Crear la dirección es lo fácil
Una dirección de contacto compartida se configura en unos diez minutos. En Google Workspace, la dirección de contacto puede ser un alias de una cuenta existente: Google permite hasta 30 alias por cuenta sin coste adicional. En Microsoft 365, quien administra crea un buzón compartido desde el centro de administración, sin licencia propia. Con un proveedor de alojamiento normal, el panel de control añade una dirección o un reenvío en unos clics. Esta es la parte que explican todos los tutoriales.
Una frase de la propia documentación de Google merece más atención de la que recibe: un alias solo puede usarlo una persona. En cuanto varias personas tienen que leer y responder, Google te remite a otro mecanismo, la delegación. Así que, incluso para la empresa que hace Gmail, crear la dirección y llevarla en equipo son dos problemas distintos. El primero se resuelve en un panel de administración. El segundo se resuelve en cómo trabaja tu equipo, y es el que decide si la dirección de contacto da confianza o deja a tus clientes esperando.
¿Quién responde de verdad a la dirección de contacto?
Imagina una empresa de tres personas. La dirección existe desde hace dos años y cada uno la mira cuando puede: una persona desde el móvil entre dos trabajos, otra por la tarde desde la oficina. Durante unas semanas funciona. Luego aparecen cuatro fallos clásicos.
Un correo que todos ven no es de nadie. Llega una petición, todos la ven y todos dan por hecho que otro se encarga. En los foros de ayuda la misma duda aparece una y otra vez: ¿alguien se está ocupando de esto? El correo envejece en silencio, y el cliente vuelve a insistir o se va a la competencia.
«Leído» no significa «hecho». Detrás de una dirección que miran varias personas sigue habiendo un solo buzón. Cuando uno de vosotros abre un correo, queda leído para todos. Quien lo abrió desde la furgoneta entre dos trabajos pensaba volver a él por la tarde. De vuelta en la oficina, otra persona del equipo ve un correo leído, lo da por contestado y la petición se queda sin respuesta.
La carpeta Enviados se convierte en trabajo de detective. Antes de responder hay que comprobar que nadie lo ha hecho ya. Es difícil saber quién contestó sin rebuscar en los enviados, y esa búsqueda se repite diez veces al día. El día que dos personas se saltan la comprobación a la vez, el cliente recibe dos respuestas, a veces con dos precios distintos.
El contexto vive en WhatsApp. «¿Has visto el correo de la señora Martínez? Le dije que iríamos el jueves.» La información existe, pero está en un chat privado, separada del correo al que pertenece. Tres meses después nadie sabe reconstruir lo que se acordó, y quien libraba ese día nunca se enteró.
Ninguno de estos fallos viene de un descuido. Vienen de pedir a un buzón pensado para una persona que sirva a tres.
Tres reglas antes de cualquier herramienta
El primer impulso es buscar un programa. Es precipitado: una herramienta aplica reglas, no las inventa. Bastan tres reglas, y caben en un pósit. Las explicamos en nuestro método de gestión del correo en equipo.
Una sola puerta de entrada. Todo lo que tiene que ver con la empresa pasa por la dirección compartida. Nada de reenvíos a buzones personales, nada de clientes que escriben directamente a alguien del equipo para ir más rápido. Cada excepción dispersa el historial y hace imposible comprobar el seguimiento.
Una persona por correo. No «todos le echamos un ojo», sino «Lucía se encarga». Al principio el mecanismo importa poco: una etiqueta con el nombre de cada persona, o simplemente decirlo en voz alta. Lo que importa es que, en cualquier momento, cada correo pendiente tenga un nombre al lado.
Un estado «hecho». Un correo está pendiente o hecho, y eso tiene que verse sin releer la conversación. Si no, el buzón sigue siendo una larga lista donde lo hecho y lo pendiente parecen iguales, y alguien lo relee todo cada mañana.
