En una comunidad sin administrador de fincas, el correo a todos los vecinos lo escribe el presidente, o quien le ayuda, por la noche y sin cobrar. Va a veinte o cuarenta propietarios, alguno de mal humor por la derrama del tejado. Se reenviará, se hará captura de pantalla y alguien lo leerá en voz alta en la próxima junta.
Esto es para el presidente de una comunidad autogestionada, el propietario que hace de secretario o de administrador, y cualquiera que escriba a todos desde la dirección de la comunidad. Primero lo que conviene revisar antes de enviar; después, seis plantillas para los correos que vuelven cada año.
Antes de enviar: siete comprobaciones
1. Los vecinos en CCO, la comunidad en «Para»
Pon la dirección de la comunidad en «Para» y a todos los propietarios en copia oculta (CCO). La ayuda de Gmail lo explica: quienes están en CCO no ven las direcciones de los demás, y si alguien responde a todos, los incluidos en copia oculta no ven esa respuesta. La respuesta enfadada vuelve a la comunidad, no a cuarenta buzones.
Una lista en «Para» o en «Cc» da a cada vecino la dirección de todos los demás. Alguno no quería, y un correo enviado no se recupera.
2. Nunca la deuda ni el conflicto de un vecino en un correo a todos
Las cuotas pendientes del 3.º B, la queja por el ruido del bajo, la discusión sobre quién paga la terraza: nada de eso va en un correo a todos, ni siquiera sin nombre si el edificio es tan pequeño que se adivina. Escribe al propietario afectado, solo a él. El correo a todos dice lo que afecta a todos: «hay recibos pendientes de cobro», nunca de quién.
3. Un asunto por correo
Quien lee «Ascensor, fecha de la junta y horario de basuras» contestará sobre la basura, y en marzo nadie encontrará el correo del ascensor. Tres temas son tres correos, cada uno con un asunto que diga lo que contiene: «Ascensor parado del 3 al 7 de marzo».
4. Fechas, y lo que tiene que hacer el vecino
Cada correo responde en sus primeras líneas a dos preguntas: cuándo y qué tengo que hacer yo. «Corte de agua el martes 3 de marzo de 9:00 a 13:00. No tienes que hacer nada, salvo llenar una jarra.» Si el vecino tiene que actuar (mover el coche, abrir la puerta, contestar antes de una fecha), dilo una vez, claro y con la fecha.
5. Archivos adjuntos que se puedan abrir
Un PDF con un nombre que diga qué es (2026-03-presupuesto-ascensor.pdf), no IMG_0042.jpg. Comprueba que el adjunto no contiene nada de otro propietario: un listado de cuotas con el saldo de cada piso es justo la lista de deudas del punto 2. Para un archivo pesado, un enlace al documento es más amable con los móviles.
6. Escribir desde la dirección de la comunidad, nunca desde la tuya
Un correo enviado desde tu dirección personal se convierte en tu conversación. Las respuestas te llegan a ti, el historial se va contigo y el vecino tiene ya tu correo para cada queja futura. La dirección de la comunidad queda para el siguiente presidente, como contamos en el correo de la comunidad sin administrador.
7. Decidir quién contesta antes de enviar
Un correo a todos trae respuestas. Lo peor es que dos personas contesten distinto al mismo vecino, o que nadie conteste. La Ley de Propiedad Horizontal atribuye al presidente las funciones de secretario y de administrador, salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa (en Cataluña rige su propio Código civil, no esta regla). Si en tu comunidad están repartidas, decide antes de cada envío quién responde.
Dos temas cercanos tienen su propio artículo: los acuerdos por correo, que estas plantillas no tratan, y qué correos conservar y durante cuánto tiempo.
Las 6 plantillas
Cambia todo lo que va entre corchetes. Firma con tu nombre y tu cargo: a un vecino se le contesta con más calma que a una institución.
1. Obras o visita de una empresa
Quién, cuándo, dónde, qué tiene que hacer el vecino y a quién llamar ese día.
Asunto: [Obras en la fachada]: del [fecha] al [fecha], acceso a [los pisos 5.º]
Hola:
La empresa [nombre] hará [la reparación de la fachada a la calle] del [fecha] al [fecha], de [8:00] a [17:00].
Lo que cambia para ti:
- [andamio en la fachada a la calle; los balcones de ese lado no se podrán usar];
- [5.º A y 5.º B: la empresa necesita entrar en tu piso el [fecha] por la mañana. Contesta a este correo con una hora que te venga bien].
En la obra, el contacto es [nombre], [teléfono]. Para todo lo demás, contesta a este correo.
[Nombre], [presidente] de la comunidad [nombre]
2. Una fuga o una filtración: en qué punto estamos
Hechos, ningún reproche y solo lo que afecta a todos. El detalle queda entre los vecinos afectados.
