In einer selbstverwalteten WEG schreibt die Rundmail an alle Eigentümer jemand aus der Gemeinschaft, abends, ehrenamtlich, ohne Verwaltungssoftware. Sie geht an zwölf oder dreißig Parteien, und mindestens eine ärgert sich noch über die Sonderumlage für das Dach. Die E-Mail wird weitergeleitet, ausgedruckt und auf der nächsten Eigentümerversammlung vorgelesen.
Dieser Artikel ist für Eigentümer, die ihre WEG selbst verwalten, für den Verwaltungsbeirat, der mithilft, und für alle, die von der Adresse des Hauses an alle schreiben. Zuerst, was Sie vor dem Senden prüfen sollten, dann sechs Vorlagen für die E-Mails, die jedes Jahr wiederkommen.
Vor dem Senden: sieben Prüfungen
1. Die Eigentümer ins Bcc, die WEG ins „An“
Setzen Sie die Adresse der WEG in das Feld „An“ und alle Eigentümer ins Bcc. Die Gmail-Hilfe beschreibt, was das bringt: Die Adressen im Bcc sind für die anderen Bcc-Empfänger nicht sichtbar, und wer „Allen antworten“ wählt, erreicht die Empfänger im Bcc nicht. Die verärgerte Antwort landet also bei der WEG, nicht in dreißig Postfächern.
Eine Liste im „An“ oder „Cc“ gibt jedem Eigentümer die Adressen aller anderen. Manche wollten das nicht, und eine gesendete E-Mail lässt sich nicht zurückholen.
2. Nie der Rückstand oder Streit eines Eigentümers in einer Rundmail
Das ausstehende Hausgeld von Wohnung 4, die Beschwerde über Lärm aus dem Erdgeschoss, der Streit darüber, wer den Balkon bezahlt: Nichts davon gehört in eine E-Mail an alle, auch nicht ohne Namen, wenn das Haus so klein ist, dass man es errät. Schreiben Sie dem betroffenen Eigentümer, nur ihm. Die Rundmail sagt, was alle betrifft: „Einige Hausgeldzahlungen stehen noch aus“, nie, von wem.
3. Ein Thema pro E-Mail
Wer „Aufzug, Termin der Versammlung und neue Mülltonnen“ liest, antwortet zu den Mülltonnen, und im März findet niemand die E-Mail zum Aufzug. Drei Themen sind drei E-Mails, jede mit einem Betreff, der sagt, worum es geht: „Aufzug vom 3. bis 7. März außer Betrieb“.
4. Termine, und was der Eigentümer tun muss
Jede E-Mail beantwortet in den ersten Zeilen zwei Fragen: wann, und was muss ich tun. „Wasser abgestellt am Dienstag, 3. März, von 9 bis 13 Uhr. Sie müssen nichts tun, außer vorher einen Wasserkocher zu füllen.“ Muss der Eigentümer handeln (das Auto umparken, Zugang gewähren, bis zu einem Datum antworten), sagen Sie es einmal, deutlich, mit Datum.
5. Anhänge, die sich öffnen lassen
Ein PDF mit einem Namen, der sagt, was es ist (2026-03-angebot-aufzug.pdf), nicht Scan0042.jpg. Prüfen Sie, dass der Anhang nichts über andere Eigentümer enthält: Eine Hausgeldübersicht mit dem Saldo jeder Einheit ist genau die Rückstandsliste aus Punkt 2. Bei einer großen Datei schont ein Link auf das Dokument die Handys.
6. Von der Adresse der WEG schreiben, nie von Ihrer eigenen
Eine E-Mail von Ihrer privaten Adresse wird Ihre Konversation. Die Antworten gehen an Sie, der Verlauf geht mit Ihnen, und der Eigentümer hat nun Ihre private Adresse für jede künftige Beschwerde. Die Adresse der WEG bleibt für die Nächsten, wie wir im Artikel über das gemeinsame Postfach für die selbstverwaltete WEG erklären.
