En delad e-postlåda är inte till någon nytta om ingen öppnar den. Trupeos aviseringar finns av en enda anledning: att säga till när något väntar på dig, och låta dig vara ifred resten av tiden.
Aviseringscentret
På en dator ligger ”Aviseringar” i kolumnen till vänster, under ”Nytt mejl”. En prick och en siffra säger hur många som är nya. På en telefon är det klockan högst upp på skärmen. Klicka på den: sidan med aviseringar öppnas, de senaste överst, och varje rad har sitt datum i slutet, som i mejllistan (klockslaget i dag, sedan i går, sedan dagen).
Klicka på en rad: den öppnas bredvid listan och blir läst. En rad om ett mejl visar det mejlet, med allt du brukar göra där: svara, ”Jag tar det”, ”Markera som klar”. Påminnelsen om mejl som har väntat för länge, en rad som 4 personer har väntat i 2 dagar, erbjuder att öppna vyn ”Kvar att göra”, och ett kontoproblem leder till sidan där det rättas till: att ansluta e-postlådan igen, eller fakturering. På en telefon tar den öppnade raden hela skärmen. ”Aviseringar”, högst upp, tar dig tillbaka till listan.
Under rubriken visar filtren ”Alla”, ”Olästa”, ”Omnämnanden” eller mejlen ”Överlämnat till dig”. ”Fler” lägger till svar, väntande mejl, kontot och ”Följda”, det som har hänt på de mejl du följer. På en smal skärm, en telefon till exempel, stannar ”Alla” och ”Olästa” på raden och alla andra filter ligger under ”Fler”. Pricken till vänster om en oläst rad, eller ringen som tar dess plats på en läst rad (under musen, på en dator), markerar raden som läst eller oläst utan att öppna den. ”Markera allt som läst” nollställer räknaren i ett svep.
När en avisering är avklarad tar du bort den: papperskorgen i slutet av raden (under musen, på en dator, alltid där på en telefon) tar bort den ur din lista, och ”Aviseringen är borttagen” visas med ”Ångra” i några sekunder. ”⋯” bredvid ”Markera allt som läst” (i slutet av filterraden, på en telefon) erbjuder ”Ta bort lästa aviseringar”, som gör det för varje rad du redan har läst. Att ta bort en avisering rör bara din lista: mejlet den handlar om, och de andra medlemmarnas aviseringar, blir som de är.
Med tangentbordet går Tab från en rad till nästa, Enter öppnar den, Mellanslag markerar den som läst eller oläst, Delete tar bort den och Escape stänger det som är öppet.
När flera händelser rör samma konversation samlas de på en rad i stället för att läggas på hög: tre svar i rad i samma konversation blir inte tre rader.
När du öppnar ett mejl i Trupeo markeras också dess aviseringar som lästa, precis som när du öppnar det från ”Aviseringar”.
Fallen
Här är allt som Trupeo kan berätta för dig.
- Någon lämnar över ett mejl till mig. En medlem lämnade över ett mejl till dig.
- Någon nämner mig i en anteckning. En medlem skrev ditt namn med
@i en anteckning för teamet. - Det kommer ett svar på ett mejl jag tar hand om. Ett mejl du tar hand om fick ett svar.
- Ingen tar hand om ett mejl. Ett nytt mejl har legat i ”Att fördela” i tio minuter utan att någon har öppnat det, tagit det eller svarat. Hela teamet får besked, och aviseringen har en knapp ”Jag tar det”. Om någon var snabbare får knappen ge plats åt personens namn (”Sam tar hand om det”) och ingenting tas från hen.
- Någon har väntat för länge på svar. En gång om dagen: de mejl där någon har väntat i mer än ett dygn.
- E-postlådan kopplas bort eller en betalning misslyckas. En e-postlåda som inte längre tar emot, en betalning som misslyckades, en provperiod som håller på att ta slut. Problemet med e-postlådan visas för varje medlem, problemen med fakturering för ägarna. Det mest brådskande visas också som en banderoll högst upp i appen tills det är löst.
- Något händer på ett mejl jag följer. Ett nytt mejl, en anteckning för teamet, ett mejl som markeras som klart eller öppnas igen, någon som tar det eller lämnar över det, ett mejl som teamet skickar. Se avsnittet om att följa ett mejl nedan.
Följa ett mejl
För att hålla koll på ett mejl som en annan medlem tar hand om, utan att ta det själv, öppnar du det och väljer ”Följ” i ”⋯”, menyns första val. Under ämnet säger statusraden då ”Du följer det här mejlet”, och ”Följ” blir ”Sluta följa”. Ett meddelande bekräftar det, med ”Ångra”.
