Som förval ser varje medlem i en delad e-postlåda alla mejl i den. Oftast är det precis vad du vill, men inte alltid. En klubbs tränare behöver mejlen om lektionerna, inte mejlen om lönerna. En volontär som sköter anmälningar har inget att göra i mejlväxlingen med banken.
Det är det områden är till för. Du skapar till exempel ett område Lektioner, lägger konversationerna om lektioner i det och begränsar tränaren till det området: från och med då ser hen bara de konversationerna.
Så länge du inte skapar något område ändras ingenting: alla ser hela e-postlådan, och Trupeo visar ingenting om det.
Principen
- ”Hela e-postlådan” är där alla börjar. En medlem som är inställd på ”Hela e-postlådan” ser allt, som förut. E-postlådans ägare ser alltid allt: en ägare kan inte begränsas.
- Ett område är en grupp konversationer, med ett namn du väljer: Lektioner, Anmälningar, Räkenskaper. Det finns bara en nivå: inget område i ett område.
- En konversation kan ligga i flera områden samtidigt, eller i inget. En konversation som inte ligger i något område syns bara för dem som ser hela e-postlådan.
- En begränsad medlem kan vara begränsad till ett eller flera områden. Hen ser varje konversation som ligger i minst ett av dem, och inget annat.
Tänk på områden som cirklar: hela e-postlådan, och inuti den mindre cirklar som kan överlappa.
Skapa ett område
Områden hanteras i e-postlådans inställningar, på sidan ”Medlemmar”, i avsnittet ”Områden”, under listan över personer. Bara en ägare kan skapa och ändra dem: se Bjud in ditt team och välj roll för hur du tar dig dit från en dator eller en telefon.
Så länge e-postlådan inte har några erbjuder avsnittet ett fält ”Nytt område”: skriv ett namn och välj sedan ”Skapa”. Därefter visas varje område på en rad som nämner de medlemmar som är begränsade till det, eller säger ”Ingen medlem är begränsad till det”, med två knappar. ”Nytt område” lägger till ett till.
- ”Byt namn” öppnar namnet på sin rad. ”Spara” ändrar namnet utan att röra konversationerna eller medlemmarna.
- ”Radera” ber om bekräftelse. Konversationerna blir kvar i e-postlådan, och de som ser hela e-postlådan ser dem fortfarande. Medlemmar som är begränsade till det området ser dem inte längre, och ett mejl som en av dem tog hand om går tillbaka till ”Att fördela”.
Två områden kan inte ha samma namn.
Begränsa en medlem
Så fort e-postlådan har ett område visar listan ”Vem har åtkomst” det: under en begränsad medlems namn står ett litet hänglås och hens områden, till exempel ”Bara Lektioner”, eller ”Inget område, ser ingenting”.
För att ändra vad en medlem ser öppnar du knappen med hens roll, längst ut på raden (på en telefon trycker du på raden: en panel öppnas nederst på skärmen), och väljer ”Åtkomst…”. Fönstret, till exempel ”Vad Marie ser”, erbjuder två val:
- ”Hela e-postlådan”: hen ser varje konversation.
- ”Bara vissa områden”: kryssa i de områden hen ska se.
Välj sedan ”Spara”. Ändringen gäller direkt.
En ägares meny erbjuder inte ”Åtkomst…”: en ägare ser alltid hela e-postlådan. Att göra en begränsad medlem till ägare ger därför hen hela e-postlådan tillbaka.
En begränsad medlem som inte har något område kvar, till exempel för att det enda hen hade raderades, ser ingen konversation alls. Hen behåller sin åtkomst till e-postlådan: ge hen ett område eller ”Hela e-postlådan” så hittar hen sina mejl igen.
Bjud in någon direkt till ett område
Formuläret som ”Bjud in” öppnar erbjuder samma val så fort e-postlådan har ett område, under adresserna, i delen ”Åtkomst”. ”Hela e-postlådan” är förvalt. Välj ”Bara vissa områden” och kryssa i minst ett: personen kommer in begränsad till de områdena så fort hen accepterar inbjudan, utan att ha sett resten av e-postlådan.
I ”Vem har åtkomst” påminner en väntande inbjudans rad om vilken åtkomst den ger. Om ett planerat område raderas innan personen accepterar kommer hen ändå in begränsad, aldrig med hela e-postlådan: då behöver du ge hen ett område.
Inbjudningar som skickas när du kommer igång med e-postlådan ger åtkomst till hela e-postlådan. Det följer av att e-postlådan då ännu inte har något område.
