Mejlen slutar inte komma när ni stänger
Mitten av juli. Om ditt företag stänger i två eller tre veckor i sommar låser du dörren, men kontaktadressen fortsätter att ta emot. Offertförfrågningar och frågor fortsätter att komma, plus ett jämnt flöde av aviseringar som ingen behöver. Med femton mejl om dagen bygger tre veckors stängning upp en hög på över trehundra mejl. Den högen möter dig första morgonen när ni öppnar igen.
Att stänga är inte problemet. Många små företag stänger helt under en del av sommaren, och de som skriver till dem accepterar det. Det de inte accepterar är tystnad: att skriva in i ett tomrum och inte höra något på en månad. Skillnaden mellan de två kostar ungefär två timmars förberedelse innan du åker.
Innan ni stänger: det som inte kan vänta
Försök inte tömma inkorgen den sista veckan. Försök att inte lämna något hängande som kostar pengar.
Tre sorters mejl förtjänar ett svar innan ni åker. Öppna offerter: den som väntar tre veckor på ett pris köper någon annanstans. Betalningsproblem: en fakturatvist som får ligga i en månad hårdnar till en konflikt. Datumsatta åtaganden: varje leverans, tid eller beställning som faller inom stängningen behöver bekräftas eller flyttas nu.
Allt annat kan vänta, så länge ni säger det. Ett mejl som får svaret ”vi hör av oss den 25 augusti” är inte ett ignorerat mejl. Det är ett som är omhändertaget.
Om flera personer svarar på samma adress, bestäm innan ni åker vem som avgör vad. Här hjälper en gemensam metod: se vår metod för e-posthantering i team.
Ett autosvar som faktiskt hjälper
”Jag är inte på kontoret och svarar när jag är tillbaka” hjälper ingen. Ett användbart autosvar ger fyra uppgifter: de exakta datumen för stängningen, det datum då ett svar kommer, vad man gör vid ett verkligt akutfall och en hänvisning för de vanliga frågorna.
Ett exempel som fungerar:
Vi har stängt från och med 3 augusti till och med 23 augusti. Vi läser alla mejl när vi öppnar igen och svarar på varje mejl senast den 27 augusti. Vid ett akut problem med en pågående beställning, ring 070-174 06 50. För nya offertförfrågningar, räkna med svar under vecka 35.
För att skriva ditt eget utan att börja på ett tomt blad sätter vår kostnadsfria generator för frånvaromeddelanden ihop det på trettio sekunder.
Gmail och Outlook klarar det här bra. Gmails frånvaromeddelande tar ett startdatum och ett slutdatum: det börjar klockan 00.00 första dagen, slutar 23.59 sista dagen och svarar normalt bara en gång per avsändare. Den som skriver ofta får inte samma robotmeddelande tio gånger; Gmail upprepar det bara om samma person skriver till dig igen efter fyra dagar. I Outlook kan du skicka automatiska svar bara under en bestämd tidsperiod och skriva ett annat meddelande till personer utanför din organisation.
En klassisk fälla: att lova en tidsgräns ni inte håller. Om ditt autosvar säger att du svarar senast den 27:e är den 27:e ett åtagande. För att få realistiska förväntningar, läs våra riktvärden för svarstid på mejl i små företag.
Under uppehållet: tio minuter, inte två timmar
Låt oss vara ärliga: många som driver småföretag hamnar ändå med att kolla mejlen från stranden. Att förbjuda sig själv håller aldrig. Det realistiska målet är inte noll mejl. Det är tio minuter om dagen i stället för två timmar.
Skillnaden är inte bara en känsla. Forskare vid UC Irvine kopplade bort en grupp kontorsarbetare från arbetsmejl i fem dagar, med pulsmätare på. Utan mejl bytte de fönster hälften så ofta (18 gånger i timmen i stället för 37) och deras pulsvariabilitet visade lägre stress. Ständig e-post håller kroppen i arbetsläge. Tre veckors tvåtimmarspass på stranden är ingen semester.
Tiominutersregeln ryms i en mening: en genomgång om dagen vid en fast tid, bara för att upptäcka verkliga akutfall. Ett verkligt akutfall är en beställare som står still med en pågående beställning eller en betalning som går fel. Allt annat markeras till dagen ni öppnar igen, utan svar. I en delad e-postlåda betyder markera att fördela: mejlet har en ansvarig, och du kan lägga ifrån dig telefonen.
Dagen ni öppnar: tre genomgångar av högen
Första morgonen med trehundra olästa mejl väcker samma reflex hos alla: börja överst och läs nedåt. Det är den sämsta möjliga ordningen. De nyaste mejlen ligger överst; de som har väntat i tre veckor ligger allra längst ner.
Gör tre snabba genomgångar i stället för en lång läsning.
Första genomgången, tio minuter: radera. Nyhetsbrev och reklam går bort olästa. En bra del av högen försvinner redan här.
Andra genomgången, tjugo minuter: fördela. Varje kvarvarande mejl får en ansvarig och en etikett som brådskande, offert eller administration. Ingen svarar än.
Tredje genomgången: svara, med början på de äldsta brådskande mejlen. De som skrev första dagen av stängningen går först.
Med två eller tre personer på samma adress är den här sorteringen nästan omöjlig i en vanlig e-postlåda: ingen vet vem som tog vad, och två personer hamnar på att svara på samma mejl. Med Trupeo blir högen efter semestern en lista: varje konversation har en ansvarig, en status (Att fördela, Pågår, Klar) och anteckningar för teamet som för över sammanhanget utan att något vidarebefordras. Vid lunch vet ni exakt vad som är kvar.
För att se hur det ser ut för ett litet team, titta på sidan för små företag eller våra priser.
Källor:
- Send an automatic reply when you’re out of office: Googles officiella steg för Gmails frånvaromeddelande, inklusive start- och sluttider och regeln om ett svar per avsändare.
- How to set up out of office automatic replies in Outlook: Microsofts instruktioner för tidsbegränsade automatiska svar och ett separat meddelande till personer utanför din organisation.
- Jettisoning work email reduces stress: UC Irvine-studien som visade att fem dagar utan arbetsmejl halverade fönsterbytena (18 mot 37 gånger i timmen) och sänkte stressen mätt som pulsvariabilitet.