I en Outlook- eller Microsoft 365-låda är etiketterna i Trupeo dina Outlook-kategorier. En kategori som du sätter på ett mejl i Trupeo sitter på konversationens mejl i Outlook, och en kategori som du sätter i Outlook syns i Trupeo. Hur du sätter etiketter, filtrerar och söker står i Sortera konversationer med etiketter. Den här sidan handlar om det som är särskilt för kategorier.
Sidan gäller en e-postlåda som är ansluten genom att logga in med dess eget Microsoft-konto, alias inräknade. En Microsoft 365-låda som du i stället når genom ditt eget konto (en delad e-postlåda, eller en som har delegerats till dig) är annorlunda: dess Outlook-kategorier når inte Trupeo, och dess etiketter finns bara i Trupeo, utan att något skrivs till e-postlådan i Outlook. Se Delad e-postlåda eller alias i Microsoft 365.
En kategori avgör aldrig om Trupeo visar ett mejl: den flyttar det inte och döljer det inte. Ett mejl som har fått en kategori i Outlook finns i Trupeo precis när det skulle ha gjort det utan kategorin, i Inkorgen eller i en av dina mappar till exempel, och det är bara kategorin som kan saknas. För att säga vem som tar hand om ett mejl, se Säg vem som tar hand om ett mejl.
Vad en kategori gör
- Den sätts på varje mejl i konversationen, och tas bort från varje mejl när du tar bort den. En konversation kan ha flera.
- Den flyttar ingenting. Mejlen ligger kvar i sin mapp. För att lägga dem i en mapp, se Lägg mejl i mappar.
- Den har en färg, i Trupeo och i Outlook. Fönstret för färg erbjuder de 25 färgerna för Outlooks kategorier, med deras namn, och ”Ingen färg”. Kategorin får samma färg i Outlook, och Trupeo visar den i den färg Outlook ger den. Varje medlem kan ändra den.
- Dess namn har en enda nivå. Outlook lägger inte kategorier under varandra,
så ett
/är bara en del av namnet. Ett namn får inte innehålla kommatecken eller semikolon, och stora och små bokstäver spelar ingen roll: Fakturor och fakturor är samma kategori. - Varje medlem kan byta namn på den. Outlook kan inte byta namn på en kategori, så Trupeo skapar kategorin under det nya namnet med samma färg, sätter den på varje mejl i e-postlådan som det har hämtat och tar sedan bort den gamla. Mejl som Trupeo inte har hämtat, som gamla mejl i Arkiv, behåller det gamla namnet.
En kategori som skapas i Trupeo läggs till i Outlooks kategorilista, så den erbjuds i Outlook också.
Ägaren kan förbehålla skapande, färgändring, namnbyte och borttagning av kategorier åt ägarna, med samma reglage som gäller etiketter: se Sortera konversationer med etiketter. Medlemmarna sätter då fortfarande befintliga kategorier på mejl och tar bort dem.
Ta bort en kategori
Varje medlem i e-postlådan kan det, om inte ägaren har förbehållit det ägarna. Trupeo tar bort den från Outlooks kategorilista och från varje mejl som det vet har den. Mejl som Trupeo inte har hämtat, som gamla mejl i Arkiv, behåller den: Outlook visar den då på dem utan färg. Det går inte att ångra.
Kategorier som sätts i Outlook
En kategori som läggs till eller tas bort i Outlook når Trupeo vid nästa uppdatering. Outlook säger till Trupeo om varje ändring av e-postlådans mejl, så den kommer oftast in strax efteråt. Om den signalen går förlorad fångar nästa kontroll upp den, inom 3 timmar som mest.
Trupeo läser kategorierna på mejlen i Inkorgen, Skickat, Skräppost och dina mappar. Det läser dem också i Arkiv och Borttaget, på mejl i konversationer som det redan har: en kategori som sätts i Outlook på ett mejl som är markerat som klart, eller raderat, når också Trupeo.
När du ändrar ett mejls kategorier i Trupeo och någon ändrar dem i Outlook ungefär samtidigt vinner den ändring som gjordes sist.
Frågan ”Visa färgerna på dina Outlook-kategorier?”
För att läsa din lista med kategorier och deras färger behöver Trupeo ytterligare ett tillstånd från Microsoft: åtkomst till e-postlådans inställningar, där Outlook förvarar den listan. Trupeo ber om det när du ansluter e-postlådan, tillsammans med kontots kontakter, eftersom en kontaktgrupp är en Outlook-kategori: se Den delade adressboken. En e-postlåda som anslöts innan Trupeo bad om det då, eller som ansluts igen efter att ägaren slutade hålla kontakterna uppdaterade eller valde ”Inte nu” på adressbokens inbjudan, kanske inte har det.
Tills den har det ser e-postlådans ägare en rad överst i listan, under vyns rubrik: ”Visa färgerna på dina Outlook-kategorier?”, med ”Tillåt” och ”Inte nu”. ”Inte nu” lägger undan frågan i en månad, på den här enheten. För att ge tillståndet:
- Klicka på ”Tillåt”.
- På Microsofts sida loggar du in med e-postlådans eget Microsoft-konto, som när du anslöt den. Trupeo avvisar ett annat konto.
- Godkänn tillståndet. Du kommer tillbaka till Trupeo, och kategorierna visas med sina färger.
Medlemmar ser inte frågan: bara ägaren kan ge tillståndet.
Om Microsoft säger att en administratör måste godkänna det ändras inget annat: e-postlådan fungerar som den gör nu. Se Anslut en Outlook- eller Microsoft 365-låda.
Innan tillståndet är givet
Kategorierna fungerar redan, med enbart namnet:
- du kan sätta en kategori på ett mejl, ta bort den, och filtrera och söka på den
- du kan skapa en: dess namn sätts på mejlen, och Outlook visar den på dem, men den läggs inte till i Outlooks kategorilista
- det finns ingen färg, varken i Trupeo eller från Trupeo
- du kan ta bort en kategori: den tas bort från de mejl som Trupeo känner till.
Kategorins fönster säger det: ”Kategorier har bara sitt namn här: ingen färg, och en ny läggs inte till i Outlooks kategorilista, tills e-postlådans ägare tillåter Trupeo att läsa den listan.”