En delad e-postlåda växer snabbt. Efter ett år tar det mer än att bläddra för att hitta offerten vi skickade till familjen Lind.
Öppna sökningen
På en dator finns ”Sök” överst i kolumnen till vänster. Tangenten / öppnar den
också, från var som helst utom ett textfält. Ett fönster öppnas mitt på skärmen,
med ett fält: ”Ett namn, en adress, ett ord från mejlet”.
På en telefon trycker du på ”Sök” högst upp på skärmen: sökningen öppnas på en egen sida, med ”Avbryt” för att lämna den.
Skriv ord och tryck på Enter. Trupeo söker i ämnet, i varje mejls text, i anteckningarna för teamet, i avsändarens adress och i adresserna i fältet Till. I ett svar lämnas de tidigare mejlen det citerar utanför: var och en hittas för sig. En vidarebefordran behåller mejlet den vidarebefordrar. Alldeles efter att en e-postlåda har anslutits söks ett äldre mejl bara på sin början, tills Trupeo har läst dess text, de nyaste först.
Accenter och versaler spelar ingen roll: cafe hittar Café. Ett ord hittas också
inuti ett längre ord: offert hittar offerten.
Förslag
Innan du skriver erbjuder fönstret dina ”Senaste sökningar”, de fem sista i den här fliken, med ”Rensa historiken”, och de ”Nyligen öppnade mejl” som du öppnade.
Medan du skriver erbjuder det:
- en rad som söker efter det du skrev: det är vad Enter gör;
- Personer: att välja en lägger till filtret ”Från”;
- Etiketter, eller Mappar i en e-postlåda som har sådana, med hur många mejl var och en innehåller: att välja en lägger till filtret;
- Mejl: att välja ett öppnar det direkt.
Tangenterna ↑ och ↓ flyttar från ett förslag till nästa, Enter väljer, Esc stänger fönstret.
Filter
Under fältet finns sju filter: ”Från”, ”Till”, ”Datum”, ”Bilaga”, ”Etikett” (”Mapp” i en IMAP- eller Outlook-låda med egna mappar), ”Vem tar hand om det” och ”Status”. Var och ett öppnar en kort lista; ett klick väljer och stänger den. ”Datum” erbjuder ”Senaste 7 dagarna”, ”Senaste 30 dagarna”, ”Senaste 3 månaderna”, ”Senaste 12 månaderna” och ”Välj datum…”. Ett filter som är satt visar sitt värde, med ett kryss för att ta bort det. På en telefon behåller raden de filter som får plats på den, ett filter som är satt först; ”Fler”, i slutet av raden, öppnar ”Fler villkor”, där alla de andra finns.
”Fler villkor” öppnar alla fält på en gång: ”Från”, ”Till”, ”Ämne”, ”Innehåller orden”, ”Innehåller inte”, ”Bilagans namn”, ”Efter”, ”Före” (som åååå-mm-dd), ”Status”, ”Vem tar hand om det” (”Jag”, en medlem eller ”Ingen”), ”Etikett” och ”Har en bilaga”. Avsluta med ”Sök”. ”Tillbaka till förslagen” går tillbaka till det första fönstret.
Var sökningen letar
En rad längst ned i fönstret säger det: ”Söker i hela e-postlådan utom Skräppost och Papperskorgen”. Klara mejl ingår: ett mejl som markerades som klart för åtta månader sedan dyker upp som de andra. ”Ändra” erbjuder också att bara söka i vyn du kom från, Papperskorgen eller Skräppost.
Träffar
Träffarna ersätter listan, under en rubrik som räknar dem, till exempel ”4 träffar”. Din sökning visas igen därunder, bit för bit: ett kryss på en bit tar bort den och behåller resten. ”Ändra” öppnar fönstret igen med dina filter, ”Rensa” tar dig tillbaka till vyn du började från. I kolumnen visar ”Sök” den pågående sökningen, och ingen vy är markerad. Öppna ett mejl: ordet du sökte efter är markerat i det.
När ingenting matchar visar Trupeo ”Inget mejl matchar”, påminner om vad du sökte efter och var, och erbjuder, när det kan, en bredare sökning: utan datumen, utan filtren eller i Papperskorgen, med hur många mejl den skulle hitta.
