I en delad e-postlåda är den viktiga frågan enkel: vilka mejl har ingen tagit hand om än? I Trupeo har svaret en egen vy, ”Att fördela”.
Var du hittar den
På en dator utgår allt från kolumnen till vänster. Överst står e-postlådans namn: klicka på det för att byta till en annan e-postlåda, lägga till en eller öppna ”Inställningar för den här e-postlådan”. Under den kommer ”Sök”, ”Nytt mejl” och ”Aviseringar”, sedan de tre vardagsvyerna:
- Mina: de mejl som du tar hand om.
- Att fördela: de mejl som ingen tar hand om än.
- Kvar att göra: allt som inte är klart än, de två tillsammans.
Bara ”Mina” och ”Att fördela” har en siffra bredvid namnet: hur många mejl som väntar på dig.
Längre ner kommer ”Klara”, ”Alla”, ”Skräppost” och ”Papperskorgen”, sedan avsnittet ”Etiketter” (”Mappar” i en IMAP- eller Outlook-låda), hopfällt från början. Allra längst ned finns ”Nyheter”, ”Hjälp”, ”Inställningar” och ditt namn, som öppnar kontomenyn: ”Kontoinställningar”, ”Lägg till en e-postlåda”, ”Fäll ihop menyn”, som krymper kolumnen till dess ikoner, och ”Logga ut”.
”Sök”, eller tangenten /, söker i hela e-postlådan: se
Hitta ett mejl igen. ”Aviseringar” öppnar sidan med det
Trupeo berättar för dig, med antalet nya: se
Ställ in dina aviseringar. Strax under finns
”Kontakter”, e-postlådans adressbok: se
Den delade adressboken.
”Hjälp” visar artiklarna om den sida du är på, under ”För den här sidan”, med ”Bläddra i hjälpcentret” och ”Skriv till oss” för att ställa din fråga till oss. ”Inställningar” delar upp inställningarna i två grupper: ”Den här e-postlådan”, för det som rör hela teamet, och ”Ditt konto”, för det som bara rör dig.
På en telefon fyller listan hela skärmen. Överst står vyns namn och e-postlådans (tryck på det för att byta e-postlåda), ”Sök” och aviseringsklockan. Längst ned går ett fält från en vy till en annan: ”Mina”, ”Att fördela” och ”Kvar att göra”, med samma siffror, och ”Mer”, som öppnar resten: först ”Kontakter”, sedan ”Klara”, ”Alla”, ”Skräppost”, ”Papperskorgen”, etiketterna eller mapparna, ”Nyheter”, ”Hjälp”, ”Inställningar” och ditt konto. ”Nytt mejl” ligger strax ovanför fältet. Se också Installera Trupeo på din telefon.
Trupeo öppnar på ”Mina” i ett teams e-postlåda. När du inte har något än säger ”Mina” det, räknar de mejl som väntar på någon och erbjuder ”Visa mejlen att fördela”. En länk till ett enskilt mejl, till exempel från en avisering, öppnar alltid det mejlet. Startvyn väljs inte längre i profilen: varje e-postlåda öppnar på det här sättet.
Vad vyn Att fördela visar
Överst i listan står vyns namn, sedan ”Ingen tar hand om dem än”. Så snart någon tar hand om ett mejl, eller mejlet markeras som klart, lämnar det vyn för hela teamet. När inget är kvar visar Trupeo ”Någon tar redan hand om varje mejl.”
Varje rad visar personen, ämnet, början av mejlet, dess etiketter, antalet anteckningar för teamet bredvid ett litet blad, och tiden. En punkt i marginalen före raden och ett fetstilt namn betyder att något har kommit sedan du senast öppnade det mejlet: ett nytt mejl eller en anteckning skriven av en medlem. Dina egna svar och anteckningar räknas aldrig. Märket är bara ditt: en medlem som öppnar mejlet tar inte bort det åt dig.
Under listan säger en rad hur många mejl som markerades som klara i dag, och av vem för det sista.
Om vyn är full av gamla mejl som kopierades när e-postlådan anslöts kan ägaren lägga allt från före en vald dag i ”Klara”, utan att arkivera något hos din e-posttjänst: se Så kommer mejlen in i Trupeo.
Varför den finns
I en vanlig delad e-postlåda ser alla samma mejl och ingen vet vem som gör vad. Två situationer återkommer: två personer svarar samma person med tio minuters mellanrum, eller så tror båda att den andra tar det och mejlet blir obesvarat i tre dagar. Vi plockade isär den första i hur du undviker dubbla mejlsvar, om du vill ha resonemanget bakom den här sidan.
Så länge ett mejl ligger i ”Att fördela” tillhör det ingen. Det är ett tillstånd som hela teamet kan se, inte något som bara finns i en medlems huvud.
Den enda vanan att skaffa
Välj ”Jag tar det” innan du skriver ditt svar.
