Trupeo kopplas till den e-postlåda du redan har. Du flyttar ingenting och du skapar ingen ny adress. Du ansluter den som finns: kontaktadressen, den gemensamma e-postlådan, den som ert team svarar på i dag.
Om du fortfarande funderar på om en delad e-postlåda är värd det för ert team, börja med vår kompletta guide till delade e-postlådor. Den här sidan förutsätter att valet är gjort.
Innan du börjar
Du behöver tre saker:
- Din egen adress, för ditt personliga konto. Inte den delade adressen.
- Åtkomst till den delade e-postlådan: någon som kan logga in på den med Google eller Microsoft, eller dess lösenord för vilken annan e-posttjänst som helst.
- Ungefär fem minuter. Kopieringen av de äldre mejlen fortsätter sedan i bakgrunden.
Att komma igång har fyra steg, som visas överst på varje skärm: ”Konto”, ”E-postlåda”, ”Historik”, ”Team”.
1. Skapa ditt personliga konto
Gå till app.trupeo.com/signup. På skärmen ”Skapa ditt Trupeo-konto” väljer du ”Fortsätt med Google”, ”Fortsätt med Microsoft” eller ”Fortsätt med en e-postadress”.
Det här steget är viktigt. Ditt personliga konto gör att Trupeo vet vem som svarade på vad. Om den delade adressen blir någons personliga konto kan de andra medlemmarna inte längre se vem som svarade.
- Med Google eller Microsoft: om kontot du kommer tillbaka med liknar ett teams adress (till exempel kontaktadressen) frågar Trupeo ”Är det här ditt konto?” Det händer när webbläsaren redan är inloggad på den delade e-postlådan. Välj ”Börja om med mitt eget konto”, eller ”Det här är verkligen min egen adress, fortsätt” om det verkligen är din.
- Med en e-postadress: skriv din adress och ett lösenord på minst 12 tecken och välj sedan ”Skapa mitt konto”. Om du skriver en adress som liknar ett teams säger Trupeo det på en gång. Du får sedan en sexsiffrig kod i ett mejl: skriv den på skärmen ”Ange koden vi mejlade till dig” och välj sedan ”Verifiera”. Koden gäller i tio minuter, och du kan be om en ny.
2. Anslut den delade e-postlådan
På skärmen ”Vilken adress delar ert team?” skriver du den delade adressen i ”Teamets adress”. Medan du skriver känner Trupeo igen e-posttjänsten på egen hand, utifrån adressen och var domänen tar emot sin post, och säger det under fältet: ”Google-e-postlåda.”, ”Microsoft-e-postlåda.” eller till exempel ”Hos OVH.” Om svaret är fel låter ”Inte en Google-e-postlåda?” (eller Microsoft) dig välja själv.
Vad som händer sedan beror på e-posttjänsten:
- Gmail eller Google Workspace: ”Fortsätt med Google”. Se Anslut en Gmail-låda.
- Outlook eller Microsoft 365: ”Fortsätt med Microsoft”. Se Anslut en Outlook-låda.
- Vilken annan e-posttjänst som helst: e-postlådans lösenord och sedan ”Anslut e-postlådan”. Se Anslut en IMAP-låda.
Skrev du fel i adressen? Rätta den bara i fältet, så länge anslutningen inte har lyckats: ingenting går förlorat, e-postlådan innehåller inga mejl än.
Om din egen adress inte är bekräftad än ber Trupeo först om koden som skickades till dig: en delad e-postlåda skapas bara med en bekräftad adress. Om den delade adressen redan är ansluten till Trupeo säger Trupeo det: be ägaren av den e-postlådan att bjuda in dig i stället för att ansluta den en andra gång.
När godkännandet är givet visar skärmen ”Ansluter e-postlådan” stegen: godkännande mottaget, e-postlåda hittad, de senaste mejlen kopieras. Det tar några sekunder.
3. Välj vad som hamnar i Att fördela
Medan mejlen börjar kopieras frågar Trupeo vilka konversationer som redan finns i e-postlådan som ska börja i Att fördela: ”Bara mejl som kommer in från och med nu”, ”De senaste 7 dagarna”, ”De senaste 30 dagarna” eller ”Hela historiken”. De andra hamnar i Klara. Ingenting flyttas i din e-postlåda: inget mejl arkiveras, flyttas eller tas bort. Ett nytt svar för tillbaka sin konversation till Att fördela.
Senare kan ägaren lägga mer av historiken i Klara, från avsnittet ”Historik” i e-postlådans inställningar: se Hur mejlen kommer in i Trupeo.
4. Bjud in ditt team
Trupeo frågar sedan ”Vem läser den här e-postlådan med dig?” Skriv de andra medlemmarnas adresser, en per rad, med deras roll, och skicka sedan inbjudningarna; eller välj ”Ingen annan läser den här e-postlådan” och gör det senare från inställningarna. Kopieringen av mejlen fortsätter under tiden. Roller och inbjudningar förklaras i Bjud in ditt team och välj roll.
Vad som händer sedan
Du är ägare till e-postlådan du just anslöt. Dess 14 dagar långa gratis provperiod börjar i samma stund som anslutningen lyckas, utan att du behöver ange något kort. Varje e-postlåda har sin egen provperiod och sitt eget abonnemang: se Provperiod, abonnemang och rabatt.
Trupeo kopierar sedan mejlen som redan finns i e-postlådan, i bakgrunden, de nyaste först. Överst i listan följer en rad, ”Kopiering pågår”, hur långt den har kommit. En stor e-postlåda tar längre tid att kopiera helt, och du kan använda e-postlådan och svara under kopieringen. Vad som kopieras, och vad som inte kopieras, beskrivs i Hur mejlen kommer in i Trupeo.
E-postlådan öppnas på ”Mina” om du bjöd in någon, på ”Kvar att göra” om du är ensam. I ett teams e-postlåda visas två tips ovanför listan, ett i taget: ”Jag tar det” och sedan ”Markera som klar”. ”Uppfattat” lägger undan dem, och vart och ett försvinner också så fort du har gjort gesten. Se Förstå vyn Att fördela.
En fråga på vägen? ”Hjälp”, längst ner i kolumnen till vänster (under ”Mer” på en telefon), erbjuder artiklarna om skärmen du är på, och ”Skriv till oss” skickar frågan till oss. Vi läser allt du skriver till oss. En idé, något du saknar? Föreslå det på sidan Idéer, där du också ser vad andra har bett om och hur långt varje idé har kommit.
En e-postlåda som lades till men aldrig anslöts
Om du skrev adressen utan att slutföra anslutningen väntar e-postlådan på dig. När du kommer tillbaka till den visar Trupeo till exempel ”Bara godkännandet från Google saknas”, datumet då du lade till den och datumet då den tas bort om den fortfarande inte är ansluten: ingenting har kopierats, det finns inget att förlora. ”Ta bort den här e-postlådan” tar bort den direkt, med ”Ångra” i några sekunder.
Anslut en annan e-postlåda senare
Öppna ditt kontos meny, ditt namn längst ner i kolumnen till vänster, och välj sedan ”Lägg till en e-postlåda”. När du redan har flera e-postlådor erbjuder även e-postlådemenyn, överst i kolumnen, den. Du går igenom steg 2 till 4 igen, för den adressen.