En delad e-postlåda med en enda person i är inte till mycket nytta. Att bjuda in de medlemmar som svarar tillsammans med dig tar en minut, och alla behåller sin egen åtkomst: ingen skickar runt ett lösenord.
Det är hela poängen med att bjuda in i stället för att dela ut inloggningar. Vad ett lösenord som går från hand till hand egentligen kostar står i så delar du en e-postlåda med teamet utan att dela lösenordet.
Var du bjuder in
När du kommer igång med e-postlådan frågar det fjärde steget, ”Team”: ”Vem läser den här e-postlådan med dig?” Varje rad tar en adress och en roll, ”Medlem” eller ”Ägare”. Du kan också klistra in flera adresser på en gång. Knappen säger hur många inbjudningar som skickas, till exempel ”Skicka 2 inbjudningar”. ”Ingen annan läser den här e-postlådan” hoppar över steget. Under tiden fortsätter nya mejl att komma in.
Efteråt, i e-postlådans inställningar, på sidan ”Medlemmar”:
- På en dator: klicka på ”Inställningar” längst ned i kolumnen till vänster. Inställningarna öppnas på ”Allmänt”. I kolumnen finns gruppen ”Den här e-postlådan” med ”Medlemmar”.
- På en telefon: ”Mer”, sedan ”Inställningar”. Listan som öppnas har en grupp ”Den här e-postlådan” med ”Medlemmar” i.
Bara en ägare kan bjuda in och ändra e-postlådans inställningar. En medlem kan läsa gruppens fyra sidor, ”Allmänt”, ”Utgående mejl”, ”Medlemmar” och ”Fakturering”, utan att ändra något: varje sida talar om vilka som är ägare, alltså dem man ber om en ändring.
Från ett mejl, när en inbjudan har skickats men ingen har gått med i e-postlådan än: menyn ”Lämna över till…” säger ”Ingen annan medlem just nu.” och erbjuder en ägare ”Bjud in en medlem”, som genast öppnar formuläret nedan. Så länge du är ensam i e-postlådan utan någon inbjudan som väntar har mejlen inget ”Lämna över till…”: det finns ingen att lämna över till.
Högst upp på sidan ”Medlemmar” öppnar ”Bjud in” formuläret ”Bjud in en medlem” på plats. Skriv en eller flera adresser i ”E-postadresser”, åtskilda med kommatecken, och välj sedan ”Skicka inbjudan” (eller ”Skicka de 3 inbjudningarna”). Formuläret säger också vilken plan som gäller när inbjudningarna har accepterats. Om en adress redan har en inbjudan som väntar säger Trupeo det i stället för att skicka en andra: skicka den igen från listan.
Så snart e-postlådan har ett område frågar formuläret också vad personen ska se, i delen ”Åtkomst”: ”Hela e-postlådan”, som är förvalt, eller ”Bara vissa områden”, för att bjuda in dem direkt i de områden du kryssar i. Se Områden: visa en medlem bara de mejl som rör hen.
Vad den inbjudna får
Ett mejl som bjuder in dem att gå med i din delade e-postlåda, med en knapp som tar dem till Trupeo. Mejlet skrivs på språket hos den som skickar det, det som är valt i det kontots inställningar, på sidan ”Profil”: från ett konto på svenska står det Gå med i e-postlådan på knappen, från ett konto på engelska Join the mailbox. När inbjudan skickas igen skrivs den om på språket hos den som klickar.
Knappen öppnar sidan ”Gå med i teamets e-postlåda”, som säger vem som bjuder in dem, vilken e-postlåda de ska läsa och med vilken roll. De skapar sitt eget Trupeo-konto om de inte har något ännu, eller loggar in med ”Logga in”. Sedan läggs de till i e-postlådan och hamnar i den.
Tre saker är bra att veta innan du skickar:
- Adressen måste stämma. Inbjudan accepteras bara av ett konto vars e-postadress är exakt den du bjöd in. Om personen är inloggad med en annan adress visar Trupeo ”Den här inbjudan gäller en annan adress”, med båda adresserna, ”Logga ut och fortsätt”, och en knapp som ber dig bjuda in deras egen adress. Bjud in den adress de verkligen kommer att använda.
- Adressen måste vara bekräftad. För att gå med i en delad e-postlåda krävs en bekräftad adress. Den som skapar sitt konto med en e-postadress och ett lösenord får först en sexsiffrig kod via mejl, som skrivs in under ”Ange koden vi mejlade till dig”. När adressen är bekräftad går personen med i teamet.
- Inbjudan gäller i fjorton dagar. Därefter står det på inbjudans rad i ”Vem har åtkomst” att den har gått ut, och den som öppnar länken läser ”Den här inbjudan har gått ut”, med ”Be om en ny inbjudan”: du får ett mejl och kan bjuda in dem igen med ett klick. ”Skicka igen” startar ytterligare fjorton dagar med en ny länk, ”Återkalla” tar bort den.
Tills inbjudan har accepterats ligger dess rad kvar i ”Vem har åtkomst”, med datumet den skickades och datumet den gäller till. När den har accepterats visas personen där med sin roll.
De två rollerna
Trupeo har bara två roller: Ägare och Medlem. I ”Vem har åtkomst”, på en dator, är varje persons roll en knapp längst ut på raden. På en telefon står rollen under namnet: tryck på personens rad, så öppnas en panel nederst på skärmen med samma val som knappen.
