Att säga vem som tar hand om ett mejl är att skriva upp det åt hela teamet. Allt görs från fältet under det sista mejlet, eller direkt från listan, och resultatet syns på mejlets rad utan att du behöver öppna det.
Ta mejlet innan du svarar
Öppna ett mejl som ingen har tagit och välj ”Jag tar det”. Under ämnet går statusraden från ”Att fördela” till ”Du tar hand om det”, och knappen byts mot ”Svara Élodie”, med förnamnet på den som skrev till dig: så vet du att det är gjort.
Du blir inte automatiskt den som tar hand om mejlet när du svarar. Om du skriver utan att välja ”Jag tar det” ligger mejlet kvar i ”Att fördela”, och en annan medlem kan svara direkt efter dig. Medan någon skriver ett svar står det på det öppna mejlets statusrad, till exempel ”Camille skriver ett svar”. Det syns först när personen börjar skriva: det är ett skyddsnät, inte ett sätt att dela upp arbetet.
Lämna över mejlet till någon annan
”Lämna över till…” öppnar listan över de medlemmar som kan se mejlet, med namn, e-postadress och foto om de har lagt till ett. Den som redan tar hand om mejlet är markerad. ”Jag tar det” står överst i listan när det inte redan är fältets huvudknapp, och ett fält ”Hitta en medlem” visas när e-postlådan har fler än sex medlemmar. Om du är ensam medlem och en inbjudan ännu väntar på svar visar listan ”Ingen annan medlem just nu.” och, för en ägare, ”Bjud in en medlem” precis under.
Strax efter visas ett meddelande, till exempel ”Mejlet lämnades över till Alex”, med ”Ångra”.
För den du valde gäller:
- mejlet hamnar i deras ”Mina”;
- det försvinner från allas ”Att fördela” men ligger kvar i ”Kvar att göra”;
- under ämnet står det ”Alex tar hand om det”, med deras namn;
- de får en avisering som lyder ”Alex lämnade över ett mejl till dig”. På en dator öppnas aviseringarna från ”Aviseringar”, i kolumnen till vänster; på en telefon från klockan högst upp på skärmen.
Ingen får någon avisering när du tar ett mejl åt dig själv: aviseringen skickas bara när du lämnar över mejlet till någon annan.
I en e-postlåda med områden erbjuder listan bara de som kan se mejlet: en medlem som är begränsad till området Kurser syns bara på mejl som ligger i Kurser. Om ett mejl senare hamnar utom synhåll för den som tog hand om det går det tillbaka till ”Att fördela”, och statusraden säger ”Paul har inte längre åtkomst till det här mejlet”, med deras namn.
Lämna tillbaka ett mejl som inte är ditt
”Tillbaka till Att fördela” finns i menyn ”⋯”, i slutet av fältet. Mejlet går tillbaka till ”Att fördela” och ingen tar längre hand om det. Ett meddelande, ”Tillbaka i Att fördela”, erbjuder ”Ångra”.
Åtgärden erbjuds bara på ett mejl som någon tar hand om. På ett mejl som är klart visas den inte.
Var mejlen hamnar
Varje mejl är i ett av tre lägen: ”Att fördela”, ”Pågår” (någon tar hand om det) eller ”Klar”. Kolumnen till vänster sorterar dem så här:
- Mina: mejlen du tar hand om som inte är klara.
- Att fördela: mejlen som ingen tar hand om ännu.
- Kvar att göra: allt som inte är klart, ”Att fördela” och ”Pågår” tillsammans.
- Klara: mejlen som är markerade som klara, vem som än tog hand om dem.
- Alla: hela e-postlådan, med klara mejl.
Bara ”Mina” och ”Att fördela” visar ett tal.
I ”Kvar att göra”, ”Alla”, ”Klara” och sökresultat säger varje rad vem som tar hand om mejlet: personens foto eller initialer och förnamn, ”Du” för dina egna, en streckad cirkel och ”Att fördela” när ingen tar hand om det. Utanför ”Klara” bär ett klart mejl ordet ”Klar”.
I ”Mina” säger raden bara det som sticker ut: ”Du svarade”, ”Camille svarade”, ”Besvarat från Gmail” när svaret skrevs i Gmail, eller ”Camille skriver” när någon annan svarar.
