I Trupeo är en konversation ett mejl och alla svar som hör till det. Inget mer: två mejl som inte svarar på varandra förblir två konversationer, även när de har samma ämne eller kommer från samma adress.
Vad en konversation visar
Öppna ett mejl: det fyller utrymmet till höger om listan, eller hela skärmen på en telefon. Överst står dess ämne, och under det en rad som säger hur det står till: vem som tar hand om det (”Du tar hand om det”, ”Alex tar hand om det” eller ”Att fördela”), vem som väntar på svar (”Élodie väntar på svar”), sedan dess etiketter och dess område om det har ett. På en telefon ligger etiketterna och området under det sista mejlet.
Därunder visar konversationen mejlen, teamets anteckningar och vad som hänt med mejlet, var och en vid sin tidpunkt, från det äldsta till det senaste.
- En lodrät linje till vänster binder ihop allt i den ordning det hände: varje mejl bär ansiktet på den som skrev det, med en liten pil, ↙ om det togs emot eller ↗ om det skickades, och varje anteckning och varje händelse har sin egen punkt på den. Konversationen läses som en tidslinje, uppifrån och ned.
- Överst räknar en rad dem, till exempel 12 mejl och 2 anteckningar.
- Det senaste mejlet är uppvikt, de tidigare är hopvikta på en rad: personen, början av mejlet, ett gem med namnet på dess första bilaga (”+2” när det finns fler) och datumet. Klicka på en rad för att veckla ut eller in den. När det är många samlas de i mitten bakom ”Visa 8 äldre mejl”.
- Varje mejl säger vem som skrev det. Ett mottaget mejl bär personens namn och, under det, deras adress och den det kom in på. Ett mejl från teamet säger ”Skickat av dig” för dina egna, eller ”Skickat av Claire”; om det skrevs i Gmail eller Outlook i stället för i Trupeo, ”Skickat från Gmail” eller ”Skickat från Outlook”.
- Alla bilagor på ett ställe. När konversationen har filer visar huvudet ett gem och hur många det är, till exempel 7 bilagor. Klicka på det: listan visar varje fil i varje mejl, det senaste mejlet först, med vem som skickade den och när. Öppna en fil (bilder och PDF-filer öppnas i Trupeo), ladda ned den, eller välj ”Visa mejlet” för att veckla ut mejlet den kom med. På en telefon öppnas listan från skärmens nederkant.
- Anteckningar för teamet ligger på grå bakgrund: se Lämna en anteckning för teamet.
- Vad som hänt med mejlet tar en tyst rad, på sin plats mellan mejlen: vem som tar hand om det, vem som lämnade över det till vem, vem som markerade det som klart, en vidarebefordran, en separation, med tiden till höger. Så du kan bläddra tillbaka genom vad som hänt, till exempel Paul lämnade över det till Marie, sedan Maries svar, sedan Marie markerade det som klart. Bara ett fel ligger ovanför konversationen, så att det inte kan gå obemärkt förbi.
- En persons namn eller adress öppnar deras kort. På en dator vilar du pekaren på det en stund, eller klickar; på en telefon trycker du på det. Kortet visar deras organisation, deras adress, hur många konversationer teamet har haft med dem och teamets anteckning om dem, sedan ”Visa kontakten”, som öppnar deras kort i adressboken.
Under det sista mejlet samlar ett fält vad du kan göra med mejlet: huvudknappen, som följer hur mejlet står till (”Jag tar det”, ”Svara Élodie” eller ”Markera som klar”), de andra knapparna, sedan ”⋯” (”Fler åtgärder”) för resten. I en lång konversation ligger det kvar längst ned på skärmen medan du läser. Se Säg vem som tar hand om ett mejl.
Så vet Trupeo att ett mejl är ett svar
När någon klickar på Svara lägger deras e-postprogram in en osynlig hänvisning till det ursprungliga mejlet i svaret. Alla vanliga program gör så: Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird och Trupeo självt.
