En adress på @outlook.com, @hotmail.com, @live.com eller @msn.com, och en
adress på din egen domän som drivs av Microsoft 365, ansluts båda med
Microsoft-inloggning. Trupeo känner igen de här e-postlådorna utifrån adressens
domän och hur domänen dirigerar sin post.
Vad du behöver
Vilket Microsoft-konto du loggar in med beror på vad den delade adressen är:
- Adressen har ett eget Microsoft-konto (en
@outlook.com-adress, eller ett eget Microsoft 365-konto): logga in som den adressen. Om du inte kan det slutför dess ägare Microsofts godkännande tillsammans med dig. Ägaren skriver lösenordet bara på Microsofts sida och lämnar det inte till dig eller till Trupeo. - Adressen är ett alias till ditt eget konto, eller en delad Microsoft 365-e-postlåda: logga in med ditt eget jobbkonto. Vilka rättigheter det kräver, och vad som ändras i varje fall, står i Delad e-postlåda eller alias i Microsoft 365.
Stegen
- I Trupeo, på skärmen ”Vilken adress delar ert team?”, skriver du den delade adressen i ”Teamets adress”. Trupeo visar under fältet ”Microsoft-e-postlåda.” och ”Om Microsoft visar flera konton, välj det här.” Om det gissade fel låter ”Inte en Microsoft-e-postlåda?” dig välja.
- Välj ”Fortsätt med Microsoft”.
- Logga in på Microsofts sida med rätt konto (se ovan) och godkänn sedan behörigheterna som efterfrågas.
Läs kontonamnet på Microsofts sida innan du godkänner. Om din webbläsare redan är inloggad på ett annat Microsoft-konto, och på en jobbdator är den oftast det, går Microsoft rakt igenom med det kontot. Trupeo når då adressen du skrev via det kontot, och avvisar anslutningen om kontot inte kan öppna den. Logga ut från Microsoft först, eller använd ett privat fönster, om du är osäker.
Vad Trupeo ber om, och varför
Microsoft ber dig godkänna de här åtkomsterna:
- Läsa och skriva mejl i den e-postlådan: visa konversationerna i Trupeo, markera ett mejl som läst, hålla båda sidor i takt.
- Skicka mejl från den adressen, så att ert team svarar från den delade adressen i stället för från sin egen e-postlåda.
- Ditt namn och din adress, för att kontrollera vilken e-postlåda som just godkändes.
- Förbli inloggad, så att mejlen fortsätter komma in utan att du behöver godkänna på nytt varje dag.
- Läsa och skriva kontots kontakter (
Contacts.ReadWrite) och e-postlådans inställningar (MailboxSettings.ReadWrite), där Outlook förvarar sin lista över kategorier och deras färger. Från anslutningen och framåt är kontakterna som ert team lade till eller behöll, och deras grupper, desamma i Trupeo och i Outlook, åt båda hållen, eftersom en kontaktgrupp är en Outlook-kategori. Inställningarna låter också Trupeo visa färgerna på dina Outlook-kategorier.
Microsofts lista nämner också mejl som delas med kontot och att skicka för andras räkning. Det är det som låter Trupeo nå en delad e-postlåda via ditt eget konto. Trupeo läser och skickar bara från adressen du ansluter.
E-postlådans ägare kan när som helst sluta hålla kontakterna uppdaterade, i avsnittet ”Kontakter” i e-postlådans inställningar: se Den delade adressboken. För en adress som delas med dig eller är delegerad till dig från ett annat Microsoft 365-konto visar Microsoft de här behörigheterna vid den första anslutningen också, men Trupeo håller inte dess kontakter uppdaterade.
Om din organisation kräver administratörens godkännande
Många Microsoft 365-organisationer låter inte sina konton godkänna ett externt program på egen hand. När det är fallet stannar Microsoft vid sista steget och säger att en administratör måste godkänna det.
Be din administratör godkänna Trupeo-programmet för din organisation, och ge
dem den delade adressen det gäller. Godkännandet måste omfatta varje behörighet
som Trupeo ber om, även kontots kontakter och e-postlådans inställningar
(Contacts.ReadWrite och MailboxSettings.ReadWrite): Microsoft låter inte
e-postlådan ansluta förrän även de är godkända. Om din administratör godkände
Trupeo innan det bad om de här två måste de godkänna det igen. Detsamma gäller
när en e-postlåda som anslöts före dess ansluts igen, om inte dess ägare har
slutat hålla kontakterna uppdaterade eller valt ”Inte nu” på adressbokens
inbjudan, eller adressen är delad eller delegerad från ett annat konto. När
godkännandet är gjort, starta flödet om från början: det finns inget att ångra
på din sida under tiden.