Markera som klar och gå tillbaka
”Markera som klar” tar mejlet ur ”Mina” eller ”Att fördela” och lägger det i ”Klara”. Ett meddelande, ”Flyttad till Klara”, visas med ”Ångra”. Det ligger kvar i minst tio sekunder, och så länge musen är på det. Ctrl + Z (Cmd + Z på en Mac) ångrar också, så länge meddelandet syns. I en Gmail- eller Outlook-låda arkiverar ”Markera som klar” också mejlet i Gmail eller Outlook: se Hur mejlen kommer in i Trupeo.
På en dator visar mejlets ruta sedan nästa mejl i listan, med ”Öppna nästa” (eller Enter) och ”Stäng”. Ingenting öppnas av sig självt. På en telefon går du tillbaka till listan.
Från listan, utan att öppna mejlet: på en dator, när du pekar på en rad, tar ”Markera som klar” och ”Lämna över till…” tidens plats i ”Mina” och ”Kvar att göra” (”Jag tar det” och ”Lämna över till…” i ”Att fördela”); ett högerklick öppnar radens meny. På en telefon drar du raden åt vänster för ”Markera som klar”, åt höger för ”Jag tar det”.
På ett klart mejl säger statusraden till exempel ”Klar av Alex”, följt av när, och fältet erbjuder ”Öppna igen”. Mejlet går tillbaka till ”Pågår” med samma person, eller till ”Att fördela” om ingen tog hand om det.
Tre andra gester lägger ett klart mejl tillbaka som kvar att göra utan den knappen:
- Ett nytt svar från den som skrev till dig. Mejlet kommer tillbaka med den som tog hand om det, eller till ”Att fördela”.
- Ett svar som skickas med ”Skicka” i stället för ”Skicka och markera som klar”. Mejlet går tillbaka till kvar att göra. Se Svara, vidarebefordra, skriva.
- Att lämna över det. ”Jag tar det” eller ”Lämna över till…” lägger tillbaka det som kvar att göra för den som väljs.
Var och en av dessa gester lämnar en rad i konversationen, på sin plats mellan mejlen, till exempel ”Ett svar kom in: det här mejlet är kvar att göra igen”.
Flera mejl på en gång
Markera flera mejl i listan: på en dator visas rutan när du pekar på en rad; på en telefon markerar ett långt tryck på en rad den, och sedan markerar varje tryck en till. Markeringsfältet tar då vyns rubriks plats: en ruta som markerar hela sidan, antalet markerade mejl och sedan åtgärderna, var och en en ikon vars namn visas under pekaren.
- På en dator: ”Jag tar det”, ”Lämna över till…”, ”Markera som klar”, ”Etikett” i en e-postlåda med etiketter (se Etiketter), ”Flytta till…” i en e-postlåda med egna mappar (se Mappar), och sedan menyn ”⋯” (”Fler åtgärder”), som innehåller ”Tillbaka till Att fördela” och ”Ta bort”.
- På en telefon: fältet behåller ”Jag tar det”, ”Markera som klar” och ”⋯”, som öppnar resten, var åtgärd med sitt namn.
En åtgärd som inte passar i vyn erbjuds inte: ingen ”Jag tar det” i ”Mina”, ingen ”Markera som klar” i ”Klara”. Krysset i slutet av fältet, ”Avmarkera alla”, eller Esc tar bort markeringen.
I det fältet har ”Lämna över till…” rubriken ”De som ser de här mejlen” och säger vid varje namn hur många av de markerade mejlen personen kan se. Ett mejl de inte kan se förblir markerat, och meddelandet säger varför.
Upp till femtio mejl lämnar raderna listan på en gång och ett meddelande säger vad som gjordes, till exempel ”3 mejl flyttades till Klara”, med ”Ångra”. Därefter kör Trupeo åtgärden i bakgrunden och visar hur många mejl som hanteras: då finns inget att ångra.
När någon lämnar teamet
Att ta bort en person från e-postlådan frigör deras mejl. De som personen tog hand om och som inte var klara går tillbaka till ”Att fördela”, och konversationen noterar ”Det här mejlet är tillbaka i Att fördela: den som tog hand om det har lämnat e-postlådan”. Ta dem därifrån, ett i taget eller flera på en gång från listan. Mejl som redan är klara behåller sitt namn. Se Bjud in ditt team och välj roll.