Las herramientas, de la más sencilla a la más estructurada
Las cifras siguientes se han comprobado en la documentación oficial de Google y de Microsoft (observado en octubre de 2026).
Un alias en el buzón de una persona. Si de verdad responde una sola persona y las demás solo cubren en vacaciones, basta con un alias. Para muchas empresas de dos personas es, sinceramente, la mejor opción. Deja de serlo el día que dos personas responden a diario.
La delegación de Gmail. Da acceso al buzón sin entregar la contraseña: un delegado puede leer, enviar y eliminar correos, pero no puede cambiar la contraseña. Una cuenta personal admite hasta 10 delegados, una cuenta de trabajo o de centro educativo hasta 1000. Es la forma correcta de compartir un buzón sin compartir la contraseña. Pero la delegación comparte el acceso, no el trabajo: sigue sin haber una persona por correo y sigue sin haber un estado «hecho».
Un grupo de Google como Bandeja de entrada colaborativa. Incluido en Google Workspace, es la primera herramienta de la lista que responde a la pregunta de quién se encarga: los miembros pueden asumir una conversación, asignarla a otro miembro y marcarla como finalizada. La contrapartida: el trabajo se hace en la interfaz de Grupos de Google, al lado de Gmail, y la disciplina de asignar depende por completo del equipo.
Un buzón compartido de Microsoft 365. Si vuestras licencias son de Microsoft, el buzón compartido está incluido: hasta 50 GB sin licencia adicional, cada persona entra con su propia cuenta y envía desde la dirección compartida. Microsoft pide bloquear siempre el inicio de sesión directo en la cuenta del buzón, lo que elimina la contraseña compartida. Sus límites también están documentados: un máximo de 25 personas, y si demasiadas acceden a la vez pueden aparecer errores de conexión o mensajes duplicados. Otra vez, el acceso está resuelto y la coordinación no.
Un buzón compartido dedicado. Cuando varias personas responden cada día, las tres reglas siguen necesitando una herramienta: una persona visible junto a cada correo, un estado «hecho» y notas para el equipo pegadas al propio correo. Eso es exactamente lo que hace una herramienta de buzón compartido.
Lo que Trupeo añade a la dirección que ya tienes
Trupeo se conecta a tu dirección actual: Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP. Nada que migrar, la dirección no cambia. Cada persona entra con su propia cuenta, y cada correo dice quién se encarga y en qué punto está (Por asignar, En curso, Hecho), con notas para el equipo que la persona que os escribió nunca ve. Cada uno de los cuatro fallos de arriba tiene una respuesta visible dentro del propio buzón: quién se encarga del correo, si está hecho, quién respondió y qué se acordó.
Si estás empezando, nuestra guía completa del buzón compartido lo explica todo desde el principio. En cuanto al presupuesto, los precios son fijos y pensados para un equipo pequeño, no se cobran por persona: 10 € al mes por buzón conectado para 2 personas, 20 € a partir de 3, sin IVA, con todas las funciones en todos los planes.
Fuentes:
- Agrega o borra una dirección de correo electrónico alternativa (alias de correo electrónico) (Ayuda de Google Workspace): hasta 30 alias por cuenta sin coste adicional, un alias solo puede usarlo una persona y Google remite a la delegación de Gmail cuando varias personas necesitan una misma dirección.
- Delegar y colaborar en cuentas de correo (Ayuda de Gmail): lo que puede hacer un delegado sin conocer la contraseña, y los límites de 10 delegados (cuenta personal) y 1000 (cuenta de trabajo o de centro educativo).
- Utilizar grupos con las funciones de Bandeja de entrada colaborativa (Centro de aprendizaje de Google Workspace): asumir una conversación, asignarla a otro miembro del grupo y marcarla como finalizada.
- Acerca de los buzones compartidos en Microsoft 365 (Microsoft Learn): 50 GB sin licencia propia, el bloqueo del inicio de sesión directo, el máximo de 25 personas y los efectos del acceso simultáneo.