I en BRF där styrelsen sköter mycket själv skrivs mejlet till alla medlemmar av en ledamot, på kvällen, efter jobbet. Det går till trettio eller sextio hushåll, och minst ett är fortfarande irriterat över höjningen av månadsavgiften. Mejlet vidarebefordras, skärmdumpas och läses upp på nästa föreningsstämma.
Den här texten är för styrelsen i en bostadsrättsförening, för ordföranden och sekreteraren, och för alla som skriver till medlemmarna från föreningens adress. Först vad du ska kolla innan du skickar, sedan sex mallar för de mejl som kommer tillbaka varje år.
Innan du skickar: sju kontroller
1. Medlemmarna i hemlig kopia, föreningen i ”Till”
Skriv föreningens egen adress i fältet ”Till” och alla medlemmar i hemlig kopia. Gmails hjälp säger vad det ger: de som ligger i hemlig kopia ser inte andra mottagares adresser där, och om någon använder Svara alla visas inte svaret för personer i hemlig kopia. Det irriterade svaret hamnar alltså hos styrelsen, inte i sextio inkorgar.
En lista i ”Till” eller ”Kopia” ger varje medlem alla andras adresser. Alla ville inte det, och ett skickat mejl går inte att ta tillbaka.
2. Aldrig en medlems skuld eller tvist i ett utskick till alla
Obetalda avgifter för lägenhet 1104, klagomålet på musiken från bottenvåningen, grälet om vem som betalar för balkongen: inget av det hör hemma i ett mejl till alla, inte ens utan namn om huset är så litet att man kan gissa. Skriv till den medlem det gäller, bara till hen. Utskicket säger det som gäller alla: ”några avgifter är ännu inte betalda”, aldrig vems.
3. Ett ämne per mejl
Den som läser ”Hissen, datum för stämman och nya sopsorteringen” svarar om soporna, och i mars hittar ingen mejlet om hissen. Tre ämnen blir tre mejl, vart och ett med en ämnesrad som säger vad det handlar om: ”Hissen avstängd 3 till 7 mars”.
4. Datum, och vad medlemmen ska göra
Varje mejl svarar redan i de första raderna på två frågor: när, och vad behöver jag göra. ”Vattnet stängs av tisdag 3 mars kl. 9 till 13. Du behöver inte göra något, men fyll gärna en kanna i förväg.” Om medlemmen måste göra något (flytta bilen, släppa in hantverkare, svara före ett datum), säg det en gång, tydligt och med datum.
5. Bilagor som går att öppna
En pdf med ett namn som säger vad den är (2026-03-offert-hiss.pdf), inte IMG_0042.jpg. Kolla att bilagan inte innehåller något om en annan medlem: en avgiftslista med saldot för varje lägenhet är precis den skuldlista som punkt 2 varnar för. För en tung fil är en länk till dokumentet snällare mot mobilerna.
6. Skriv från föreningens adress, aldrig från din egen
Ett mejl från din privata adress blir din konversation. Svaren hamnar hos dig, historiken försvinner med dig, och medlemmen har nu din privata adress för alla framtida klagomål. Föreningens adress finns kvar för nästa styrelse, som vi förklarar i en delad e-postlåda för BRF-styrelsen.
7. Bestäm vem som svarar innan du skickar
Ett utskick till alla ger svar. Det värsta är att två ledamöter svarar samma medlem olika, eller att ingen svarar alls. Bestäm innan varje utskick vem i styrelsen som tar svaren: ordföranden för det allmänna, den ledamot som följer renoveringen för den.
Två närliggande ämnen har egna artiklar: styrelsebeslut per mejl, som de här mallarna inte handlar om, och vad styrelsen ska spara av sina mejl.
De 6 mallarna
Byt ut allt inom hakparentes. Skriv under med förnamn och roll: man svarar lugnare till en granne än till en myndighet.
1. Renovering eller hantverkare som behöver komma in
Vem, när, var, vad medlemmen ska göra, och vem man ringer samma dag.
Ämne: [Stambyte i trapphus A]: [datum] till [datum], tillträde till [lägenheterna]
Hej,
[Företaget] gör [stambytet i trapphus A] från [datum] till [datum], vardagar kl. [7] till [16].
Så här påverkas du:
- [vatten och avlopp är avstängda i lägenheten under [antal] dagar; föreningen ordnar [tillfälliga duschar i tvättstugan]];
- [företaget behöver komma in i din lägenhet [datum]. Svara på det här mejlet om du inte kan lämna nyckel].
På plats är kontaktpersonen [namn], [telefon]. För allt annat svarar du på det här mejlet.
[Förnamn], [roll] i BRF [namn]
2. En vattenläcka: så här ligger det till
Fakta, inga anklagelser, och bara det som gäller alla. Detaljerna stannar hos de medlemmar som berörs.
