Trupeo sparar ingen kopia av din e-postlåda vid sidan av: det arbetar inuti den. Det du gör i Trupeo förs över till din e-posttjänst, och det du gör från Gmail, Outlook eller telefonens e-postapp kommer tillbaka in i Trupeo.
Här är den exakta listan, åt båda hållen, och sedan vad som skiljer mellan e-posttjänsterna.
Vad dina åtgärder i Trupeo gör i din e-postlåda
| I Trupeo | I din e-postlåda |
|---|---|
| Du öppnar ett mejl | Ingenting |
| Någon tar hand om det | Dess mejl blir lästa |
| Ingen tar längre hand om det | Dess mejl blir olästa igen |
| Du väljer ”Markera som klar” | Dess mejl blir lästa och lämnar Inkorgen: de arkiveras |
| Du väljer ”Ångra” direkt efteråt | Dess mejl kommer tillbaka till Inkorgen, och de som var olästa blir det igen |
| Du skickar ett svar med ”Skicka och markera som klar” | Mejlet går ut; ingenting arkiveras |
| Du svarar på en klar konversation | Dess mejl kommer tillbaka till Inkorgen |
| Du väljer ”Ta bort” | Dess mejl hamnar i papperskorgen |
| Du väljer ”Återställ” | Dess mejl går tillbaka dit de kom ifrån |
| Du flyttar det till en mapp (IMAP, Outlook) | Dess mottagna mejl hamnar i den mappen |
| Du sätter en etikett på det | Gmail: etiketten sätts på dess mejl. Outlook: kategorin (inte i en Microsoft 365-låda som nås via ditt eget konto). IMAP: en tagg |
| Du skickar, svarar eller vidarebefordrar | Mejlet går verkligen ut från den delade adressen |
Fyra detaljer som sparar dig otrevliga överraskningar.
Att öppna ett mejl markerar det inte som läst i din e-postlåda. Med flit: en delad e-postlåda läses av flera personer, och att en av dem öppnar ett mejl betyder inte att teamet har tagit hand om det. Att markera det som läst hos din e-posttjänst skulle dessutom ta bort tillståndet oläst för de medlemmar som tittar i e-postlådan från sin egen e-postapp. Därför gör Trupeo det bara vid de två tillfällen som binder teamet: när någon tar hand om mejlet och när det markeras som klart. I Trupeo slutar mejlet däremot visas med fetstil så fort du öppnar det.
”Markera som klar” arkiverar mejlet och raderar ingenting. I Gmail och Outlook lämnar mejlet Inkorgen, precis som om du hade arkiverat det själv: det är vad meddelandet efteråt säger, ”Flyttad till Klara, arkiverad i Gmail” (eller Outlook), och vad ”Hjälp med de här åtgärderna”, i ”Fler åtgärder”, menyn ”⋯” i slutet av mejlets fält, påminner om. I IMAP hamnar det i serverns arkivmapp. Mejlet förblir åtkomligt i Trupeo, i vyn ”Klara”, och hos din e-posttjänst, i arkivet. ”Ångra”, medan meddelandet syns, lägger tillbaka det i Inkorgen och gör de av dess mejl som var olästa olästa igen. Ett mejl som du har lagt i en av dina mappar ligger inte i Inkorgen: det stannar alltså i sin mapp; och när mejlet kommer tillbaka som kvar att göra kommer bara mejlen i arkivet tillbaka till Inkorgen. Se Lägg mejl i mappar.
”Återställ” betyder inte nödvändigtvis tillbaka till Inkorgen. Innan Trupeo flyttar ett mejl noterar det var det låg, och lägger tillbaka det där. Ett mejl som arkiverades och sedan raderades kommer därför tillbaka till arkivet, inte till Inkorgen.
Ett mejl som tagits bort i Trupeo behåller sitt innehåll i 30 dagar. Därefter raderas texten och bilagorna från våra servrar. Själva mejlet ligger kvar i din e-posttjänsts papperskorg, enligt den e-posttjänstens regler.
Vad dina åtgärder i e-postlådan gör i Trupeo
| I din e-postlåda | I Trupeo |
|---|---|
| Ett mejl kommer in | Det visas i ”Att fördela”, eller går med i sin konversation |
| Ett mejl kommer in på en klar konversation | Konversationen kommer tillbaka som kvar att göra |
| Du läser ett mejl, eller markerar det som oläst igen | Trupeo visar samma läge |
| Du markerar ett mejl som skräppost | Mejlet flyttas till ”Skräppost” |
| Du tar ut ett mejl ur skräpposten | Mejlet kommer tillbaka |
| Du raderar ett mejl för gott | Mejlet försvinner från Trupeo, och dess innehåll raderas från våra servrar inom 7 dagar |
Resten beror på din e-posttjänst.
