Quando l’amministratore è uno dei condòmini, l’email a tutto il palazzo si scrive la sera, dopo il lavoro, senza un gestionale da studio. Arriva a dodici o trenta famiglie, e almeno una è ancora arrabbiata per la spesa del tetto. Verrà inoltrata, fotografata e riletta alla prossima assemblea.
Questo articolo è per il condòmino che fa da amministratore, per i consiglieri che lo aiutano, e per chiunque scriva a tutti dall’indirizzo del condominio. Prima i controlli da fare, poi sei modelli per le email che tornano ogni anno.
Prima di inviare: sette controlli
1. I condòmini in Ccn, il condominio in «A»
Metti l’indirizzo del condominio nel campo «A» e tutti i condòmini in copia nascosta (Ccn). La guida di Gmail lo dice chiaramente: i destinatari non vedono gli indirizzi inseriti in «Ccn», e le risposte inviate con «Rispondi a tutti» non sono visibili a chi è in Ccn. La risposta stizzita torna al condominio, non in trenta caselle.
Una lista in «A» o in «Cc» dà a ogni condòmino l’indirizzo di tutti gli altri. Qualcuno non voleva, e un’email inviata non si recupera.
2. Mai la morosità o la lite di un condòmino in un’email a tutti
Le rate arretrate dell’interno 4, la lamentela per il rumore del piano terra, la discussione su chi paga il terrazzo: niente di tutto questo va in un’email a tutti, nemmeno senza nome se il palazzo è così piccolo che si indovina. Scrivi al condòmino interessato, solo a lui. L’email a tutti dice ciò che riguarda tutti: «ci sono rate ancora da incassare», mai di chi.
3. Un argomento per email
Chi legge «Ascensore, data dell’assemblea e nuovi orari dei rifiuti» risponderà sui rifiuti, e a marzo nessuno troverà l’email sull’ascensore. Tre argomenti sono tre email, ognuna con un oggetto che dice cosa contiene: «Ascensore fermo dal 3 al 7 marzo».
4. Le date, e cosa deve fare il condòmino
Ogni email risponde nelle prime righe a due domande: quando, e cosa devo fare io. «Acqua sospesa martedì 3 marzo dalle 9 alle 13. Non devi fare niente, se non riempire una caraffa.» Se il condòmino deve agire (spostare l’auto, lasciare entrare qualcuno, rispondere entro una data), dillo una volta, chiaro, con la data.
5. Allegati che si aprono
Un PDF con un nome che dice cos’è (2026-03-preventivo-ascensore.pdf), non IMG_0042.jpg. Controlla che l’allegato non contenga nulla su un altro condòmino: un riparto con il saldo di ogni unità è proprio la lista delle morosità del punto 2. Per un file pesante, un link al documento è più gentile con i telefoni.
6. Scrivere dall’indirizzo del condominio, mai dal tuo
Un’email partita dal tuo indirizzo personale diventa una tua conversazione. Le risposte arrivano a te, la storia se ne va con te, e il condòmino ha ormai la tua email per ogni reclamo futuro. L’indirizzo del condominio resta a chi verrà dopo, come spieghiamo nell’articolo sull’email del condominio senza amministratore.
7. Decidere chi risponde prima di inviare
Un’email a tutti porta risposte. Il peggio è che due persone rispondano in modo diverso allo stesso condòmino, o che non risponda nessuno. Prima di ogni invio, decidi chi segue le risposte: tu per la gestione, un consigliere per il cantiere che segue.
Due argomenti vicini hanno un articolo a parte: le decisioni via email, che questi modelli non trattano, e cosa conservare dell’archivio email.
I 6 modelli
Sostituisci tutto ciò che è tra parentesi quadre. Firma con nome e ruolo: a un vicino si risponde con più calma che a un ufficio.
1. Lavori o accesso di un’impresa
Chi, quando, dove, cosa deve fare il condòmino e chi chiamare quel giorno.
Oggetto: [Rifacimento facciata]: dal [data] al [data], accesso agli [appartamenti del 5° piano]
Buongiorno,
L’impresa [nome] eseguirà [il rifacimento della facciata su strada] dal [data] al [data], dalle [8] alle [17].
Cosa cambia per te:
- [ponteggio sul lato strada; i balconi di quel lato non saranno utilizzabili];
- [interni 9 e 10: l’impresa deve entrare da voi il [data] mattina. Rispondi a questa email con un orario che ti va bene].
In cantiere il riferimento è [nome], [telefono]. Per tutto il resto, rispondi a questa email.
[Nome], [amministratore / consigliere] del condominio [nome]
2. Una perdita o un’infiltrazione: a che punto siamo
Fatti, nessuna accusa, e solo ciò che riguarda tutti. I dettagli restano tra i condòmini coinvolti.
Oggetto: Perdita nella [scala B]: aggiornamento al [data]
Buongiorno,
Il [data] è stata trovata una perdita nella [scala B]. [Un idraulico è intervenuto il [data] e l’ha fermata.]