Om anslutningen inte går igenom
Trupeo tar dig tillbaka till anslutningsskärmen med ett av de här meddelandena. I alla fall anslöts ingenting, och ”Fortsätt med Microsoft” börjar om från början.
- ”Trupeo fick inte åtkomst till den här e-postlådan, så ingenting anslöts”: Microsofts sida avbröts i stället för att godkännas, eller så bad Microsoft om en administratörs godkännande. Börja om och välj Godkänn på Microsofts sida. Om Microsoft säger att en administratör måste godkänna Trupeo, se Om din organisation kräver administratörens godkännande ovan.
- ”Microsoft-kontot du loggade in med kan inte öppna den här delade e-postlådan”: det kontot saknar fullständig åtkomst (Full Access) till den delade e-postlådan. ”Se hur du löser det” leder till Delad e-postlåda eller alias i Microsoft 365.
- ”Vi kunde inte ansluta e-postlådan. Kontrollera att du har godkänt den delade e-postlådans eget konto och försök sedan igen.”: anslutningen misslyckades av ett annat skäl. Kontrollera vilket konto Microsofts sida är inloggad som och börja sedan om.
Om själva adressen är felstavad, rätta den i fältet ”Teamets adress”: det går så länge e-postlådan inte är ansluten.
Outlook.com skickar från en annan adress
På ett Outlook.com-konto (ett personligt Microsoft-konto) vars primära alias
är en adress från en annan e-posttjänst, till exempel en Gmail-adress, kan
Microsoft skicka dina mejl från en annan adress än @outlook.com-adressen du
ansluter. Det händer oftast på ett konto som skapades med den andra adressen och
som en @outlook.com-adress lades till på senare. Dina mottagare ser då det
primära aliaset, eller en adress som Microsoft hittade på, i formen
outlook_...@outlook.com.
Trupeo säger till när det ser det: på anslutningsskärmen, på e-postlådans sida
Allmänt i inställningarna, och ovanför dess mejl, för alla medlemmar, med
”Outlook skickar den här e-postlådans mejl från en annan adress.” E-postlådan
fungerar ändå: mejlen kommer in och går ut. Men dina mottagare kanske inte
känner igen den andra adressen, och Microsoft varnar för att svar som skickas till
en outlook_...@outlook.com-adress kan komma tillbaka som obeställbara.
För att dina mejl ska gå ut från adressen du anslöt:
- Logga in på Microsoft-kontot på account.live.com/names/Manage.
- Ange adressen du anslöt till Trupeo som primärt alias.
- Anslut e-postlådan igen i Trupeo: välj ”Anslut igen” i varningen, ovanför dess mejl eller på dess sida Allmänt i inställningarna. Bara e-postlådans ägare ser den länken.
När du har anslutit igen kontrollerar Trupeo på nytt: varningen kommer inte tillbaka om inte Microsoft-inloggningen, eller nästa mejl som skickas från Trupeo, fortfarande visar en annan adress. Microsoft beskriver orsaken och lösningen i Microsofts artikel om outlook_…-adresser.
Efter anslutningen
Trupeo går vidare till ”Vem läser den här e-postlådan med dig?”, där du kan bjuda in de andra medlemmarna eller hoppa över steget, och öppnar sedan den delade e-postlådan. Det kopierar dina mejl i bakgrunden, de nyaste först: de första syns snabbt, en stor e-postlåda tar längre tid, och du kan använda e-postlådan under kopieringen.
Namnet som dina mottagare ser kan komma från Microsoft-kontot snarare än från Trupeo, särskilt för personer i din egen Microsoft 365-organisation. För att ändra det, använd administrationscentret för Microsoft 365, eller account.microsoft.com för en Outlook.com-adress.
Om det här är din första e-postlåda finns de återstående stegen i Anslut din första e-postlåda.
Vad Trupeo kommer att ändra i e-postlådan, och vad det inte kommer att ändra, beskrivs i Hur mejlen kommer in i Trupeo.