Vad som skiljer mellan e-posttjänsterna
Skillnaden kokar ner till en sak: vilka mappar Trupeo bevakar.
- Gmail: Inkorgen, skräpposten och skickade mejl som hör till en konversation som redan följs eller går till någon som e-postlådan känner till.
- Microsoft: Inkorgen, Skräppost, dina egna mappar och skickade mejl som hör till en konversation som redan följs eller går till någon som e-postlådan känner till. I Arkiv och Borttaget läser Trupeo bara kategorierna på de mejl det redan har.
- IMAP: varje mapp på servern.
Det som händer i de mapparna kommer tillbaka in i Trupeo. Det som händer någon annanstans gör det inte. I praktiken, från din e-posttjänst:
Du svarar någon. Med alla tre syns svaret i konversationen, på sin plats, så länge den redan följs. Det bär ”Skickat från Gmail”, ”Skickat från Outlook” eller ”Skickat utanför Trupeo”, och i ”Mina” säger mejlets rad det också. Medlemmarna kan alltså se att ett svar gick ut, även om det inte skrevs i Trupeo.
Du arkiverar ett mejl. Gmail: ingenting ändras i Trupeo, mejlet markeras inte som klart. Microsoft och IMAP: det flyttas till ”Klara”.
Du flyttar ett mejl till papperskorgen. Med alla tre hamnar mejlet i Trupeos Papperskorgen.
Du lägger ett mejl i en av dina mappar. Microsoft och IMAP: Trupeo hittar det där, i avsnittet ”Mappar”, och mejlet behåller sitt läge. Gmail har inga mappar.
Du sätter en etikett eller en kategori på ett mejl. Gmail: konversationen får etiketten i Trupeo. Microsoft: den får kategorin, utom i en Microsoft 365-låda som du når via ditt eget konto (se nedan). IMAP: den får etiketten vars Thunderbird-tagg du har satt, se Se dina Trupeo-etiketter i Thunderbird.
Det är alltså sorteringen, inte svaren, som är specifik för varje e-posttjänst.
Gmail och Google Workspace
Gmail sorterar med etiketter, inte mappar. Att arkivera ett mejl betyder i Gmail att ta bort etiketten Inkorgen från det: mejlet ligger kvar i Alla mejl, ingenting går förlorat.
Trupeo läser Inkorgen, skräpposten och skickade mejl i en konversation som redan följs eller till någon som e-postlådan känner till. Ett mejl som du hade arkiverat innan du anslöt Trupeo kopieras inte, och ett mejl som du arkiverar från Gmail markeras inte som klart i Trupeo.
Ett svar som skrivs direkt i Gmail syns i konversationen, så länge den redan följs. Ett nytt mejl som skrivs i Gmail kommer också in i Trupeo, i ”Klara”, när det är adresserat till någon som e-postlådan redan har utbytt mejl med eller som finns bland dess kontakter. Resten stannar utanför: den delade e-postlådan drar inte in all din utgående post. Om personen svarar kommer hens mejl och ditt in tillsammans.
Åt andra hållet syns mejl som skickas från Trupeo som vanligt i Gmails Skickat.
Dina Gmail-etiketter kommer också in i Trupeo. De listas i kolumnen till
vänster, under ”Etiketter”, på konversationerna som Trupeo följer, och du kan
filtrera på etikett eller söka med label:. En etikett som du sätter på eller tar
bort i Trupeo sätts på eller tas bort i Gmail, och tvärtom. Vilken medlem som helst
kan lägga på, skapa eller ta bort en etikett; att ta bort en tar bort den från
varje mejl i Gmail. Ett mejl som ett Gmail-filter etiketterar och arkiverar
direkt når aldrig Inkorgen, och alltså aldrig Trupeo heller. Outlook- och
IMAP-lådor har också etiketter: se
Sortera konversationer med etiketter.
Microsoft 365 och Outlook
Microsoft sorterar med mappar. ”Markera som klar” flyttar därför på riktigt mejlet från Inkorgen till mappen Arkiv, och ”Ta bort” till Borttaget.
Trupeo följer Inkorgen, Skräppost, dina egna mappar och skickade mejl i en konversation som redan följs eller till någon som e-postlådan känner till. Dina egna mappar syns i Trupeo, i avsnittet ”Mappar”, med allt de innehåller: ett mejl som du lägger där från Outlook hittas där, och du kan lägga mejl där från Trupeo med ”Flytta till…”. Mejlen som redan låg i dina mappar när du anslöt e-postlådan kommer in i ”Klara”. Se Lägg mejl i mappar.
Ett mejl som du arkiverar eller raderar från Outlook flyttas till ”Klara” eller till Trupeos Papperskorgen, så länge Trupeo redan har det.
Dina Outlook-kategorier är Trupeos etiketter. En kategori som sätts på eller tas bort i Trupeo sätts på eller tas bort i Outlook också, och tvärtom. Se Outlook-kategorier som etiketter.