7. Vor dem Senden festlegen, wer antwortet
Eine Rundmail bringt Antworten. Am schlimmsten ist, wenn zwei Personen demselben Eigentümer Unterschiedliches schreiben, oder niemand. Legen Sie vor jeder Rundmail fest, wer die Antworten übernimmt: die Person, die die laufende Verwaltung macht, oder das Beiratsmitglied, das die Baustelle begleitet.
Zwei verwandte Themen haben eigene Artikel: Umlaufbeschlüsse per E-Mail, um die es in diesen Vorlagen nicht geht, und wie lange die E-Mails der WEG aufbewahrt werden.
Die 6 Vorlagen
Ersetzen Sie alles in eckigen Klammern. Unterschreiben Sie mit Namen und Rolle: Einem Nachbarn antwortet man ruhiger als einer Behörde.
1. Bauarbeiten oder Zugang für eine Firma
Wer, wann, wo, was der Eigentümer tun muss, und wen er am Tag selbst anruft.
Betreff: [Fassadensanierung]: vom [Datum] bis [Datum], Zugang zu [den Wohnungen im 4. OG]
Guten Tag,
die Firma [Name] führt vom [Datum] bis [Datum] [die Sanierung der Straßenfassade] aus, jeweils von [8] bis [17] Uhr.
Was sich für Sie ändert:
- [Gerüst an der Straßenseite; die Balkone auf dieser Seite sind nicht nutzbar];
- [Wohnungen 9 und 10: Die Firma muss am [Datum] vormittags in Ihre Wohnung. Bitte antworten Sie auf diese E-Mail mit einer Uhrzeit, die Ihnen passt].
Ansprechpartner auf der Baustelle ist [Name], [Telefon]. Für alles andere antworten Sie auf diese E-Mail.
[Name], [Rolle] für die WEG [Anschrift]
2. Ein Wasserschaden: der aktuelle Stand
Fakten, keine Schuldzuweisung, und nur, was alle betrifft. Die Einzelheiten bleiben bei den betroffenen Eigentümern.
Betreff: Wasserschaden im [Treppenhaus B]: Stand vom [Datum]
Guten Tag,
am [Datum] wurde im [Treppenhaus B] ein Wasserschaden festgestellt. [Ein Installateur war am [Datum] da und hat das Leck abgedichtet.]
Wie es weitergeht:
- [der Gutachter der Gebäudeversicherung kommt am [Datum]];
- [die Decke im Treppenhaus wird nach dem Trocknen repariert, voraussichtlich im [Monat]].
Wenn Sie in Ihrer Wohnung einen Fleck oder Feuchtigkeit bemerken, antworten Sie bitte mit einem Foto auf diese E-Mail. Die direkt betroffenen Eigentümer haben wir gesondert angeschrieben.
[Name], [Rolle]
3. Hausgeld fällig (an einen einzelnen Eigentümer)
An einen Eigentümer, von der Adresse der WEG, ohne jemanden in Kopie. Gehen Sie von einem Versehen aus, und lassen Sie einen einfachen Ausweg.
Betreff: Hausgeld [April]: [Betrag] offen
Guten Tag [Frau / Herr Name],
sofern wir nichts übersehen haben, ist Ihr Hausgeld für [April] über [Betrag], fällig am [Datum], noch nicht eingegangen.
Wenn Sie schon überwiesen haben, betrachten Sie diese E-Mail als gegenstandslos, und danke. Sonst hier die Angaben: [IBAN, Verwendungszweck].
Wenn eine Zahlung auf einmal gerade schwierig ist, antworten Sie mir: Das bleibt unter uns.
[Name], für die WEG [Anschrift]
4. Die Eigentümerversammlung rückt näher
Das ist eine Erinnerung, nicht die Einladung. Die Einladung folgt eigenen Regeln: Versenden Sie sie so, wie diese es verlangen. Diese E-Mail sorgt nur dafür, dass sie gelesen wird.
Betreff: Eigentümerversammlung am [Datum]: Die Einladung ist verschickt
Guten Tag,
die Einladung zur Eigentümerversammlung am [Datum] um [Uhrzeit], [Ort], wurde am [Datum] verschickt. Die Unterlagen finden Sie [im Anhang / unter diesem Link].