Ämne: Vattenläcka i [trapphus B]: läget [datum]
Hej,
[Datum] upptäcktes en läcka i [trapphus B]. [En rörmokare kom [datum] och stoppade den.]
Så här går vi vidare:
- [försäkringsbolagets skadeinspektör kommer [datum]];
- [taket i trapphuset lagas när det har torkat, troligen i [månad]].
Om du ser en fläck eller fukt i din lägenhet, svara på det här mejlet med en bild. De medlemmar som är direkt berörda har vi kontaktat var för sig.
[Förnamn], [roll]
3. En avgift som ska betalas (till en enda medlem)
Skickas till en medlem, från föreningens adress, utan någon i kopia. Utgå från att det är ett förbiseende, och lämna en enkel utväg.
Ämne: Månadsavgift för [april]: [belopp] obetald
Hej [förnamn],
Om vi inte har missat något har vi ännu inte fått månadsavgiften för [april] på [belopp], som skulle vara betald [datum].
Om du redan har betalat kan du bortse från det här mejlet. Tack! Annars hittar du uppgifterna här: [bankgiro, OCR].
Om det är svårt att betala allt på en gång just nu, svara mig: det stannar mellan oss.
[Förnamn], kassör i BRF [namn]
4. Föreningsstämman närmar sig
Det här är en påminnelse, inte kallelsen. Kallelsen följer sina egna regler: skicka den som de säger. Det här mejlet ser bara till att den blir läst.
Ämne: Föreningsstämma [datum]: kallelsen har skickats
Hej,
Kallelsen till föreningsstämman [datum] kl. [tid] i [lokal] skickades [datum]. Handlingarna finns [som bilaga / på den här länken].
I år står bland annat [underhållsplanen och valet av styrelse] på dagordningen.
Om du inte kan komma står det i kallelsen [hur du lämnar fullmakt]. Frågor om handlingarna: svara på det här mejlet senast [datum].
[Förnamn], [roll]
5. Svara på en medlems klagomål
Bara till den medlemmen. Tacka, säg vad ni har kollat, vad som händer nu och när. Inga löften som styrelsen inte har beslutat om.
Ämne: Sv: [ljudet från garageporten]
Hej [förnamn],
Tack för att du skrev. Vi kollade [datum]: [portens motor är sliten och porten stängs för snabbt].
Vi har bett [företaget] om en offert, som ska komma senast [datum]. Styrelsen tar upp den på sitt möte [datum], och jag skriver till dig direkt efter.
[Förnamn], [roll]
6. Ny styrelse eller ny kontaktperson
Kort, så att alla vet vem som läser föreningens mejl från och med nu. Adressen är densamma.
Ämne: Ny styrelse: vem du kontaktar från [datum]
Hej,
Sedan stämman [datum] består styrelsen av [namn och roller]. [Namn] har lämnat styrelsen: tack för [antal] års arbete.
För dig ändras ingenting: skriv som vanligt till [styrelsen.brfekbacken@example.org]. Alla mejl når styrelsen, och pågående frågor ([hissen, läckan i B]) tas om hand av [namn].
[Förnamn], [roll]
Själva överlämningen, konton, inloggningar och öppna frågor, finns i ny styrelse: lämna över e-postlådan.
Mallar som nästa styrelse också hittar
Mallar i en ledamots privata utkast försvinner med hen. Trupeo ansluter adressen som föreningen redan har (Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller vilken IMAP-e-postlåda som helst), och varje ledamot loggar in med sitt eget konto. Mallar kan tillhöra e-postlådan eller vara personliga, med fält att fylla i, och ett mejl går inte iväg så länge ett fält är tomt. Vid varje svar syns vem som tar hand om det. Mer finns på vår sida för bostadsrättsföreningar och under priser.
Vanliga frågor
Ska medlemmarna se varandras adresser?
Nej, inte utan vidare. Skriv föreningens adress i ”Till” och medlemmarna i hemlig kopia. Vill medlemmarna prata med varandra är en lista som var och en själv anmäler sig till bättre än en sändlista som ingen har sagt ja till.
Får styrelsen nämna medlemmar som ligger efter med avgiften i ett mejl till alla?
Gör det inte. Skriv till varje berörd medlem för sig. Föreningen kan få veta hur det ser ut totalt, aldrig vem som är skyldig vad.
Räcker ett mejl som kallelse till stämman?
Det avgör reglerna för kallelsen, som den här artikeln inte tar upp. Påminnelsen ovan skickas utöver kallelsen, aldrig i stället för den.
Källor:
- Skicka eller återta Gmail-meddelanden (Gmail Hjälp): de som ligger i hemlig kopia ser inte andra mottagares namn eller e-postadresser där, och ”Om en mottagare använder Svara alla visas inte svaret för personer i Hemlig kopia.”