Du blir inte automatiskt den som tar hand om mejlet när du svarar. Om du svarar utan att välja ”Jag tar det” ligger mejlet kvar i ”Att fördela”, och en medlem kan svara strax efter dig utan att veta om det.
Öppna ett mejl från vyn: det fyller utrymmet till höger om listan. Under ämnet säger en rad hur det ligger till, här ”Att fördela”. Under det sista mejlet erbjuder ett fält ”Jag tar det”, ”Svara”, ”Markera som klar” och ”Lämna över till…”, sedan ”⋯” (”Fler åtgärder”), som rymmer resten. På en telefon fyller mejlet hela skärmen och dess fält blir kvar längst ned, under tummen: det har ”Jag tar det” och ”Lämna över” (bara ”Jag tar det” på en liten telefon, med ”Lämna över till…” flyttat in under ”⋯”), ”Markera som klar” flyttar in i menyn ”⋯”, och ”Svara på det här mejlet” finns i varje mejls egen meny. ”Jag tar det” när du tar mejlet, ”Lämna över till…” för att välja den medlem som ska ta hand om det, och ”Markera som klar” när det inte finns något mer att göra.
Ingen av dem ber dig bekräfta: ett meddelande visas direkt med ”Ångra”, för att gå tillbaka om du gjorde fel.
Du kan också agera från listan, utan att öppna mejlet:
- Peka på en rad så tar två knappar tidens plats: ”Jag tar det” och ”Lämna över till…”.
- Ett högerklick på raden öppnar dess meny.
- Rutorna: kryssa i flera mejl så tar markeringsfältet vyns titels plats. Dess knappar är ikoner, och var och en säger sitt namn under pekaren: se Säg vem som tar hand om ett mejl.
På en telefon drar du en rad åt höger för ”Jag tar det” och åt vänster för ”Markera som klar”. Ett långt tryck på en rad kryssar i den.
Med tangentbordet, på en dator, går ↑ och ↓ från ett mejl i listan till nästa, Retur
öppnar mejlet, blanksteg kryssar i det, Esc stänger mejlet eller tar bort markeringen,
/ öppnar sökningen och Ctrl + Z (⌘ + Z på en Mac) ångrar den senaste åtgärden så
länge ”Ångra” syns. ? visar hela listan, ”Kortkommandon”. Ingen enskild bokstav gör
något: tangentbordet gör ingenting du inte bett om.
Trupeo lägger till ett skyddsnät: medan någon skriver ett svar säger det öppna mejlet det under ämnet, till exempel ”Marie skriver ett svar”, och i ”Mina” säger mejlets rad ”Marie skriver”. Det syns bara i sista stund. Vem som tar hand om vad syns däremot i listan.
Om ingen tar mejlet
Ett mejl som ligger kvar i ”Att fördela” i tio minuter utan att någon öppnar eller tar det låter hela teamet veta det. Aviseringen lyder ”Jean Dupont väntar fortfarande på svar”. Öppnat från ”Aviseringar” visas mejlet bredvid, med sin knapp ”Jag tar det”: du tar det utan att lämna aviseringarna, och aviseringen säger sedan vem som tar hand om det.
Den slutar av sig själv så snart någon agerar: det räcker att öppna mejlet, i Trupeo eller i Gmail eller Outlook, liksom att ta det, svara på det eller markera det som klart. Ingen behöver tysta den för hand.
Den påminnelsen gör att vyn Att fördela är pålitlig även de dagar ingen tittar på den. Om ditt team arbetar utan att någonsin säga vem som tar hand om vad är det också den som når dig oftast: du ställer in den i dina aviseringar.
Vad som händer när någon tar det
Mejlet lämnar ”Att fördela” för hela teamet. Det hamnar i ”Mina” hos den valda personen och ligger kvar i ”Kvar att göra”, där alla läser namnet på raden. Under det öppna mejlets ämne står det ”Alex tar hand om det”.
Om du gjorde fel skickar ”Ångra” tillbaka det till vyn Att fördela så länge meddelandet syns. Senare gör ”Tillbaka till Att fördela” samma sak: den finns i menyn ”⋯”, i slutet av mejlets fält.
En e-postlåda med en medlem
När du är ensam i en e-postlåda, utan att någon inbjudan väntar, finns ingen att lämna över ett mejl till. Då visar Trupeo bara två vyer, ”Kvar att göra” och ”Klara”, och öppnar på ”Kvar att göra”. Det finns ingen ”Mina”, ingen ”Att fördela”, ingen ”Jag tar det” och ingen ”Lämna över till…”. Så snart du bjuder in någon får e-postlådan ett teams vyer tillbaka.
Vad som kommer härnäst
För detaljerna om de här gesterna, hur du lämnar över ett mejl till en medlem och hur du tar upp ett mejl som redan var klart, se Säg vem som tar hand om ett mejl. För att läsa en konversation, dess mejl, dess anteckningar och vad som hänt med den, se Så samlar Trupeo mejl i konversationer.