta. Det visar sammanslagningen igen, uppdaterad, och du kontrollerar dina val innan du bekräftar.
Borttagna kontakter
”Ta bort kontakten”, i menyn ”Fler åtgärder” på ett kort, tar bort kontakten ur den delade boken. Den är inte borta på en gång: ”Borttagna kontakter”, i kolumnen i kontaktlistan, behåller den i 30 dagar, med datumet den togs bort och dagarna som är kvar.
”Återställ” lägger tillbaka den i boken, utan de kontaktgrupper den låg i. Om e-postlådan håller sina kontakter uppdaterade med Google Kontakter eller Outlook och kontakten raderades där läggs den till där igen som en ny post.
Efter 30 dagar raderas allt på kontakten: namn, anteckning, organisation, telefonnummer, postadresser, webbplatser, fält, uppgifter och grupper. Bara dess e-postadresser blir kvar, så att dess nästa mejl inte för in den i boken igen av sig själv. Den lämnar då ”Borttagna kontakter” och kan inte längre återställas. Du kan fortfarande lägga tillbaka den från en av dess konversationer, med ”Lägg till i Kontakter”: den kommer tillbaka med bara sina e-postadresser.
Importera kontakter
”Importera kontakter…” för in en fil: en CSV, eller en vCard (.vcf) från Google Kontakter, Outlook eller en telefon. Upp till 5 MB och 5 000 kontakter; dela upp en större fil i flera. Alla medlemmar i e-postlådan kan importera.
- Filen. Välj den och sedan ”Fortsätt”.
- Kolumnerna (bara CSV). En export från Google Kontakter eller Outlook känns igen och dess kolumner är redan ihopparade. För vilken annan fil som helst anger du vad varje kolumn innehåller: en kontakts värde, ett fält i e-postlådan, en uppgift uppkallad efter kolumnen, kontaktgrupperna, eller ”Ignorera”. En import skapar aldrig ett fält i e-postlådan.
- ”Före importen”. Ännu har ingenting skrivits. Trupeo räknar de nya kontakterna, de kontakter som får fler värden, raderna utan giltig e-postadress (de lämnas utanför: en kontakt behöver en) och listar de värden det inte kunde placera. Ett värde som inte passar sitt fälts typ behålls som en uppgift på kontakten. När e-postlådan håller sina kontakter uppdaterade med Google Kontakter eller Outlook säger det så: ”Kontakterna läggs också till i Google Kontakter.” (eller Outlook).
- ”Importera”. Listan visar hur långt den har kommit, till exempel ”Importerar din fil: 1 200 av 3 000 kontakter.”
Två regler hindrar en gammal fil från att göra ogjort det som gjorts i boken. Ett importerat värde ersätter aldrig ett värde som en kontakt redan har: det fyller bara det som är tomt och lägger till i listorna. Och en rad som matchar en borttagen kontakt lämnas utanför, om du inte kryssar i ”Ta tillbaka de borttagna kontakter som matchar”.
Exportera kontakter
”Exportera kontakter” sparar kontakterna i listan på skärmen (”Alla kontakter”, ”Kontakter”, ”Andra kontakter” eller en grupp) till en fil. För att bara exportera några kryssar du i dem i listan och väljer sedan ”Exportera”. Välj formatet:
- ”vCard (.vcf)”, för Google Kontakter, Outlook eller en telefon;
- ”CSV (.csv)”, för ett kalkylblad, med en kolumn per fält i e-postlådan och per uppgift.
Filen innehåller det kontaktkorten visar, och inga av dina konversationer. Att importera den tillbaka till samma e-postlåda ändrar ingenting: varje kontakt bär sitt Trupeo-id, en egen kolumn i CSV-filen, som hittar den igen. Behåll den kolumnen om du redigerar filen i ett kalkylblad.
Bara en ägare av e-postlådan kan exportera dess kontakter: det är den enda åtgärden som tar ut hela den delade boken ur Trupeo i en fil. Medlemmar ser inte posten.
Med en assistent
Om du använder Trupeo från Claude eller ChatGPT kan assistenten lista dubbletterna, visa dig en sammanslagning innan den görs, slå ihop med de värden du valde, svara att två kontakter inte är samma person och återställa en borttagen kontakt. Den frågar dig före varje sammanslagning. Att importera och exportera filer sker fortfarande i Trupeo.