Att följa ändrar ingenting för teamet: ingen ser vem som följer ett mejl, vem som tar hand om det ändras inte, och ingenting flyttas i Gmail, Outlook eller ditt e-postprogram. Flera medlemmar kan följa samma mejl. Bara knappen ”Följ” gör att du följer: att svara, skriva en anteckning eller lämna över ett mejl gör det aldrig.
De mejl du följer ligger i vyn ”Följda”, i kolumnen till vänster med ”Klara” och ”Alla” (på en telefon under ”Andra vyer”), oavsett deras tillstånd, klara mejl inräknade. Ett mejl som flyttas till Papperskorgen lämnar den, och kommer tillbaka om det återställs.
På ett mejl du följer får du besked när ett nytt mejl kommer in, när teamet lämnar en anteckning, när det markeras som klart eller öppnas igen, när någon tar det, lämnar över det eller lägger tillbaka det i ”Att fördela”, och när teamet skickar ett mejl, från Trupeo eller från Gmail, Outlook eller ditt e-postprogram. Aldrig om det du själv gör, och aldrig två gånger: om du tar hand om mejlet når ett svar dig redan genom ”Det kommer ett svar på ett mejl jag tar hand om”. Om en anteckning nämner dig får du omnämnandet. Om mejlet lämnas över till dig får du ”Någon lämnar över ett mejl till mig”. Nya mejl i en konversation samlas på en enda rad, och allt annat är en rad för sig. Inställningarna finns under ”På ett mejl jag följer”, längst ner på sidan ”Aviseringar”.
Om du inte längre kan se ett mejl (en ägare ändrade dina områden) eller du lämnar e-postlådan följer du det inte längre.
Hur du får besked
Öppna ”Inställningar” och sedan, i gruppen ”Ditt konto”, sidan ”Aviseringar”.
De här inställningarna är bara dina. Det du kryssar i eller ur ändrar ingenting för e-postlådans andra medlemmar: varje medlem ställer in sina egna aviseringar. Sidan ställer två frågor.
”Hur vi ger dig besked”:
- Aviseringar på den här enheten: en avisering på din telefon eller dator, i samma stund det händer. Raden säger om de är påslagna, inte påslagna än (med ”Slå på”), eller blockerade av webbläsaren (med ”Så tillåter du dem”).
- Mejl: ett mejl till din adress, om du inte har öppnat mejlet i Trupeo inom femton minuter.
- Morgonsammanfattning: ett enda mejl på morgonen, när något fortfarande är oöppnat.
”När vi ger dig besked”: en rad per fall, och på varje rad en ruta för varje sätt att få besked: ”I appen”, ”Avisering”, ”E-post”, ”Morgonsammanfattning”. På en dator ligger rutorna i linje under de fyra orden. På en telefon ligger de under fallets namn, var och en med sitt ord. Kryssa i det du vill ha för varje fall: omnämnanden via mejl och resten bara som avisering, till exempel.
”I appen” är rutan för Trupeos aviseringscenter. Kryssa ur den och det fallet skapar ingen avisering åt dig längre: ingenting i din lista, ingenting i räknaren. Aviseringen på din enhet, mejlet och morgonsammanfattningens rad utgår alla från den aviseringen, så de upphör med den: deras rutor blir gråa och urkryssade, och raden säger det. Kryssa i ”I appen” igen så kommer de tillbaka som du lämnade dem. Ett undantag: morgonsammanfattningen räknar fortfarande de mejl som har väntat för länge, även när ”Någon har väntat för länge på svar” är urkryssat i appen, eftersom den siffran kommer från själva mejlen. Att kryssa ur tar inte bort de aviseringar du redan har: ta bort dem ur listan (se ovan). Kontoraden längre ner har ingen ruta ”I appen”.
Från början är ”I appen” ikryssat för varje fall, och:
- ”Någon lämnar över ett mejl till mig”, ”Någon nämner mig i en anteckning” och ”Det kommer ett svar på ett mejl jag tar hand om” ger dig besked som avisering och via mejl
- ”Ingen tar hand om ett mejl” ger dig bara besked som avisering, efter tio minuter utan att någon tar hand om det
- ”Någon har väntat för länge på svar” ger dig bara besked i morgonsammanfattningen, när tjugofyra timmar har gått sedan personens sista mejl.
