Vissa mejl kommer tillbaka varje vecka: en offert, en leveransbekräftelse, svaret på en fråga som alla ställer. En mall sparar den texten i Trupeo, så att ingen skriver den på nytt eller kopierar den från ett gammalt mejl. Det enda som återstår att fylla i är de få värden som ändras, till exempel en referens eller ett datum.
Infoga en mall
När du svarar, vidarebefordrar eller skriver ett nytt mejl finns knappen ”Mall” i skrivfönstret, bredvid knappen för att bifoga en fil. Den öppnar listan med mallar, med ett sökfält överst. Välj en med piltangenterna och Retur, eller med ett klick.
Texten hamnar där markören står, och det du redan skrivit blir kvar. Utan markör hamnar den sist i din text, ovanför din signatur. I ett nytt mejl där ämnet ännu är tomt fylls ämnet i från mallen.
När texten väl är infogad hör den till ditt mejl: du kan ändra den som vilken text som helst, och om du senare ändrar eller tar bort mallen påverkas inte mejl som redan är skrivna eller skickade. En anteckning för teamet har ingen knapp ”Mall”.
Fält att fylla i
En mall kan innehålla fält att fylla i, till exempel Referens eller Lastningshamn. När du väljer en sådan mall frågar ett kort formulär först efter varje fält, med en förhandsvisning av texten som fylls på medan du skriver. Sedan ”Infoga”.
Du kan lämna ett fält tomt. Då hamnar det i mejlet som sitt namn inom dubbla
hakparenteser, till exempel [[Referens]], och mejlet kan inte skickas förrän du
skriver över det eller tar bort det: Trupeo svarar ”Fyll i: Referens”. Inget mejl
lämnar någonsin e-postlådan med ett tomt fält kvar.
Fält som fylls i åt dig
Vissa fält fyller Trupeo i själv, utifrån det som redan är känt: kontaktens namn, organisation och titel, konversationens ämne, ditt namn och e-postlådans avsändarnamn. I mallredigeraren listar ”Lägg till ett fält” dem under ”Fylls i åt dig”, ovanför ”Annat fält…”, som lägger till ett fält du själv ger ett namn. Deras etikett har en blixt i stället för hakparenteser.
När du infogar mallen visar formuläret de här fälten redan ifyllda, och du kan fortfarande ändra dem. Kontakten är den som mejlet går till: i ett svar den adress du svarar till, i en vidarebefordran dess mottagare, i ett nytt mejl den första mottagare som redan är skriven. Trupeo fyller i kontaktens fält bara från en kontakt som du kan se i adressboken, och hittar aldrig på ett namn utifrån en e-postadress.
Om det saknas mottagare, om det finns flera huvudmottagare, en kontaktgrupp eller en kontakt som du inte kan se, förblir kontaktens fält tomma och formuläret säger ”Okänt: skriv in det”.
”Kontaktens förnamn” fylls i när kontaktkortet har ett förnamn, skrivet i Trupeo eller hämtat från Google eller Outlook. Det gissas aldrig fram ur ett fullständigt namn, eftersom det blir fel för ofta: när kortet bara har ett namn föreslås dess första ord under det tomma fältet, och ett tryck använder det.
Tre sorters mallar
Listan visar dem i tre grupper, alltid i den här ordningen:
- ”Den här e-postlådan”: delade. Alla medlemmar i e-postlådan ser och använder dem, och vilken medlem som helst kan lägga till, ändra eller ta bort en. Varje mall visar vem som ändrade den sist, till exempel Ändrad av Marie, för 3 dagar sedan.
- ”Mina här”: bara dina, och bara tillgängliga i den här e-postlådan.
- ”Mina överallt”: bara dina, och tillgängliga i alla e-postlådor du är medlem i.
Ingen annan kan se dina egna mallar, inte ens e-postlådans ägare.
Spara ett mejl som mall
Längst ned i listan öppnar ”Spara som mall” mallredigeraren med texten i mejlet du skriver, och dess ämne för ett nytt mejl. Den citerade historiken och din signatur kopieras inte. Ge mallen ett namn och välj sedan under ”Vem kan använda den”: ”Mina här” är förbockat från början, så ingenting når teamet om du inte väljer ”Den här e-postlådan”.
Var du hanterar dem
”Hantera mallar”, under ”Spara som mall”, öppnar sidan för den grupp du tittar på:
- e-postlådans mallar: i e-postlådans inställningar, sidan ”Mallar”;
- dina i den här e-postlådan: i e-postlådans inställningar, ”Dina inställningar här”, avsnittet ”Mina mallar i den här e-postlådan”;
- dina överallt: i ”Ditt konto”, sidan ”Mina mallar”.
Där öppnar ”Ny mall” redigeraren: ett namn, ett valfritt ämne och texten. ”Lägg till ett fält” i verktygsraden lägger till ett fält att fylla i, som visas som en etikett med sitt namn. Bilder går inte att ha i en mall. Att ta bort en mall kräver alltid att du bekräftar.
Om två personer ändrar samma delade mall samtidigt är det den som sparar sist som gäller. Medan en e-postlåda är pausad kan dess mallar fortfarande infogas, men de går inte att ändra förrän den är öppen igen.
Mallar finns bara i Trupeo
Mallarna skrivs inte till Gmail, Outlook eller din e-posttjänst, och Trupeo läser inte deras. Ett mejl som skrivs i Gmails eller Outlooks egen app har inte tillgång till dina Trupeo-mallar. För att skriva med dem, skriv från Trupeo. Se också Svara, vidarebefordra, skriva.