I Microsoft 365 är en teamadress som info@dittforetag.se oftast en av två
saker, och Trupeo hanterar dem på olika sätt. Om du loggade in hos Microsoft med
ditt eget jobbkonto när du anslöt den är den här sidan till för dig.
Vilken har du
- Ett alias till ditt konto. Adressen är en extra adress på ditt eget Microsoft 365-konto. Mejl som skickas till den hamnar i din egen e-postlåda, blandade med dina andra mejl, och det finns ingen separat e-postlåda för den i Outlook.
- En delad e-postlåda. Adressen har en egen e-postlåda, som syns som en separat e-postlåda i mapplistan i Outlook, under din egen. Flera personer kan öppna den. Den har oftast inget eget lösenord.
Är du osäker frågar du den som sköter ert Microsoft 365-abonnemang. I administrationscentret för Microsoft 365 står en delad e-postlåda under Teams och grupper > Delade e-postlådor (Teams & groups > Shared mailboxes), och ett alias syns på kontots sida under Hantera användarnamn och e-post (Manage username and email).
Om adressen är ett alias till ditt konto
Anslut den medan du är inloggad hos Microsoft med ditt eget konto: Trupeo känner igen aliaset och skickar från det.
En inställning hos Microsoft avgör vad de du skriver till ser. Som förval
skriver Microsoft 365 om ett alias till kontots huvudadress, både på mejlen du
skickar och på mejlen du tar emot, så ett svar som skickas från Trupeo kan komma
från din huvudadress i stället för från kontaktadressen. Din administratör kan
stänga av det för hela organisationen: det är inställningen
SendFromAliasEnabled i Exchange Online, som ändras i PowerShell med
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true.
Eftersom ett alias delar din e-postlåda visar Trupeo allt som kommer in i den e-postlådan, inte bara mejl som skickats till aliaset. Om du vill att teamet bara ska se mejl som skickats till kontaktadressen passar en delad e-postlåda bättre.
Om adressen är en delad e-postlåda
Anslut den medan du är inloggad hos Microsoft med ditt eget jobbkonto. Trupeo läser då från och skickar från själva den delade e-postlådan, inte från din egen.
Microsoft-kontot du loggade in med behöver två behörigheter till den delade e-postlådan. Utan Full åtkomst (Full Access) kan Trupeo inte öppna den och vägrar ansluta den, med meddelandet ”Microsoft-kontot du loggade in med kan inte öppna den här delade e-postlådan”. Utan Skicka som (Send as) ansluts e-postlådan men Trupeo visar ”Microsoft nekade att skicka från den här adressen” när du svarar.
- Logga in i administrationscentret för Microsoft 365 (admin.microsoft.com) som administratör.
- Öppna Teams och grupper > Delade e-postlådor och välj den delade adressen.
- Under E-postlådebehörigheter (Mailbox permissions) lägger du till kontot som anslöt Trupeo under Läsa och hantera (Full åtkomst) (Read and manage (Full Access)).
- På samma ställe lägger du till det under Skicka som.
- Vänta tills Microsoft har tillämpat ändringen: oftast några minuter, ibland upp till en timme. Skicka sedan ditt svar igen från Trupeo.
Om Trupeo vägrade ansluta e-postlådan startar du anslutningen igen när behörigheterna är på plats. Om det bara var skickandet som misslyckades finns inget att ansluta igen.
En ansluten delad e-postlåda kan också sluta ta emot mejl, när dess konto förlorar (eller aldrig hade) Full åtkomst. Trupeo säger det då högst upp i e-postlådan, till exempel ”Trupeo kan inte öppna info@example.org.”, med orsaken och knappen ”Anslut igen”: när åtkomsten är på plats ansluter du e-postlådan igen med samma Microsoft-konto som förut. De mejl som redan har kommit in finns kvar i Trupeo.
Vad som skiljer sig för en delad e-postlåda
- Nya mejl kommer in inom ungefär två minuter. Microsoft meddelar inte ett program om ändringar i en e-postlåda som inte tillhör det inloggade kontot, så Trupeo kontrollerar den delade e-postlådan varannan minut i stället för att få besked direkt.
- Outlook-kategorier når inte Trupeo. Microsoft förvarar en e-postlådas kategorilista i inställningar som bara dess eget konto når. Dina etiketter stannar i Trupeo, där hela teamet ser dem, som de gör för en IMAP-låda.
- Ett mejl rymmer högst 3 MB bilagor. Ett känt fel i Microsoft Graph, som Microsoft öppet erkänner, avvisar ett programs uppladdning av stora bilagor till en e-postlåda som delas med dig eller delegeras till dig. Därför kan Trupeo inte skicka mer än 3 MB bilagor per mejl från den delade e-postlådan.
- Kontakterna hålls inte uppdaterade med Outlook. Trupeo skulle behöva åtkomst till ett annat kontos kontakter, vilket det inte ber om, så en delad e-postlåda har ingen del ”Kontakter” i sina inställningar och inget ”Håll kontakterna uppdaterade med Outlook”. Dess delade adressbok fungerar ändå i Trupeo, fylld från dess mejl: se Den delade adressboken.
Delad e-postlåda eller vanlig e-postlåda?
En vanlig Microsoft 365-låda har ett eget konto, med en egen Microsoft 365-licens, och du ansluter den medan du är inloggad hos Microsoft med det kontot. Trupeo når den då som kontots egen e-postlåda, och begränsningarna för en delad e-postlåda gäller inte. Samma begränsningar gäller för en e-postlåda som har delegerats till dig.
| I Trupeo | Delad e-postlåda | Vanlig e-postlåda |
|---|---|---|
| Bilagor per mejl | 3 MB, på grund av ett känt fel hos Microsoft | 25 MB |
| Nya mejl | Kontrolleras varannan minut | Kommer in så fort Microsoft meddelar Trupeo |
| Outlook-kategorier | Finns inte: etiketterna stannar i Trupeo | Används som etiketter (Outlook-kategorier) |
| Kontakter som hålls uppdaterade med Outlook | Finns inte | Finns, från anslutningen |
| Behörigheter att ge | Full åtkomst och Skicka som, som en administratör ger | Inga: kontot öppnar sin egen e-postlåda |
Om ert team skickar stora filer (offerter, ritningar, skanningar) passar en vanlig e-postlåda bättre. Den som sköter ert Microsoft 365-abonnemang kan ge adressen en egen e-postlåda. Anslut den sedan i Trupeo medan du är inloggad hos Microsoft med det kontot.
Om adressen redan har ett eget konto och anslöts genom ett annat kontos åtkomst gäller samma begränsningar tills den ansluts med sitt eget konto. E-postlådans ägare kan byta i Trupeo: öppna e-postlådans inställningar, välj ”Byt konto” på raden ”Anslutning till Outlook” och logga in hos Microsoft som själva adressen, inte som det andra kontot. Mejlen som redan finns i Trupeo blir som de är.
Om det fortfarande inte går att skicka
Kontrollera i den här ordningen:
- att behörigheterna gavs till kontot som anslöt e-postlådan, vilket inte alltid är det du använder i Trupeo: alla i ert team kan använda Trupeo, men bara ett Microsoft-konto är anslutet
- att det har gått en timme sedan ändringen
- att adressen du skrev i Trupeo är exakt den delade adressen.
Om det fortfarande inte fungerar skriver du till oss från kontaktsidan med den berörda adressen.