Lägg en konversation i ett område
Öppna ett mejl. När det är lagt i ett område syns området under ämnet, i slutet av statusraden, med ett litet hänglås: klicka på det för att kryssa i eller kryssa ur områden. Så länge mejlet inte ligger i något område väljer du ”Välj ett område…” i menyn ”⋯” i slutet av mejlets fält. På en telefon står området strax under statusraden, med etiketterna, och i menyn ”⋯”.
Nya mejl kommer in utan område: det finns ingen automatisk fördelning än. Det är alltså någon som ser hela e-postlådan som lägger nya mejl i områden, på samma sätt som hen säger vem som tar hand om dem. När en konversation väl ligger i ett område stannar svaren som kommer in i den konversationen i dess områden: du behöver inte lägga den igen.
Ett mejl som du skriver själv kan placeras direkt i ett område. I fönstret ”Nytt mejl” erbjuder fältet ”Område” ”Hela e-postlådan”, som är förvalt, och vart och ett av e-postlådans områden. Skriv till föräldrarna om lektioner och välj Lektioner: tränaren ser svaret så fort det kommer in.
Vem som kan lägga vad:
- Den som ser hela e-postlådan lägger i vilket område som helst.
- En begränsad medlem ser bara sina egna områden i listan och kan bara lägga i dem. Om hen tar bort det sista av sina områden från konversationen varnar Trupeo: ”Om du tar bort ditt sista område här döljs konversationen för dig.” Den försvinner då ur hens vy, men inte ur e-postlådan, och Trupeo visar ”Det här mejlet är inte längre synligt för dig”.
Områden finns bara i Trupeo. De skapar ingen mapp eller etikett i Gmail, Outlook eller hos din IMAP-leverantör, och ändrar ingenting för den som öppnar e-postlådan direkt hos e-postleverantören.
Vad en begränsad medlem ser
Efter namnet på varje vy påminner ett litet hänglås och namnen på hens områden om att hen inte ser hela e-postlådan, eller ”Inget område” om hen inte har något kvar. I e-postlådans inställningar säger sidan ”Allmänt” det igen, på raden ”Vad du ser”. Allt i Trupeo som handlar om mejl följer samma regel: hen ser bara konversationerna i sina områden, som om de andra inte fanns.
- Vyerna och deras siffror: ”Mina”, ”Att fördela”, ”Alla”, Papperskorgen och Skräppost innehåller, och räknar, bara hens konversationer.
- Sökningen söker bara i hens konversationer.
- Aviseringar: hen får bara avisering om konversationer hen kan se, och morgonsammanfattningen räknar bara dem.
- Kontakter: hen ser de kontakter som teamet lade till i boken, och de personer hen har minst en synlig konversation med. En kontakts historik visar bara hens egna konversationer, och det gör även antalet utbyten.
- En länk till en annan konversation, till exempel från en medlem, öppnas som om konversationen inte fanns.
När hen skriver ett nytt mejl föds konversationen nödvändigtvis i ett av hens områden, annars skulle hen tappa den ur sikte vid sändningen, och fönstret säger vilket område det blir. Med flera områden väljer hen mejlets område innan hen skickar. Utan område kan hen inte starta en konversation, och fönstret säger det. Ett vidarebefordrat mejl öppnar en konversation som tar det ursprungliga mejlets områden.
Lämna över ett mejl när det finns områden
Du lämnar bara över ett mejl till någon som kan se det. Listan ”Lämna över till…” erbjuder bara de personerna, och det gör även omnämnanden i anteckningar för teamet. Se Säg vem som tar hand om ett mejl.
Om ett mejl lämnar synfältet för den som tar hand om det (det tas ur området, området raderas eller personens åtkomst ändras) går det tillbaka till ”Att fördela”. Under ämnet säger statusraden till exempel ”Paul har inte längre åtkomst till det här mejlet”, och konversationen noterar ”Det här mejlet är tillbaka i Att fördela: den som tog hand om det kan inte längre se det”. Ingen blir alltså kvar på ett mejl hen inte kan öppna.
När du lämnar över flera mejl på en gång säger ”Lämna över till…” bredvid varje namn hur många av de ikryssade mejlen den personen kan se. Bara de hen ser lämnas över till hen. De andra förblir ikryssade, och meddelandet säger varför.
Och fakturan?
En begränsad medlem räknas som varje annan person med åtkomst till e-postlådan: priset beror på antalet personer, inte på vad var och en ser. Se Provperiod, abonnemang och rabatt.