Allt sker i e-postlådans inställningar, på sidan ”Fakturering”, i gruppen ”Den här e-postlådan”. Bara ägare ändrar något där. En medlem kan öppna sidan för att läsa den: den berättar om e-postlådan är öppen eller pausad och vilka ägarna är, de som man kan fråga. När e-postlådan är pausad låter en knapp som ”Säg till Marie” ägarna veta det.
Överst på sidan påminner en mening om regeln: varje e-postlåda betalas för sig, per månad, exklusive moms.
Provperioden: fjorton dagar, inget kort
Provperioden varar i fjorton dagar och börjar när e-postlådan ansluts. Inget kort behövs för att börja.
Själva delade e-postlådan är inte begränsad: nya mejl som kommer in, ”Jag tar det”, anteckningar för teamet, att skicka, inbjudningar, allt fungerar som med ett betalt abonnemang. Överst på sidan ”Fakturering” visar avsnittet ”Så ligger du till” ”Provperiod”, hur många dagar som är kvar och slutdatumet, till exempel ”3 dagar kvar, till fredag 13 mars”, sedan den plan som gäller härnäst och dess pris.
Bara en sak är fast under provperioden, och dina mottagare ser den: den lilla raden Skickat med Trupeo längst ned i dina mejl ligger kvar. Reglaget för den finns på sidan ”Utgående mejl”, avsnittet ”Trupeo-sidfot”, påslaget och inaktivt tills du tecknar abonnemang, med anteckningen ”Du kan stänga av den när du har ett betalt abonnemang.”
De sista sju dagarna, och bara om ingen betalningsmetod är sparad, visas en rad överst i e-postlådan: ”Din provperiod slutar om 3 dagar.”, sedan ”Utan betalningsmetod ser teamet inte längre mejlen i Trupeo.”, med länken ”Lägg till betalningsmetod”. De sista tre dagarna, fortfarande bara utan betalningsmetod, får ägaren också en påminnelse med e-post och en avisering.
Vad som händer när den tar slut
Med en sparad betalningsmetod startar abonnemanget av sig självt när de fjorton dagarna är slut och den första fakturan skickas det datumet. Du behöver inte göra något.
Utan betalningsmetod pausas abonnemanget, och e-postlådan med det. I stället för mejlen visar varje vy ”Abonnemanget är inaktivt”. Ägaren läser vad som hänt och en knapp ”Aktivera abonnemanget igen”. En medlem läser vem som kan aktivera det igen, till exempel ”Marie, e-postlådans ägare, kan aktivera abonnemanget igen från sina inställningar.”, och en knapp ”Säg till Marie” som skickar henne en avisering. ”Nytt mejl” finns kvar i kolumnen, men inaktivt. Sidan ”Fakturering” säger sedan när, till exempel ”E-postlådan är pausad sedan måndag 5 oktober: provperioden är slut.”, och dess avsnitt ”Aktivera e-postlådan igen” erbjuder ”Lägg till betalningsmetod”, på raden ”Fortsätt med Trupeo”. Om någon annan ska betala kan en ägare lämna över e-postlådan till hen från sidan ”Medlemmar”, genom att göra hen till ägare: se Bjud in ditt team och välj roll.
I två veckor ligger konversationer, anteckningar och vem som tar hand om vad kvar, och åtkomsten kommer tillbaka så fort en betalningsmetod är sparad. Nya mejl slutar dock komma in i Trupeo: de väntar hos din e-posttjänst under tiden, och ingenting kan skickas från Trupeo.
Utan betalningsmetod raderas sedan e-postlådan från Trupeo, 14 dagar efter att provperioden tagit slut. Tre dagar efter att provperioden slutat får varje ägare ett mejl som säger hur många dagar som är kvar; e-postlådan raderas aldrig innan det mejlet har skickats, och inte heller mindre än 11 dagar efter det. Det som försvinner är e-postlådan i Trupeo: dess konversationer, anteckningar, kontakter och inställningar, och Trupeos åtkomst till den. Ditt Trupeo-konto blir kvar, och dina mejl blir kvar hos din e-posttjänst.
Om en betalning misslyckas senare förblir e-postlådan öppen medan Stripe försöker dra beloppet igen: sidan säger ”Betalningen är försenad”, och ägaren ser ”Betalningen för ditt abonnemang misslyckades” överst i appen, med ”Byt betalningsmetod”. Varje ägare får också veta det med en avisering och ett mejl. Om betalningen aldrig går igenom pausas e-postlådan (”E-postlådan är pausad: betalningen gick inte igenom.”) och, som efter en provperiod som tar slut utan kort, raderas den tidigast 14 dagar senare.
Teckna abonnemang
I ”Så ligger du till” öppnar knappen ”Lägg till betalningsmetod” det säkra betalningsformuläret. Ett bankkort fungerar alltid där. Formuläret kan också erbjuda SEPA-autogiro, beroende på vad vi har slagit på i vårt Stripe-konto; om du bara ser kortfält, använd ett kort.
Ovanför kortfälten frågar formuläret efter ditt ”Land för fakturering”, eftersom skatterna på dina fakturor beror på det. Det utgår från landet i den adress du angett, annars från det land vi härledde ur din IP-adress när du anslöt e-postlådan, annars från Frankrike, och det säger det när landet bara är en härledning eller ett standardval; ändra det om din organisation är etablerad någon annanstans. I USA, Puerto Rico, Kanada och Indien frågar det också efter ett postnummer, som skatterna i de länderna beror på.
