Eine Antwort, eine Weiterleitung und eine neue E-Mail werden mit der Formatierung verschickt, die Sie beim Schreiben sehen: Farben, Schriftarten, Größen und Tabellen kommen unverändert bei Ihrem Empfänger an, ob er in Gmail, Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm liest.
Die Formatierungsleiste
Mit Maus oder Trackpad bietet die Leiste über dem Text „Fett“, „Kursiv“, „Unterstrichen“ und „Link einfügen“, dann „Textfarbe“ und „Hervorheben“, dann die beiden Listen. Die letzte Schaltfläche, mit Aa beschriftet, heißt „Mehr Formatierung“. Damit öffnen Sie eine zweite Zeile:
- „Schriftart“ und „Größe“, die Schriftart und Größe des Textes an der Cursorposition anzeigen;
- „Durchgestrichen“;
- „Linksbündig“, „Zentriert“ und „Rechtsbündig“;
- „Tabelle“;
- „Formatierung entfernen“.
Die zweite Zeile bleibt von einer E-Mail zur nächsten geöffnet, bis Sie die Seite neu laden.
Auf einem Smartphone oder Tablet oder in einem sehr schmalen Fenster behält die Leiste „Fett“, „Kursiv“, „Unterstrichen“, „Link einfügen“ und die Schaltfläche Aa. Alles andere finden Sie in dem Bereich, den diese Schaltfläche am unteren Bildschirmrand öffnet. Ihre Auswahl gilt für den Text, den Sie zuvor markiert hatten. Danach schließt sich der Bereich, und Sie machen dort weiter, wo Sie aufgehört haben.
Farben und Hervorhebung
„Textfarbe“ und „Hervorheben“ öffnen eine Palette benannter Farben: Jedes Farbfeld nennt seinen Namen, wenn Sie mit der Maus darüberfahren, und ein Screenreader liest ihn vor. Die Textfarben bleiben auf weißem Hintergrund gut lesbar. „Standard“ stellt die normale Textfarbe wieder her, „Keine“ entfernt die Hervorhebung.
Für einen genauen Farbton, etwa den Ihres Logos, öffnet „Andere Farbe…“ die Farbauswahl Ihres Geräts. Die Schaltfläche in der Leiste zeigt die aktuelle Farbe unter ihrem Buchstaben, und auch der Name der Schaltfläche nennt sie.
Schriftarten und Größen
„Schriftart“ bietet sechs Schriftarten, die jedes E-Mail-Programm anzeigen kann. „Größe“ bietet vier Stufen: „Klein“, „Normal“, „Groß“ und „Riesig“. Standardschriftart und Standardgröße werden nicht in die E-Mail geschrieben: Ihr Empfänger liest die E-Mail dann in der Schrift seines eigenen Programms, wie eine E-Mail ohne Formatierung.
Tabellen
Unter „Tabelle“ fügt „Tabelle einfügen“ eine Tabelle mit drei Zeilen, drei Spalten und Rahmen ein. Mit der Tabulatortaste springen Sie in die nächste Zelle, und in der letzten Zelle fügt die Tabulatortaste eine Zeile hinzu.
Steht der Cursor in einer Tabelle, können Sie im selben Menü eine Zeile darüber oder darunter und eine Spalte links oder rechts einfügen, die Zeile oder die Spalte löschen und „Tabelle löschen“ wählen. Eine Tabelle, die Sie aus einer anderen E-Mail oder einem Dokument eingefügt haben, lässt sich genauso ändern, auch mit verbundenen Zellen.
Was beim Kopieren und Einfügen erhalten bleibt
Text, den Sie aus einer Webseite, aus Gmail, Outlook, Word oder Google Docs einfügen, behält Farben, Hervorhebung, Schriftarten, Größen und Tabellen. Trupeo entfernt, was ein E-Mail-Programm nicht anzeigen könnte, und was nur das Standardaussehen wiederholt, damit eine eingefügte Zeile wie eine getippte aussieht.
Eine sehr große Tabelle, etwa die eines Newsletters, wird als Text eingefügt, ohne Raster. Trupeo weist Sie darauf hin.
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Zwei Wege:
- Ohne Formatierung einfügen. Am Computer fügt Cmd + Umschalt + V (Strg + Umschalt + V unter Windows) nur die Wörter ein.
- Nachträglich entfernen. Markieren Sie den Text und wählen Sie dann „Formatierung entfernen“: Farben, Schriftarten, Größen, Ausrichtung, Ränder und die Zellformate einer Tabelle verschwinden. Links ebenfalls. Auf einem Smartphone oder Tablet ist das der einzige Weg: Die Schaltfläche finden Sie unten im Aa-Bereich.