I en delad e-postlåda väcker en signatur en fråga som andra verktyg undviker: vem signerar? Den som skriver, eller organisationen? Trupeos svar är båda, staplade.
Två signaturer, inte en
Din kommer först, precis under din text. E-postlådans kommer under den: organisationen, adressen, huvudnumret, den juridiska uppgiften. Båda läggs till i svar, vidarebefordringar och nya mejl.
Du kan ha flera av varje, var och en med ett namn, och en i varje lista används som standard. Du kan fylla i bara en nivå: en delad e-postlåda där alla signerar Teamet behöver bara e-postlådans, och en liten organisation där en enda person svarar kan lägga allt i sin egen.
Dina signaturer
Öppna ”Inställningar” och sedan, i gruppen ”Ditt konto”, sidan ”Signatur”. Under ”Mina signaturer” har varje signatur sitt namn, och den som används som standard säger ”Standard”. Dess meny ”⋯” innehåller ”Ändra”, som öppnar den precis under dess rad, med namnet och editorn, ”Gör till standard”, som ändrar vilken som används, och ”Radera”; ”Spara signaturen” sparar den. ”Ny signatur”, ovanför listan, lägger till en, till exempel en kort för snabba svar eller en för semestern. Att radera standardsignaturen frågar vilken som ersätter den. Ingen annan kan se eller ändra dina signaturer.
Bara för dig i en e-postlåda
När du hör till flera e-postlådor kanske du vill signera som dig själv i en och som teamet i en annan. Öppna ”Inställningar” och sedan, i gruppen ”Bara för dig i den här e-postlådan”, ”Dina inställningar här”: sidan är uppkallad efter e-postlådans adress. Varje medlem har den här sidan, ägare eller inte.
- ”Min standardsignatur här” väljer vad som signerar som standard när du skriver från den här e-postlådan: din standardsignatur, någon annan av dina signaturer, eller ”Ingen personlig signatur här”, och då går bara e-postlådans signatur ut. Välj en och sedan ”Spara”.
- ”Mina signaturer för den här e-postlådan” innehåller signaturer som skrivits bara för den här e-postlådan: de erbjuds ingen annanstans. Om du lämnar e-postlådan raderas de.
E-postlådans signaturer
De finns i e-postlådans inställningar: gruppen ”Den här e-postlådan”, sidan ”Utgående mejl”, avsnittet ”E-postlådans signaturer”. Ägarna skapar dem, ger dem namn och väljer standardsignaturen, på samma sätt som dina; de andra medlemmarna läser dem där. Var och en signerar med standardsignaturen om inte personen väljer en annan i ett mejl.
Varje sida av det här slaget slutar med ett block ”Vad mottagarna ser”, som visar ett mejl så som det kommer att gå ut, med sina två signaturer.
Återanvänd din Gmail-signatur
I en Gmail-låda erbjuder sidan ”Utgående mejl” ”Använd den från Gmail”, bredvid rubriken för e-postlådans signaturer. Knappen kopierar signaturen som Gmail har för e-postlådans adress, med dess färger, typsnitt och bilder, in i signaturen du redigerar, eller in i en ny när ingen är öppen. Trupeo hämtar bilderna och lagrar dem själv.
Ingenting sparas då: Trupeo visar ”Din Gmail-signatur ligger i editorn. Titta igenom den och spara den sedan.” Om du inte gillar resultatet och editorn redan innehöll en signatur lägger ”Gå tillbaka till den förra signaturen” tillbaka den.
Några specialfall:
- Om Gmail inte har någon signatur för den adressen säger Trupeo det och låter editorn vara.
- En bild som Trupeo inte kunde hämta tas bort, och Trupeo säger det: lägg tillbaka den med ”Infoga logotyp”.
- Det är en engångskopia. Om du ändrar din signatur i Gmail senare flyttar sig inte Trupeos: återanvänd den igen.
Knappen finns inte för en Outlook-, Microsoft 365- eller IMAP-låda: Microsoft ger ingen åtkomst till signaturer, och en IMAP-server lagrar ingen. Kopiera din signatur från din e-posttjänst och klistra in den i editorn.
Editorn
Editorns fält har fetstil, kursiv, länk och bild till hands; ”Mer” lägger till understruket, textfärg och textstorlek, en knapp för att ta bort formateringen och ”HTML”. Bildknappen, ”Infoga logotyp”, lägger till en bild (PNG, JPEG, GIF eller WebP, högst 1 MB): välj filen, så lagrar Trupeo den, du behöver inte lägga ut den någon annanstans.
