Trupeo behöver åtkomst till den delade e-postlådan för att kunna visa konversationer, hålla deras tillstånd uppdaterat och skicka teamets svar. Hur den åtkomsten fungerar beror på e-postlådans e-postleverantör.
Google och Microsoft behåller e-postlådans lösenord
Gmail, Google Workspace, Outlook och Microsoft 365 använder e-postleverantörens eget godkännande, även kallat OAuth. Trupeo skickar kontots ägare till Googles eller Microsofts egen inloggningssida. Ägaren skriver lösenordet där, inte i Trupeo, och godkänner den åtkomst som e-postleverantören visar.
Den åtkomsten gör det möjligt för Trupeo att:
- läsa och ordna mejl så att den delade e-postlådan hålls uppdaterad i Trupeo
- skicka mejl från den anslutna adressen
- identifiera det Microsoft-konto som godkändes och hålla anslutningen igång utan en ny inloggning varje dag
- läsa och skriva kontots kontakter, så att de kontakter teamet lade till eller behöll, och deras grupper, från och med anslutningen är desamma i Trupeo och i Google Kontakter eller Outlook, åt båda hållen.
För en e-postlåda som anslöts innan Trupeo bad om kontakterna vid anslutningen bjuds ägaren in att tillåta det högst upp i adressboken. Det efterfrågas också nästa gång e-postlådan ansluts igen, av ägaren eller av en medlem, om inte ägaren slutade hålla kontakterna uppdaterade eller valde ”Inte nu” på den inbjudan. E-postlådans ägare kan när som helst sluta hålla kontakterna uppdaterade. Då upphör all läsning och skrivning av kontakterna, kontakterna finns kvar på båda sidor, och om e-postlådan ansluts igen slås det inte på igen. Se Den delade adressboken.
I Microsoft följer kontakterna med tillståndet Contacts.ReadWrite, tillsammans
med e-postlådans inställningar (MailboxSettings.ReadWrite), där Outlook
förvarar sin lista med kategorier och deras färger, eftersom en kontaktgrupp är
en Outlook-kategori. Se
Outlook-kategorier som etiketter. En adress
som delas med dig eller delegeras till dig från ett annat Microsoft
365-konto innebär att du får se de här tillstånden vid den första anslutningen, men Trupeo håller
inte dess kontakter uppdaterade.
I Google ber Trupeo om två tillstånd vid anslutningen. Det första läser, sorterar och skickar mejl. Det omfattar inte att radera mejl för gott: ”Ta bort” i Trupeo flyttar ett mejl till Gmails papperskorg, och Gmail tömmer den efter sitt eget schema. Det andra läser och ändrar kontots kontakter. Det kan lämnas okryssat: e-postlådan ansluts ändå, kontakterna hålls inte uppdaterade och en ny anslutning frågar inte igen. Ägaren kan slå på det senare i avsnittet ”Kontakter” i e-postlådans inställningar.
Den anslutningsnyckel som blir resultatet sparas krypterad. Den kan återkallas från e-postleverantörens konto eller tas bort genom att radera e-postlådan i Trupeo.
För att se hur anslutningen står till öppnar du sidan ”Allmänt” i e-postlådans inställningar: delen ”I korthet” säger om den är ansluten och när det senaste mejlet kom, eller sedan när den har varit avbruten, med ”Anslut igen”. Se Anslut en pausad e-postlåda igen.
För de exakta Google-skärmarna och kontrollerna, se Anslut en Gmail-låda.
IMAP behöver en hemlig inloggning
E-postleverantörer utanför Google och Microsoft ansluts genom IMAP för att ta emot och SMTP för att skicka. Deras formulär frågar efter serveruppgifter, ett användarnamn och ett lösenord, eftersom de protokollen inte har samma inloggningssida som Google eller Microsoft.
Använd ett applösenord om din e-postleverantör erbjuder ett. Det är avsett bara för Trupeo och kan återkallas utan att e-postlådans vanliga lösenord ändras. Trupeo krypterar IMAP- och SMTP-användarnamn och lösenord innan de sparas, och visar aldrig ett sparat lösenord igen, inte ens i formuläret för att ansluta på nytt.
Om själva anslutningen till din e-postleverantörs servrar är krypterad beror på e-postleverantören. Trupeo säger det: när det kontrollerar anslutningen varnar det dig om en server inte krypterar anslutningen, och sidan ”Allmänt” i e-postlådans inställningar visar, under ”Kryptering”, läget för inkommande mejl (IMAP) och utgående mejl (SMTP): ”Krypterad”, ”Inte krypterad” eller ”Inte kontrollerad än”. Trupeo håller e-postlådan ansluten i båda fallen. Din e-postleverantör kan säga om det finns en krypterad port. En Google- eller Microsoft-låda går alltid över HTTPS, så där finns inget att kontrollera.