En Microsoft 365-låda som du når via ditt eget konto (en delad e-postlåda, eller en som delegerats till dig) är undantaget: dess etiketter finns bara i Trupeo, utan att något skrivs till e-postlådan i Outlook, och dess Outlook-kategorier når inte Trupeo. Se Delad e-postlåda eller alias i Microsoft 365.
Ett svar som skrivs direkt i Outlook syns i konversationen, så länge den redan följs. Ett nytt mejl som skrivs i Outlook kommer också in i Trupeo, i ”Klara”, när det är adresserat till någon som e-postlådan redan har utbytt mejl med eller som finns bland dess kontakter. Resten stannar utanför: den delade e-postlådan drar inte in all din utgående post. Om personen svarar kommer hens mejl och ditt in tillsammans.
Mejl som skickas från Trupeo syns i din mapp Skickat.
IMAP
En IMAP-låda fungerar åt andra hållet: Trupeo läser varje mapp på servern, inte bara Inkorgen.
Det är goda nyheter på en punkt. Ett svar som skrivs från ditt e-postprogram syns i konversationen, eftersom det hamnar i serverns mapp Skickat, som Trupeo också läser. På samma sätt flyttar ett mejl som läggs i arkivmappen till ”Klara” i Trupeo.
Mejl som skickas från Trupeo hamnar också i serverns mapp Skickat, så ditt e-postprogram behåller ett spår av dem som om du hade skrivit dem där.
Två saker att veta ändå.
- Trupeo skapar arkiv-, papperskorgs- eller skräppostmappen om din server saknar den. ”Markera som klar”, ”Ta bort” och att markera som skräppost behöver var sin mapp. Om den saknas skapar Trupeo den första gången den behövs, som ditt e-postprogram skulle göra. Om servern nekar stannar mejlet där det är, och en rad ovanför listan, ”Några konversationer flyttades inte i din e-postlåda”, säger vilken mapp du ska skapa.
- Dina mappar för sortering kommer också in, eftersom Trupeo läser allt. En mycket välordnad IMAP-låda kan därför visa mejl i Trupeo som du trodde var undanlagda. Mappen Utkast är undantaget: ett ofärdigt mejl är inget utbyte och når aldrig den delade e-postlådan. Dina mappar listas i avsnittet ”Mappar”, och ”Markera som klar” låter mejlen som ligger där stanna där de är: se Lägg mejl i mappar.
IMAP-servrar har inga egna etiketter, så Trupeo håller dem själv och skriver dem på dina mejl som taggar: se Sortera konversationer med etiketter.
Vad vyn Skickat innehåller
”Skickat” listar konversationerna med ett mejl som har lämnat adressen, det senast skickade först: ett svar som kommer in efteråt flyttar dem inte. Varje rad säger vem som skickade det: medlemmens namn när mejlet skrevs i Trupeo, annars ”Skickat från Gmail”, ”Skickat från Outlook” eller ”Skickat utanför Trupeo”, eftersom Trupeo inte kan veta vem som skrev det där.
Vad den innehåller beror på din e-posttjänst:
- IMAP: varje mejl som har lämnat, från Trupeo eller inte.
- Gmail och Microsoft: varje mejl som skickats från Trupeo, och de som skrivits direkt i Gmail eller Outlook och hör till en konversation som redan följs eller går till någon som e-postlådan känner till. Ett första mejl som skrivs där till någon okänd syns först när personen svarar.
I Gmail och Microsoft kan alltså ett mejl som saknas i den här vyn ändå ha gått ut: titta i mappen Skickat i Gmail eller Outlook. Ett mejl som inte kunde skickas finns inte i vyn, och en konversation i Papperskorgen eller i Skräppost visas där i stället för här.
Det som aldrig lämnar Trupeo
Allt som rör teamets arbete stannar i Trupeo och syns aldrig hos din e-posttjänst:
- anteckningar för teamet;
- vem som tar hand om vilket mejl, varav bara effekten på läst syns i e-postlådan;
- ett mejls historik.
Ingen som öppnar e-postlådan från Gmail eller Outlook ser dina anteckningar eller vem som tar hand om vad.
I en Gmail- eller Outlook-låda hålls den delade adressboken uppdaterad med kontot från anslutningen och framåt: kontakterna som du lade till eller behöll, och deras grupper, är desamma i Google Kontakter eller i Outlook, åt båda hållen. Om e-postlådans ägare slutar ”Håll kontakterna uppdaterade med Google Kontakter” (eller med Outlook), eller behörigheten inte gavs, stannar adressboken bara i Trupeo.