Att klistra in en signatur fungerar: tabellerna, färgerna, typsnitten, storlekarna och länkarna i en signatur som kopierats från Gmail, Outlook eller Word behålls. Ingen signatur än? Den kostnadsfria generatorn för mejlsignaturer gör en som du kan klistra in här. En inklistrad logotyp fortsätter laddas från där den lagrades; för att Trupeo ska lagra den, infoga den med ”Infoga logotyp” i stället.
”HTML”, under ”Mer”, växlar till källkoden, praktiskt om du fick signaturen som kod. ”Editor” går tillbaka till den vanliga vyn. Blocket ”Vad mottagarna ser”, längst ned på sidan, följer det du skriver, även innan du sparar.
Ingenting går ut förrän du klickar på ”Spara signaturen”. ”Avbryt” stänger signaturen och behåller den sparade.
Välja signatur för ett mejl
Under editorn för ett svar, en vidarebefordran eller ett nytt mejl nämner en knapp ”Signatur:” vad som kommer att signera, till exempel Claire + Tullteamet. Den öppnar en lista i två delar: ”Mina signaturer”, dina egna och de som gäller den här e-postlådan, och ”E-postlådans signatur”, e-postlådans. Varje del erbjuder också ”Ingen”. Ditt val gäller på en gång och bara för det här mejlet; nästa börjar om från standardsignaturerna. På en telefon öppnas listan i helskärm.
Signaturerna visas under knappen så som de kommer att se ut, och en skärmläsare säger med ord vad som kommer att signera, till exempel ”Signerat: Claire + Tullteamet”, eller ”Det här mejlet skickas utan signatur.” Om en signatur som valts i ett utkast har raderats sedan dess säger Trupeo det och sätter inte in någon annan i dess ställe.
Det är en förhandsvisning, inte ett fält. Signaturen sätts inte in i din text: den läggs till när mejlet skickas. Du kan alltså inte råka radera den med markera allt, och inte putsa på den för ett enda mejl: för att ändra en signatur går du via inställningarna. ”Ingen” i menyn skickar det helt utan signatur: se Svara, vidarebefordra, skriva.
När du svarar med historiken medskickad hamnar signaturerna precis under ditt svar, ovanför det citerade mejlet, som i ett vanligt e-postprogram. Din mottagare läser det du skrev, sedan vem som signerar, sedan det tidigare utbytet.
Avsändarnamnet
På samma sida ”Utgående mejl” anger avsnittet ”Avsändarnamn” namnet som visas bredvid e-postlådans adress hos dina mottagare, till exempel din organisations namn. Alla skickar under det namnet. ”Ändra” öppnar det på sin rad. Lämna det tomt för att skicka med bara adressen: raden säger då ”Inget avsändarnamn”. Trupeo påminner om vad dina mottagare läser. Det namnet är också e-postlådans namn i Trupeo, överst i kolumnen och i e-postlådemenyn.
För en e-postlåda som skickar via Microsoft (Outlook, Microsoft 365) är det namnet inte garanterat: dina mottagare kan se Microsoft-kontots namn i stället, särskilt personer i din egen Microsoft 365-organisation. Det namnet ändras i administrationscentret för Microsoft 365, eller på account.microsoft.com för en Outlook.com-adress.
Raden Skickat med Trupeo
Under provperioden visas en rad under dina signaturer: Skickat med Trupeo, den delade e-postlådan för små team · 14 dagars gratis provperiod, med en länk till Trupeos webbplats. Dess reglage finns på sidan ”Utgående mejl”, avsnittet ”Trupeo-sidfot”. Det står på och är inaktivt under provperioden, med ”Du kan stänga av den när du har ett betalt abonnemang.”
När abonnemanget är aktivt ligger raden kvar tills du stänger av den: stäng av reglaget. Ändringen sparas automatiskt. Se Provperiod, abonnemang och rabatt.
När abonnemanget är aktivt bär radens länk också den här e-postlådans rekommendationslänk: när ett team som registrerar sig via den betalar sin första månad får den här e-postlådan och det teamet en gratis månad vardera.
Vad kommer härnäst
För resten av vad som ingår i ett utgående mejl, se Svara, vidarebefordra, skriva.