Asunto: Fuga en [la escalera B]: situación a [fecha]
Hola:
El [fecha] se detectó una fuga en [la escalera B]. [Un fontanero vino el [fecha] y la cortó.]
Lo que viene ahora:
- [el perito del seguro pasa el [fecha]];
- [el techo de la escalera se arreglará cuando se seque, probablemente en [mes]].
Si ves una mancha o humedad en tu piso, contesta a este correo con una foto. A los vecinos directamente afectados ya les hemos escrito aparte.
[Nombre], [cargo]
3. Una cuota pendiente (a un solo propietario)
Se envía a un propietario, desde la dirección de la comunidad, sin nadie en copia. Da por hecho que es un despiste y deja una salida fácil.
Asunto: Cuota de [abril]: [importe] pendiente
Hola, [nombre]:
Salvo error por nuestra parte, todavía no nos ha llegado tu cuota de [abril], de [importe], que vencía el [fecha].
Si ya la has pagado, olvida este correo, y gracias. Si no, estos son los datos: [IBAN, concepto].
Si ahora te cuesta pagarla de una vez, contéstame: queda entre nosotros.
[Nombre], [presidente / tesorero] de la comunidad [nombre]
4. Se acerca la junta
Es un recordatorio, no la convocatoria. La convocatoria sigue sus propias reglas: envíala como ellas digan. Este correo solo sirve para que se lea.
Asunto: Junta del [fecha]: la convocatoria ya está enviada
Hola:
La convocatoria de la junta del [fecha] a las [hora], en [lugar], se envió el [fecha]. La documentación está [adjunta / en este enlace].
Este año en el orden del día: [el presupuesto del tejado, la renovación de cargos].
Si no puedes venir, la convocatoria explica [cómo delegar tu voto]. Si tienes dudas sobre los documentos, contesta a este correo antes del [fecha].
[Nombre], [cargo]
5. Contestar a la queja de un vecino
Solo a ese vecino. Da las gracias, cuenta qué has comprobado, qué va a pasar y cuándo. Ninguna promesa que la comunidad no haya decidido.
Asunto: Re: [ruido de la puerta del garaje]
Hola, [nombre]:
Gracias por escribir. Lo comprobamos el [fecha]: [el motor de la puerta está gastado y se cierra demasiado rápido].
Hemos pedido presupuesto a [empresa], que llegará hacia el [fecha]. [Lo veremos en la junta del [fecha] / lo decidiremos el [fecha]], y te escribo en cuanto lo sepamos.
[Nombre], [cargo]
6. Cambia el presidente o quien lleva el correo
Corto, para que todos sepan quién lee el correo de la comunidad a partir de ahora. La dirección no cambia.
Asunto: Nuevo presidente: a quién escribir a partir del [fecha]
Hola:
Desde la junta del [fecha], [nombre] es presidente de la comunidad[ y [nombre] lleva la secretaría]. [Nombre] deja el cargo: gracias por estos [número] años.
Para ti no cambia nada: sigue escribiendo a [comunidad.olivos12@example.org]. Cada correo llega a quien lleva la comunidad, y los temas abiertos ([el ascensor, la fuga de la B]) siguen con [nombre].
[Nombre], [cargo]
El traspaso en sí, cuentas, accesos y temas abiertos, está en traspasar el correo cuando cambia el presidente.
Plantillas que encuentra quien venga después
Unas plantillas guardadas en los borradores personales de un vecino se van con él. Trupeo se conecta a la dirección que la comunidad ya tiene (Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP) y cada persona entra con su propia cuenta. Las plantillas pueden ser del buzón o personales, con campos por rellenar, y un correo no sale mientras quede un campo vacío. Cada respuesta muestra quién se encarga. Los detalles están en nuestra página para comunidades de propietarios y en los precios.
Preguntas frecuentes
¿Deben ver los vecinos las direcciones de los demás?
En principio, no. Pon la dirección de la comunidad en «Para» y a los propietarios en CCO. Si quieren hablar entre ellos, mejor una lista a la que cada uno se apunta que una agenda que nadie aceptó.
¿Se puede nombrar a los vecinos que deben cuotas en un correo a todos?
En un correo ordinario, no. Escribe a cada propietario afectado, solo. La convocatoria de la junta sigue sus propias reglas, y este artículo no las trata.
¿Un correo sirve como convocatoria de la junta?
Eso lo deciden las reglas de la convocatoria, que este artículo no trata. La plantilla de recordatorio se envía además de la convocatoria, nunca en su lugar.
Fuentes:
- Enviar mensajes de Gmail o deshacer el envío (Ayuda de Gmail): quienes están en copia oculta no ven a los demás destinatarios de «Cco», y «si alguien responde a todos los destinatarios del mensaje, los incluidos en copia oculta no ven esa respuesta».
- Ley 49/1960, sobre propiedad horizontal (texto consolidado, BOE): el presidente ejerce las funciones de secretario y de administrador salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa (art. 13.5).