I prossimi passi:
- [il perito dell’assicurazione passa il [data]];
- [il soffitto della scala sarà sistemato quando sarà asciutto, probabilmente a [mese]].
Se noti una macchia o dell’umidità in casa, rispondi a questa email con una foto. I condòmini direttamente coinvolti sono stati contattati a parte.
[Nome], [ruolo]
3. Una rata in scadenza (a un solo condòmino)
Inviata a un condòmino, dall’indirizzo del condominio, senza nessuno in copia. Parti dall’idea di una dimenticanza e lascia una via d’uscita.
Oggetto: Rata condominiale di [aprile]: [importo] da versare
Buongiorno [nome],
Salvo errori da parte nostra, non abbiamo ancora ricevuto la rata di [aprile], di [importo], scaduta il [data].
Se hai già pagato, ignora pure questa email, e grazie. Altrimenti, ecco i dati: [IBAN, causale].
Se in questo momento è difficile pagare tutto insieme, rispondimi: resta tra noi.
[Nome], amministratore del condominio [nome]
4. L’assemblea si avvicina
È un promemoria, non la convocazione. La convocazione segue regole sue: inviala come quelle prevedono. Questa email serve solo a farla leggere.
Oggetto: Assemblea del [data]: la convocazione è partita
Buongiorno,
La convocazione dell’assemblea del [data] alle [ora], presso [luogo], è stata inviata il [data]. I documenti sono [in allegato / a questo link].
Quest’anno all’ordine del giorno: [il preventivo del tetto, la nomina dell’amministratore].
Se non puoi venire, la convocazione spiega [come delegare]. Per domande sui documenti, rispondi a questa email entro il [data].
[Nome], [ruolo]
5. Rispondere al reclamo di un condòmino
Solo a lui. Ringrazia, di’ cosa hai verificato, cosa succede adesso e quando. Nessuna promessa che l’assemblea non abbia deciso.
Oggetto: Re: [rumore del cancello del garage]
Buongiorno [nome],
Grazie di averci scritto. Abbiamo verificato il [data]: [il motore del cancello è usurato e si chiude troppo in fretta].
Abbiamo chiesto un preventivo a [impresa], atteso per il [data]. [Ne parliamo in assemblea il [data] / Decidiamo entro il [data]], e ti scrivo subito dopo.
[Nome], [ruolo]
6. Cambia l’amministratore o il consiglio
Breve, perché tutti sappiano chi legge da ora le email del condominio. L’indirizzo non cambia.
Oggetto: Nuovo amministratore: a chi scrivere dal [data]
Buongiorno,
Dall’assemblea del [data], [nome] è l’amministratore del condominio[ e i consiglieri sono [nomi]]. [Nome] lascia l’incarico: grazie per questi [numero] anni.
Per te non cambia nulla: continua a scrivere a [condominio.viaverdi8@example.org]. Ogni email arriva a chi segue il condominio, e le questioni aperte ([l’ascensore, la perdita della scala B]) continuano con [nome].
[Nome], [ruolo]
Insieme a questa email, aggiorna il cartello all’ingresso: il Codice civile chiede che vi siano indicati i dati dell’amministratore, o, se manca, di chi ne svolge le funzioni. Il passaggio vero e proprio, account, accessi e questioni aperte, è in passare l’email del condominio senza perdere l’archivio.
Modelli che trova anche chi viene dopo
I modelli salvati nelle bozze personali di un condòmino se ne vanno con lui. Trupeo si collega all’indirizzo che il condominio ha già (Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP), e ogni persona entra con il proprio account. I modelli sono della casella o personali, con campi da compilare, e un’email non parte finché resta un campo vuoto. Ogni risposta mostra chi se ne occupa. I dettagli sono nella nostra pagina per i condomini e nei prezzi.
Domande frequenti
I condòmini devono vedere gli indirizzi degli altri?
Di norma no. Metti l’indirizzo del condominio in «A» e i condòmini in Ccn. Se vogliono parlarsi, meglio una lista a cui ognuno sceglie di iscriversi che una rubrica che nessuno ha accettato.
Si possono nominare i morosi in un’email a tutti?
In un’email ordinaria, no. Scrivi a ogni condòmino interessato, da solo. Il gruppo può conoscere la situazione generale della cassa, mai chi deve cosa.
Un’email vale come convocazione dell’assemblea?
Lo decidono le regole della convocazione, che questo articolo non tratta. Il promemoria qui sopra si invia in aggiunta alla convocazione, mai al suo posto.
Fonti:
- Inviare messaggi Gmail o annullarne l’invio (Guida di Gmail): «I destinatari non vedranno gli indirizzi inseriti nel campo “Ccn”», e le risposte inviate con «Rispondi a tutti» non sono visibili ai destinatari in Ccn.
- Codice civile, art. 1129 (Normattiva): i dati dell’amministratore sono affissi nel luogo di accesso al condominio; in mancanza dell’amministratore, l’indicazione riguarda chi svolge funzioni analoghe.