Den som bjuds in från sidan ”Medlemmar” kommer in som medlem. När du kommer igång väljer varje rad sin roll. Rollen kan ändras efteråt.
En medlem arbetar i e-postlådan: läser mejl, svarar, lämnar över mejl, lämnar anteckningar för teamet, markerar mejl som klara, tar bort, lägger mejl under etiketter och i mappar, och kan skapa, byta namn på eller ta bort en etikett. Som förval ser de alla konversationer. En ägare kan begränsa dem till vissa områden, så att de bara ser de mejl som rör dem (se Områden).
En ägare kan allt det, och dessutom sköta e-postlådan:
- bjuda in, skicka igen och återkalla inbjudningar
- ta bort en medlem
- ändra roller och begränsa en medlem till vissa områden
- fakturering: se Provperiod, abonnemang och rabatt
- sidan ”Allmänt”: e-postlådans anslutning, dataexporten och borttagningen av e-postlådan
- sidan ”Utgående mejl”: avsändarnamnet, den delade e-postlådans signatur och raden Skickat med Trupeo.
För att ändra en roll öppnar du rollknappen (på en telefon trycker du på raden): menyn erbjuder ”Medlem” (”Läser, svarar och sorterar.”) och ”Ägare” (”Ställer också in e-postlådan, bjuder in och betalar.”). En e-postlåda måste behålla minst en ägare: så länge det bara finns en är ”Medlem” inaktivt på den personens rad, med ”En e-postlåda behöver minst en ägare.”
I praktiken: ha två ägare så snart ni är fler än två. Den dag den ena är på semester kan den andra bjuda in en ersättare eller ordna fakturan.
Ta bort någon
Öppna personens rollknapp (på en telefon trycker du på raden) och välj ”Ta bort från e-postlådan”. Raden säger ”Tar bort…”, med ”Ångra”, och ett meddelande påminner om att personen förlorar åtkomsten och att de mejl hen tar hand om går tillbaka till Att fördela. I ungefär tio sekunder behåller ”Ångra” personen. Sedan går borttagningen igenom. För att ta bort en ägare gör du först personen till medlem.
Personen förlorar då åtkomsten till den delade e-postlådan. Hens Trupeo-konto finns kvar: det är åtkomsten till den här e-postlådan som tas bort, inte kontot.
De mejl hen tog hand om kommer tillbaka till teamet. Varje mejl hen tog hand om och som inte var klart går tillbaka till ”Att fördela”, och dess konversation noterar ”Det här mejlet är tillbaka i Att fördela: den som tog hand om det har lämnat e-postlådan”. Ingen behöver leta: ta över dem från ”Att fördela”, som det beskrivs i Säg vem som tar hand om ett mejl. De mejl hen redan hade hanterat behåller sitt namn: de säger vem som tog hand om dem.
Hens aviseringar för den här e-postlådan försvinner, och aviseringar eller mejl som inte har skickats än skickas inte till hen. Om du bjuder in hen igen får hen dem tillbaka.
En sista effekt, på fakturan: planen följer antalet personer som har åtkomst till e-postlådan. Går ni från tre personer till två, eller tvärtom, ändras planen automatiskt, utan att du behöver göra något.
Lämna en e-postlåda
En medlem som inte längre har något att göra i en e-postlåda lämnar den själv, utan att vänta på att bli borttagen. I e-postlådans inställningar, på sidan ”Allmänt”, erbjuder delen ”Du och den här e-postlådan” ”Lämna e-postlådan…”. Fönstret säger vad som händer: ”Lämna e-postlådan” bekräftar, ”Stanna kvar” stänger det.
Det är samma avsked som en borttagning: de mejl hen tog hand om går tillbaka till ”Att fördela”, hens Trupeo-konto finns kvar, och för att komma tillbaka krävs en ny inbjudan från en ägare. Trupeo tar då personen till en annan av hens e-postlådor, eller till kom igång-stegen om hen inte har någon kvar.
En ägare ser inte den här delen. För att lämna byter ägaren först till rollen medlem, vilket bara går så länge en annan ägare finns kvar, och lämnar sedan e-postlådan.
Lämna över en pausad e-postlåda
När en e-postlåda är pausad (en provperiod som tog slut utan betalningsmetod, eller en betalning som inte gick igenom) säger sidan ”Medlemmar” det: att bjuda in, ta bort någon eller ändra någons åtkomst blir möjligt igen när du återupptar abonnemanget.
En sak går fortfarande att göra: att lämna över e-postlådan till en medlem genom att göra hen till ägare, till exempel den som ska ta hand om betalningen. Välj ”Ägare” i hens rollmeny. Fönstret ”Lämna över e-postlådan till Marie?” säger vad den personen kommer att kunna göra, påminner om att du själv förblir ägare och att det inte går att ångra medan e-postlådan är pausad. ”Lämna över” bekräftar, ”Behåll som det är” stänger det.
En medlem i en pausad e-postlåda ser inte listan över personer: sidan säger ”Listan över medlemmar kommer tillbaka när abonnemanget startar igen.” För att starta e-postlådan igen, se Provperiod, abonnemang och rabatt.