Hela uppställningen finns i Anslut en IMAP-låda.
Vad som sparas för den delade e-postlådan
Trupeo sparar e-postlådans adress, den tekniska anslutningsinformationen och de meddelandeuppgifter som behövs för att leverera den delade e-postlådan. Sedan den 10 juli 2026 krypterar Trupeo hela texten och bilagorna i dina mejl innan de sparas, med en nyckel för varje e-postlåda. Ett mejls ämne, dess adresser och en kort förhandsvisning, och det ditt team skriver i Trupeo, som svar, vidarebefordringar och anteckningar för teamet, ligger i databasen, som Azure krypterar på sina diskar, utan det extra lagret. Bilagor ligger i skyddad lagring i Frankrike, som beskrivs i integritetspolicyn.
Trupeo kopierar inte hela din historik i förväg. För de mejl som importeras när e-postlådan ansluts hämtas ett mejls hela innehåll från din e-postleverantör först första gången någon öppnar det. Nya mejl hämtas när de kommer in.
Varje medlem använder sitt eget Trupeo-konto. Åtkomsten till en delad e-postlåda kommer från medlemskap och roll i e-postlådan, så teamet behöver inte skicka runt ett lösenord till e-postlådan i det dagliga arbetet.
En ägare kan också begränsa en medlem till vissa områden: medlemmen ser då bara de konversationer som ligger i dem. Den åtskillnaden finns bara i Trupeo. Den som känner till e-postlådans lösenord och öppnar den direkt hos Google, Microsoft eller din leverantör ser allt, så ge inte det lösenordet till någon du har begränsat. I en IMAP-låda återanvänder Trupeo inte det sparade lösenordet åt dem: om de ansluter e-postlådan igen till andra servrar måste de skriva det själva.
Ta bort åtkomst eller radera e-postlådan
En ägare raderar e-postlådan från sidan ”Allmänt” i dess inställningar, avsnittet ”Farozon”, med ”Radera e-postlådan…”. Fönstret ”Radera e-postlådan?” säger vad Trupeo raderar och vad som blir kvar, och ber sedan om e-postlådans adress som bekräftelse. E-postlådans post och dess uppgifter i databasen tas bort, abonnemanget sägs upp, e-postleverantörens aviseringar avbryts när det går, och sparade meddelandetexter och bilagor ställs i kö för radering, tillsammans med eventuella underlag som skickats för ett rabatterat pris. Integritetspolicyn förklarar den separata tiden för säkerhetskopior.
Vill du ha en kopia först finns på samma sida, för ägaren, i avsnittet ”Uppgifter”, ”Exportera den här e-postlådans uppgifter”, med ”Förbered exporten”: konversationer, mejl med avsändare, mottagare, ämne och datum, anteckningar för teamet, adressboken, aktivitetshistoriken och, i en IMAP-låda, de etiketter Trupeo sparar och de konversationer de sitter på. Filen förbereds i bakgrunden och finns kvar i sju dagar. Kryssa i ”Ta med mejlens innehåll och de bilagor som Trupeo lagrar” för att också få mejltexterna och bilagefilerna som Trupeo behåller, och utkasten: filen blir då mycket större. Texten i ett mejl som ingen har öppnat i Trupeo finns inte med i något fall, eftersom din e-postleverantör fortfarande har den.
När e-postlådans lagrade filer har raderats får var och en av dess ägare ett mejl som intygar raderingen, med dess datum och det datum då de säkerhetskopior och tidigare filversioner som fortfarande innehåller delar av den är borta.
Att radera e-postlådan i Trupeo raderar inte den ursprungliga e-postlådan hos Google, Microsoft eller IMAP-leverantören.
Skydda ditt eget konto
Åtkomsten till den delade e-postlådan går genom varje persons Trupeo-konto, så det kontot förtjänar också omsorg. I inställningarna för ditt konto, på sidan ”Säkerhet”, kan du slå på tvåstegsverifiering och se dina inloggade enheter. Se Ditt konto: profil, säkerhet, radering. Om du loggar in med Google eller Microsoft ställs tvåstegsverifieringen in hos dem.
Vad du aldrig ska skicka till Trupeo-teamet
Skicka aldrig ett lösenord till e-postlådan, ett applösenord eller en nyckel från din e-postleverantör till oss. Vi behöver inte de hemligheterna för att utreda ett anslutningsproblem. Skicka i stället e-postlådans adress, e-postleverantörens namn och det exakta felmeddelandet.
Säkerhetssidan går in mer på hur Trupeo hanterar en e-postlåda. För att komma igång på ett tryggt sätt, följ Anslut din första e-postlåda. Om något ändå ser fel ut, kontakta oss. En människa läser varje meddelande.