Lägg en gammal historik i Klara, utan att arkivera något
När e-postlådan ansluts väljer ägaren vilka konversationer som redan finns i den som börjar i ”Att fördela”: se steg 3 i Anslut din första e-postlåda. Om ”Att fördela” ändå fylls på med gamla mejl kan ägaren senare lägga fler av dem i ”Klara”, utan att något flyttas hos din e-posttjänst. ”Markera som klar” på en markering skulle däremot arkivera vart och ett av de mejlen där.
Öppna sidan ”Allmänt” i e-postlådans inställningar, avsnittet ”Historik”. Välj en dag i ”Konversationer från före”: Trupeo räknar genast de konversationer den omfattar, till exempel ”120 konversationer i Att fördela är från före det här datumet.” ”Lägg i Klara…” öppnar en bekräftelse, ”Lägga 120 konversationer i Klara?”, som påminner om att ingenting flyttas hos din e-posttjänst. ”Lägg i Klara” startar sorteringen.
Det som hamnar i ”Klara” är konversationerna som fortfarande ligger i ”Att fördela”, som ingen tar hand om och vars sista mejl är från före den dagen. En konversation som någon tar hand om, eller en nyare, flyttas inte. Hos din e-posttjänst arkiveras, flyttas eller raderas inget mejl.
Sorteringen körs i bakgrunden, och avsnittet säger det: ”Trupeo lägger konversationerna i Klara.” I en stor e-postlåda tar det några minuter. Varje sorterad konversation bär raden ”Lagt i Klara med e-postlådans historik”. Mejl från före den dagen som den första kopieringen fortfarande hämtar in hamnar också i ”Klara”, och avsnittet påminner om till vilket datum historiken redan läggs dit.
Det går inte att ångra i ett svep: ett nytt svar för tillbaka en konversation till ”Att fördela”, och vem som helst kan markera en konversation som kvar att göra igen.
Bara ägaren ser det här avsnittet, och inte medan e-postlådan är pausad eller aldrig har anslutits.
Hur lång tid det tar
Den första kopieringen körs i bakgrunden, de nyaste mejlen först. De första mejlen syns mycket snabbt, och en rad ”Kopiering pågår”, överst i listan, säger hur långt den har kommit: hur många mejl av hur många, och ungefär hur lång tid som återstår. En stor Gmail-låda kan ta flera timmar, eftersom Gmail begränsar hur snabbt en e-postlåda kan läsas; om Gmail ber om en paus anger raden när kopieringen återupptas av sig själv. Nya mejl fortsätter komma in under tiden.
Gmail och Microsoft meddelar Trupeo. Ett nytt mejl kommer därför in nästan på en gång, utan att Trupeo behöver fråga servern. Utöver det fångar en fullständig kontroll var 3:e timme upp allt som ett meddelande kan ha missat.
En IMAP-låda kontrolleras. Trupeo håller en anslutning öppen till servern när servern tillåter det, och kontrollerar annars var 5:e minut om e-postlådan är livlig, var 15:e minut om det senaste mejlet är mer än en timme gammalt och var 45:e minut om det har varit lugnt i mer än ett dygn. Varje kontroll läser varje mapp: det är också det som fångar upp allt som missats.
Åt andra hållet förs dina åtgärder i Trupeo vidare till din e-posttjänst i bakgrunden, oftast inom några sekunder.
Om något slutar komma in
Mejl som slutar komma in helt beror nästan alltid på förlorad åtkomst: ett ändrat lösenord, ett borttaget godkännande, ett återkallat applösenord. Trupeo visar då, överst i e-postlådan, en rad som säger att Trupeo inte längre har åtkomst till e-postlådan och att nya mejl har slutat komma in, med ”Anslut igen”. Stegen finns i Anslut en pausad e-postlåda igen.
Trupeo bevakar också en e-postlåda som blir tyst utan att ha förlorat åtkomsten. När ingenting har kommit in på ungefär tre normala varv (ungefär 9 timmar för Gmail och Microsoft, drygt 2 timmar för IMAP) visar det ”Nya mejl har slutat komma in” ovanför listan, med datumet för det senaste mejlet som kom in. Trupeo försöker på egen hand igen; om ingenting kommer in under de följande timmarna, skriv till oss.
Om inget av de meddelandena visas och ett mejl ändå saknas, ge det några timmar (kontrollen var 3:e timme för Gmail och Microsoft, eller nästa IMAP-kontroll) och titta sedan i vilken mapp det ligger hos din e-posttjänst: svaret finns nästan alltid där.
”För många åtgärder på kort tid.” överst på skärmen, med ”Försök igen om 42 s.” som räknar ned, handlar inte om din e-postlåda. Trupeo begränsar hur många åtgärder en person skickar på några minuter, och en lång följd av klick (att ta bort aviseringar en och en, att öppna många mejl i rad) kan nå gränsen. Vänta ut nedräkningen: mejlen kommer tillbaka av sig själva.