Priset beror på hur många personer som har åtkomst till e-postlådan: 10 € exkl. moms per månad och e-postlåda för upp till två personer (planen Duo), 20 € exkl. moms per månad och e-postlåda från tre personer (planen Team). Varje plan innehåller alla funktioner. ”Så ligger du till” säger vilken plan som gäller, dess pris och varför, till exempel ”planen Team, från 3 personer”. Det som ändrar planen är personer som går med, inte skickade inbjudningar: du går upp när en tredje person tackar ja, och ner igen när någon tas bort, utan att du behöver göra något. Detaljerna finns på prissidan.
Fyll i avsnittet ”Uppgifter på fakturorna” före den första fakturan, med ”Redigera”: namnet på fakturan och adressen. Ett företag eller en förening kan också ange sitt skattenummer: fältet följer landet, visar det förväntade formatet och namnger för många länder numret som efterfrågas (EU-momsnummer i EU, Australian Business Number (ABN) i Australien). Ingen nekas för att inte ha ett. För en organisation etablerad i EU utanför Frankrike ger ett giltigt EU-momsnummer omvänd skattskyldighet; en organisation etablerad i Frankrike betalar fransk moms.
Avsluta abonnemanget
Det finns i avsnittet ”Farozon”, allra längst ned på sidan: ”Avsluta abonnemanget…” öppnas på plats. Trupeo ställer först en valfri fråga, vad som fick dig att besluta dig (”Hoppa över frågan” hoppar över den), och visar sedan i ordning och med datum vad som kommer att hända. Den sista knappen säger när avslutet träder i kraft, ”Avsluta nu” eller till exempel ”Avsluta den 13 mars”. ”Behåll mitt abonnemang” stänger allt.
- Under provperioden träder avslutet i kraft samma dag: e-postlådan pausas, och teamet ser inte längre sina mejl i Trupeo.
- Ett löpande abonnemang förblir öppet till slutet av den betalda perioden. Fram till dess avbryter ”Återuppta abonnemanget” avslutet med ett klick, utan att något ändras för teamet, och ett avsnitt som ”Före 13 mars” erbjuder att exportera e-postlådans uppgifter, med ”Förbered exporten”.
Därefter raderar Trupeo e-postlådan: anteckningarna, historiken och kopiorna av mejlen, vid slutet av den betalda perioden, eller 14 dagar efter avslutet om det datumet kommer senare. Dina mejl själva blir kvar hos din e-posttjänst. Fram till dess för ”Aktivera abonnemanget igen” tillbaka allt.
Att radera e-postlådan (på dess sida ”Allmänt”) avslutar också dess abonnemang, och den här gången raderas e-postlådan och dess konversationer med det.
Rabatt för ideella föreningar och skolor
Ideella föreningar och skolor får 50 % rabatt på priset för sin plan. I praktiken: en skola med två personer betalar 5 € exkl. moms i stället för 10 €, en ideell förening med fem personer betalar 10 € exkl. moms i stället för 20 €.
Rabatten är inte automatisk, du måste ansöka om den. På sidan ”Fakturering”, avsnittet ”Rabatt för ideella föreningar och skolor”:
- Klicka på ”Ansök om rabatten”: formuläret öppnas på plats.
- Välj din organisation, ”En ideell förening” eller ”En skola”.
- Bifoga ett underlag, som PDF, JPEG eller PNG, högst 10 MB. För en ideell förening: dess stadgar eller ett officiellt registreringsbevis. För en skola eller ett lärosäte: ett brev på organisationens brevpapper.
- Klicka på ”Skicka ansökan”. Ingenting skickas före det.
Ansökan granskas av vårt team, den godkänns inte automatiskt. Medan den väntar visar avsnittet till exempel ”Ansökan skickad 2 oktober”, och du får ett mejl så fort ett beslut är fattat. Provperioden fortsätter under tiden. När rabatten är beviljad halveras planens pris och avsnittet försvinner: under priset står det i ”Så ligger du till” till exempel ”Pris för ideella föreningar, beviljat 3 oktober.”
Om ansökan avslås säger avsnittet det, med datum, och erbjuder ”Skicka ett annat dokument”.
Det är bäst att ansöka under provperioden, så att rabatten är på plats före den första fakturan. Om den beviljas efter att du redan betalat krediteras halva den löpande månaden på ditt konto och dras av från din nästa faktura.
Hitta dina fakturor
Avsnittet ”Fakturor” på samma sida. Listan visar datum, belopp och status för varje faktura, med ”Ladda ned PDF” på varje rad. De tolv senaste finns där.
Under provperioden finns inget att ladda ner än. Med en sparad betalningsmetod säger avsnittet när den första fakturan kommer.
För att veta vad som kommer att debiteras i stället för vad som debiterats, titta på ”Så ligger du till”: sidan meddelar den första fakturan eller nästa debitering, med beloppet inklusive skatt och datumet, till exempel Nästa debitering: 12 € den 30 oktober, inklusive 2 € skatt. Tills vår betalningstjänst har svarat anger den bara datumet: ”Nästa debitering den 30 oktober.” Under en provperiod utan betalningsmetod skapar Stripe ingen faktura när provperioden slutar: sidan säger då vad den första fakturan blir om du lägger till en betalningsmetod före dess.