Genvägar, för dig som hellre skriver
Fältet förstår också genvägar. De kombineras med varandra och med fria ord: varje del måste matcha. Filtren skriver samma genvägar åt dig.
| Genväg | Vad den gör |
|---|---|
from: | avsändarens adress |
to: | en adress i fältet Till |
subject: | bara ämnet |
filename: | namnet på en bifogad fil |
has:attachment | konversationer med en bilaga |
after: | senaste mejlet på eller efter det datumet |
before: | senaste mejlet före det datumet |
status: | to_assign, to_handle eller done |
assignee: | me, unassigned eller en medlems adress |
label: | en etikett (i Outlook en kategori), med sitt namn |
Så from:lind offert after:2026-01-01 hittar konversationerna med familjen Lind som
innehåller offert sedan januari.
Några detaljer som sparar tid:
from:läser adressen, inte visningsnamnet.from:lindhittarlind@example.org, inte Claire Lind som skriver frånclaire@example.org.- Datum skrivs
2026-01-15och läses i din enhets tidszon. En konversation räknas vid datumet för sitt senaste mejl, det som visas i listan: en konversation från juli som fick ett svar i november är en novemberkonversation. OR, med versaler, matchar det ena eller det andra.lind faktura OR offerthittar familjen Linds fakturor och offerter. Med gemener ärorbara ett ord.- Ett minustecken utesluter.
offert -lindhittar offerterna som inte gäller familjen Lind. - Raka citattecken håller ihop ord.
"ny offertförfrågan"söker efter de orden i den ordningen. - Parenteser grupperar.
(status:to_assign OR status:to_handle) lindhittar det som fortfarande är kvar att göra med familjen Lind. label:tar etikettens namn, med vilka bokstäver som helst, eller dess hela sökväg inom citattecken för en etikett under en annan:label:"Fakturor/2026".
Om du skriver en genväg utan något efter den säger Trupeo det i stället för att
söka efter ordet from: självt. Om ett värde inte godtas (en status utom de tre,
en person som varken är me, unassigned eller en adress, ett datum som inte
finns) eller en parentes lämnas öppen visar listan ”Trupeo kunde inte läsa den här
sökningen. Kontrollera parenteserna och värdet för varje genväg (status:,
assignee:, after:, before:).” i stället för en tom lista som skulle se ut som att
ingenting hittades.
Skräppost och Papperskorgen
I kolumnen till vänster, under ”Klara” och ”Alla”, kommer ”Skräppost” och ”Papperskorgen”. På en telefon ligger de under ”Mer”. Dina egna mappar, i en IMAP- eller Outlook-låda, ligger längre ned, i avsnittet ”Mappar”: se Lägg mejl i mappar.
Skräppost visar det som din e-posttjänst bedömde som skräppost. Trupeo bestämmer inte i dess ställe: Gmail, Outlook eller din server sorterar, Trupeo visar resultatet. För att få ut ett mejl därifrån, markera det som inte skräppost i ditt vanliga e-postprogram: Trupeo följer med.
Papperskorgen innehåller det som raderats. ”Ta bort” finns i menyn ”⋯” i slutet av fältet för ett öppet mejl, i en rads meny (högerklick) och i menyn ”⋯” i fältet för en markering. Strax efter erbjuder ett meddelande ”Ångra”. ”Flytta till papperskorgen”, i menyn för ett enskilt mejl i konversationen, raderar bara det mejlet. I Papperskorgen lägger ”Återställ” tillbaka en konversation, och ”Återställ det här mejlet” gör detsamma för ett enskilt mejl.
Inget av detta är heller specifikt för Trupeo: det är e-postlådans egen papperskorg, och din e-posttjänst bestämmer hur länge ett mejl ligger kvar där innan det raderas för gott.
Båda vyerna hålls åtskilda från de andra: ett mejl i Papperskorgen syns inte längre i ”Att fördela”, och det är poängen.
Vad det innebär för teamet
Att radera eller återställa ett mejl verkar på den delade e-postlådan, alltså för alla och i Gmail eller Outlook också. Det är ingen personlig städning. Fördelen är verklig: en medlem som rensar Skräppost gör det för hela teamet, en gång.
Vad kommer härnäst
För att förstå själva vyerna, se Förstå vyn Att fördela.