Auf der Tagesordnung stehen dieses Jahr [die Dachsanierung, die Wahl des Verwaltungsbeirats].
Wenn Sie nicht kommen können, steht in der Einladung, [wie Sie eine Vollmacht erteilen]. Fragen zu den Unterlagen bitte bis zum [Datum] als Antwort auf diese E-Mail.
[Name], [Rolle]
5. Auf die Beschwerde eines Eigentümers antworten
Nur an ihn. Bedanken Sie sich, sagen Sie, was Sie geprüft haben, was jetzt passiert und wann. Kein Versprechen, das die Gemeinschaft nicht beschlossen hat.
Betreff: AW: [Lärm des Garagentors]
Guten Tag [Frau / Herr Name],
danke für Ihre Nachricht. Wir haben am [Datum] nachgesehen: [Der Motor des Tors ist abgenutzt, und das Tor schließt zu schnell].
Wir haben bei [Firma] ein Angebot angefragt, das bis zum [Datum] kommen soll. [Wir legen es der Versammlung am [Datum] vor / Wir entscheiden bis zum [Datum]], und ich schreibe Ihnen gleich danach.
[Name], [Rolle]
6. Wer die WEG betreut, wechselt
Kurz, damit alle wissen, wer ab jetzt die E-Mails der WEG liest. Die Adresse bleibt.
Betreff: Neue Ansprechpartner der WEG ab [Datum]
Guten Tag,
seit der Eigentümerversammlung am [Datum] kümmert sich [Name] um die laufende Verwaltung[, und im Verwaltungsbeirat sind [Namen]]. [Name] gibt die Aufgabe ab: Danke für [Anzahl] Jahre Arbeit.
Für Sie ändert sich nichts: Schreiben Sie weiter an [weg.lindenstrasse12@example.org]. Jede E-Mail kommt bei uns an, und laufende Themen ([der Aufzug, der Wasserschaden in B]) führt [Name] weiter.
[Name], [Rolle]
Die Übergabe selbst, Konten, Zugänge und offene Themen, steht in das Postfach der WEG übergeben.
Vorlagen, die auch die Nächsten finden
Vorlagen in den privaten Entwürfen eines Eigentümers gehen mit ihm. Trupeo verbindet die Adresse, die die WEG schon hat (Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder jedes IMAP-Postfach), und jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an. Vorlagen gehören zum Postfach oder sind persönlich, mit auszufüllenden Feldern, und eine E-Mail geht erst raus, wenn kein Feld mehr leer ist. Bei jeder Antwort ist sichtbar, wer sich darum kümmert. Mehr dazu auf unserer Seite für Eigentümergemeinschaften und bei den Preisen.
Häufige Fragen
Sollen die Eigentümer die Adressen der anderen sehen?
Grundsätzlich nicht. Setzen Sie die Adresse der WEG ins „An“ und die Eigentümer ins Bcc. Wenn sie sich untereinander austauschen wollen, ist eine Liste, in die sich jeder selbst einträgt, besser als ein Verteiler, dem niemand zugestimmt hat.
Darf man säumige Eigentümer in einer Rundmail nennen?
Lassen Sie es. Schreiben Sie jedem betroffenen Eigentümer einzeln. Die Gemeinschaft kann den Gesamtstand der Zahlungen erfahren, nie, wer was schuldet.
Ersetzt eine E-Mail die Einladung zur Eigentümerversammlung?
Das entscheiden die Regeln für die Einladung, um die es in diesem Artikel nicht geht. Die Erinnerung oben geht zusätzlich zur Einladung raus, nie an ihrer Stelle.
Quellen:
- Nachrichten in Gmail senden oder zurückrufen (Gmail-Hilfe): Namen und Adressen im Bcc sind für alle anderen Bcc-Empfänger nicht sichtbar, und bei „Allen antworten“ erhalten die im Feld „Bcc“ angegebenen Empfänger diese Antwort nicht.