Trupeo läser de hänvisningarna, och bara dem:
- ett mejl som svarar på ett annat går med i det mejlets konversation;
- ett mejl som inte svarar på något öppnar en ny konversation, som hamnar i ”Att fördela”.
Dina egna svar följer samma regel, oavsett om de går ut från Trupeo, Gmail eller Outlook: de syns i konversationen för mejlet de svarar på.
Varför det inte alltid är samma gruppering som Gmail visar
Gmail och Outlook grupperar också mejl som inte svarar på varandra, till exempel när de har samma ämne och samma avsändare. Det gör inte Trupeo, med avsikt.
Ta kontaktformuläret på er webbplats. Varje förfrågan går från samma adress, ofta
något i stil med noreply@er-webbplats.se, under samma ämne, till exempel Nytt
meddelande från webbplatsen. Gmail staplar dem ihop. I Trupeo är varje förfrågan
en egen konversation: du kan lämna över den första till Sam och den andra till
Priya, och markera var och en som klar när den är det.
Ingenting ändras i din Gmail- eller Outlook-låda: det är bara det Trupeo visar som följer den här regeln.
På samma sätt ger två personer som båda skriver Offertförfrågan två konversationer. Och ett svar vars ämne har ändrats stannar kvar i sin konversation, eftersom hänvisningen är det som räknas, inte ämnet.
Separera ett mejl som inte hör ihop med konversationen
Ibland svarar folk på ett gammalt mejl för att prata om något helt annat: en förälder som svarar på skolans nyhetsbrev för att anmäla frånvaro, någon som svarar på en gammal beställning för att lägga en ny. För deras e-postprogram är det ett svar; för dig är det ett nytt ämne.
För att ta ut det ur konversationen:
- Öppna konversationen och veckla ut mejlet.
- Klicka på ”⋯” till höger om dess namn (”Åtgärder för mejlet”).
- Välj ”Separera det här mejlet”.
Mejlet flyttas till en ny konversation, tillsammans med svaren det fick. Den nya konversationen behåller den ursprungligas läge, och vem som tog hand om den. Du blir kvar i konversationen du var i, och meddelandet ”Mejlet har separerats: det har nu en egen konversation.” erbjuder ”Öppna” för att gå och titta på den andra. Båda konversationerna noterar separationen på en rad mellan sina mejl, med namnet på den som gjorde den.
Svar som kommer in senare går till rätt konversation: de som svarar på det separerade mejlet går till den nya, de andra stannar i den ursprungliga. Trupeo slår aldrig ihop de två konversationerna igen på egen hand.
När ”Separera det här mejlet” inte erbjuds
Valet visas bara där det är rimligt:
- Bara på ett mottaget mejl. Ett mejl som ert team skickade, från Trupeo eller från er e-postlåda, stannar i konversationen det svarar på.
- Aldrig på konversationens första mejl. Det mejlet öppnade den: för att skilja ut den, separera i stället svaren som inte hör ihop med den.
- Inte när någon av konversationerna skulle stå utan ett mottaget mejl. Ett svar skickas alltid som svar på ett mottaget mejl: utan ett skulle du inte längre kunna svara.
- Inte i Papperskorgen.
Ett svar som kom före det ursprungliga mejlet
När du ansluter en e-postlåda hämtar Trupeo de befintliga mejlen, de nyaste först. Ett svar kan därför komma in före mejlet det svarar på och synas ensamt en stund. Så fort det ursprungliga mejlet kommer in hamnar de två i samma konversation, utan att du behöver göra något.
Det ovanliga svaret utan hänvisning
Några e-postprogram, och en del formulär, skickar ett svar utan den osynliga hänvisningen. För Trupeo är det då inte ett svar: det öppnar en ny konversation. Du hittar den i ”Att fördela”, och sökningen tar tillbaka den ursprungliga konversationen med adress eller ämne.