Sista raden, ”E-postlådan kopplas bort eller en betalning misslyckas”, har ingen ruta och säger ”Alltid”: det fallet kommer alltid fram i appen och ger dig besked som avisering och via mejl, för utan det skulle teamet sluta se mejlen utan att veta om det. När en e-postlåda slutar ta emot får varje medlem ett mejl. När en betalning misslyckas får varje ägare ett. Ett mejl per problem, inte ett om dagen, och det når dig även om du har avregistrerat dig från Trupeos andra mejl. Det här fallet hamnar inte i morgonsammanfattningen.
Under den, under underrubriken ”På ett mejl jag följer”, finns en rad per fall: ”Det kommer ett nytt mejl”, ”Teamet lämnar en anteckning”, ”Det markeras som klart eller öppnas igen”, ”Någon tar det eller lämnar över det” och ”Teamet skickar ett mejl”. Var och en ger dig besked i appen, som avisering och via mejl, och har ingen ruta ”Morgonsammanfattning”. Kryssa ur det du inte behöver.
Varje ändring sparas automatiskt, och ”Sparat” visas på dess rad med ”Ångra”. En ruta ändrar bara det fallet.
Två mejl saknas med avsikt från början. ”Ingen tar hand om ett mejl” kan utlösas flera gånger på en morgon i ett team som inte säger vem som tar hand om vad: som avisering är det en påminnelse, men i fem personliga e-postlådor blir det en andra delad e-postlåda. Och ”Någon har väntat för länge på svar” finns redan i morgonsammanfattningen: ett extra mejl skulle betyda två mejl samma morgon om samma sak.
Aviseringar på den här enheten
De behöver ett tillstånd, som ges en gång per telefon eller dator: ”Slå på”, på raden ”Aviseringar på den här enheten”. Aviseringssidan erbjuder samma sak: ”Få besked på den här enheten när något behöver dig”. På en telefon frågar ”Mina” också, så fort ett mejl lämnas över till dig: ”Få en avisering på den här telefonen när ett mejl lämnas över till dig?”, med ”Slå på” och ”Inte nu”.
På en iPhone lägger du först till Trupeo på hemskärmen och slår sedan på aviseringarna: Safari tillåter dem inte annars. Raden säger det, med ”Så installerar du Trupeo”. Se Installera Trupeo på din telefon.
Mejl har egna rutor, så att inga fler aviseringar aldrig betyder inget sätt kvar att nå mig.
Om din webbläsare blockerar aviseringar
Raden säger då ”Blockerade av den här webbläsaren. Trupeo kan inte slå på dem åt dig.”, och ”Så tillåter du dem” leder till den här sidan. Webbläsaren bestämmer, och bara den kan häva blockeringen:
- På en dator: klicka på ikonen till vänster om adressen, i webbläsarens fält, öppna webbplatsens behörigheter och ställ in aviseringar på Tillåt. Läs in Trupeo på nytt och gå sedan tillbaka till sidan ”Aviseringar”.
- På en telefon: öppna telefonens inställningar, hitta Trupeo (eller din webbläsare, om Trupeo inte är installerat) i listan med appar och tillåt dess aviseringar.
När ett mejl faktiskt skickas
Ett mejl skickas aldrig direkt. Trupeo väntar femton minuter och kontrollerar sedan om du såg aviseringen under tiden: mejlet öppnat i Trupeo, raden klickad i aviseringscentret eller aviseringen öppnad på din telefon. I så fall skickas inte mejlet.
Med andra ord: om du arbetar i Trupeo får du nästan inga aviseringsmejl. De finns till för de gånger du inte är där.
Morgonsammanfattningen
Den kommer en gång om dagen, på morgonen, i den tidszon som är inställd på sidan ”Profil” i ditt konto, på raden ”Tidszon”. För varje fall som går via sammanfattningen listar den det du ännu inte har öppnat:
- de mejl som har lämnats över till dig
- de anteckningar som nämner dig
- de svar som har kommit på de mejl du tar hand om
- de mejl som ingen har tagit än
- antalet mejl som har väntat på svar i mer än ett dygn, för teamet och för dig.
Den skickas bara när den har något att säga: en morgon när allt är öppnat eller klart skickas den inte. Och den skickas inte alls om inget fall har sin ruta ”Morgonsammanfattning” ikryssad.
Något som redan har fått ett mejl kan komma igen om du fortfarande inte har öppnat det: mejlet säger det här kom just, sammanfattningen säger det här ligger kvar i morse.
Nästa steg
För att förstå varför Trupeo lägger så stor vikt vid de mejl som ingen har tagit, se Förstå vyn Att fördela.